A popularidade crescente da sala de correspondência digital

A sala de correspondência é o motor que impulsiona a comunicação baseada em papel em muitas organizações. O que você não previa é como a entrega de correspondência mudou para algumas empresas que estão investindo na transformação digital.

Para esses líderes, já se foram os dias de um funcionário que entregava e pegava correspondência em um carrinho entre os departamentos. Hoje, o correio se tornou digital, trazendo melhorias significativas no ROI e benefícios na satisfação do cliente.

É verdade que a digitalização na sala de correspondência não é totalmente nova. Como em quase todos os outros lugares do escritório, os avanços digitais têm acontecido de forma crescente ao longo dos anos.

De soluções poderosas de captura e scanners de documentos a hubs digitais

A primeira onda de digitalização e automação na sala de correspondências estava intimamente ligada à introdução de scanners de documentos e soluções de captura inteligente de documentos. É assim que pensamos no modelo típico de sala de correspondência centralizada de hoje

Nos últimos anos, esse modelo tem enfrentado dificuldades. A necessidade de capturar correspondência e documentos o mais cedo possível leva a modelos mais descentralizados e híbridos.

As salas de correspondência centrais são normalmente vistas apenas em organizações muito grandes, enquanto as filiais e empresas menores tendem a adotar abordagens híbridas. Obviamente, cada empresa tem suas próprias necessidades de implantação e isso depende dos requisitos do setor, da região e dos clientes que impulsionam os negócios.

Grandes agências de serviços ou BPOs especializados em salas de correspondência são centros de captura e processamento de documentos. Isso também não é nada novo. Na verdade, uma parte significativa da geração de imagem de documentos, captura e outros processos de digitalização ainda acontecem em salas de correspondência atualmente. Quando os analistas começaram a discutir os serviços de correspondência digital, as discussões giraram essencialmente em torno da digitalização e automação dos processos de correspondências recebidas.

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Benefícios da implementação de serviços de sala de correspondência digital

Melhoria da rastreabilidade e conformidade de correspondências

Tornar-se digital torna mais fácil rastrear as correspondências durante a entrega.

A correspondência é verificada quando chega na sala de correspondência e pode ser armazenada na nuvem até que o destinatário opte por excluí-la. Para correspondências que não podem ser digitalizadas, como pacotes ou cartas importantes, a criação de código de barras e a leitura inteligente de código de barras permite que os operadores da sala de correspondência rastreiem cada correspondência até que ela seja entregue.

O rastreamento de todas as correspondências não apenas proporciona a paz de espírito a quem envia e recebe a correspondência, mas também cria uma trilha de auditoria confiável. As restrições de acesso também podem impedir que informações confidenciais cheguem às mãos erradas.

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Atendimento superior ao cliente

A classificação e a entrega manual de correspondência costumam ser lentas, tediosas e sujeitas a erros. Automatizar esse processo significa uma entrega mais rápida, eficaz e precisa, algo que sua operadora de correio e seus clientes irão apreciar.

A entrega mais rápida, além do fato de que os destinatários podem receber e reagir aos seus e-mails remotamente, também acelera o tempo de resposta do cliente.

Em geral, os serviços de correspondência digital aprimoram os fluxos de trabalho, garantindo que a correspondência seja entregue à pessoa certa, instantaneamente, beneficiando todos os envolvidos.

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Acesso remoto

O trabalho remoto vinha se tornando cada vez mais popular quando a pandemia de COVID-19 de repente levou à uma mudança massiva do trabalho presencial ao virtual. Agora, parece que muitos funcionários remotos não vão voltar para o escritório quando as coisas voltarem ao normal: Em uma pesquisa da Gartner com 127 líderes de empresas, 82% dos entrevistados disseram que planejam permitir que os funcionários continuem trabalhando em casa em tempo parcial no futuro. 47% disseram que agora planejam permitir que os funcionários trabalhem em casa o tempo todo.

Considerando essas mudanças drásticas, faz mais sentido do que nunca fazer a transição para serviços de sala de correspondência baseados em nuvem para que as pessoas possam receber suas correspondências em casa, no escritório ou onde quer que estejam trabalhando. O acesso remoto às correspondências é especialmente importante para quem viaja com frequência a trabalho, uma vez que uma correspondência perdida pode afetar a capacidade de realizar tarefas essenciais.

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Redução de custos

Os serviços de sala de correspondência digital eliminam a necessidade de processos manuais, como classificação e entrega de correspondência, economizando o tempo do operador ou do funcionário da sala de correspondência. Essa economia de tempo pode, por sua vez, economizar custos operacionais ou liberar o operador da sala de correspondência para tarefas mais importantes.

A digitalização da correspondência também reduz a necessidade de armazenar fisicamente todo o papel e os custos associados ao armazenamento. Da mesma forma, você não precisará se preocupar com o pagamento de multas associadas a faturas perdidas e pagamentos em atraso, uma vez que nada armazenado em seu sistema de gerenciamento de documentos pode desaparecer.

Com o passar do tempo, você pode até ver redução de custo com a eficiência gerada pela capacidade de localizar correspondências digitalizadas instantaneamente, sem ter que vasculhar a sala de armazenamento e pesquisar arquivos manualmente.

Todas essas economias de tempo e custo se traduzem em mais dinheiro que sua empresa pode investir para aumentar sua vantagem competitiva.

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