Dokumente in den Griff bekommen

Die Dokumentenerfassung ist der entscheidende erste Schritt zur Automatisierung von papierbasierten Geschäftsprozessen. Scanner, die neben einer schnellen und effizienten Bildverarbeitung auch erweiterte Funktionen für die Papierverarbeitung bieten, reduzieren den Zeitaufwand für die Digitalisierung von Dokumenten erheblich. Viele Unternehmen übersehen die Engpässe bei der Papierverarbeitung, die den Erfassungsprozess verlangsamen. Die Beseitigung unnötiger manueller Schritte bei der Vorbereitung von Dokumenten ist entscheidend für die Einsparung von Zeit und Geld und stellt sicher, dass wertvolle Informationen nahtlos in die Geschäftssysteme einfließen.

Dem Papierberg zu Leibe rücken

Nach Angaben von AIIM* haben fast 40 Prozent der Unternehmen mit einer noch nie dagewesenen Menge an Informationen zu tun, die aufgrund von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen oder behördlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen. Selbst für die digital fortschrittlichsten Unternehmen, die Technologien zur nahtlosen und schnellen Erfassung und Digitalisierung von Geschäftsdaten einsetzen, ist es eine Herausforderung, den Überblick zu behalten. Ein übermäßiger Rückgriff auf Papier in Verbindung mit ineffektiven Prozessen zur nahtlosen Erfassung und Digitalisierung von Geschäftsdaten beeinträchtigt die betriebliche Effizienz, die Reaktionsfähigkeit auf Kundenwünsche und das profitable Wachstum.

In der heutigen wettbewerbsorientierten Wirtschaft braucht die digitale Transformation Zeit, und Zeit ist Geld. Eines der zeitaufwändigsten Elemente der Digitalisierung ist die Vorbereitung der Dokumente - sie ist der erste und wichtigste Schritt in einem Stapelscanprozess. Die Hälfte der Mitarbeiter, die an den meisten Scanvorgängen beteiligt sind, sind mit der Vorbereitung der Dokumente beschäftigt. Dazu gehören das Entfernen von Büroklammern, Heftklammern und anderen Bindemitteln, die Überprüfung, ob alle Kanten aufgeklappt sind, und die Inspektion auf Risse oder andere Schäden an den Seiten. Außerdem müssen Papiere, die während des Scanvorgangs Probleme bereiten könnten, vorsortiert werden. Wenn Scanner nicht in der Lage sind, Dokumente unterschiedlicher Form und Größe zu verarbeiten, müssen die Mitarbeiter viel Zeit für die Vorsortierung aufwenden oder zusätzliche Schritte durchführen, wie das Aufkleben kleinerer Dokumente auf A4-Briefbögen oder das Zuschneiden längerer Dokumente, um sie an A4-Dokumente anzupassen. Die Vorsortierung ist auch eine Lösung für Fälle, in denen Scanner bei der Verarbeitung von Dokumenten mit unterschiedlicher Farb- und Kontrastqualität keine konsistente Ausgabe liefern.

"Ein zuverlässiger Einzug ist eines der fünf wichtigsten Kaufkriterien für eine Produktions-Scananwendung. Für 67 % der Entscheider ist ein zuverlässiger Einzug wichtig oder sehr wichtig bei der Auswahl eines Scanners für kleine Volumen." - Von Kodak Alaris gesponserte Umfrage unter globalen LVP-Anwendern, Oktober 2018

In vielen Organisationen und im öffentlichen Sektor beginnt die Digitalisierung bereits in der Poststelle. Die eingehende Post muss täglich effizient bearbeitet werden, und oft haben die Mitarbeiter zeitkritische Ziele, um Dokumente zu scannen und sie bis zu einer bestimmten Uhrzeit zur Bearbeitung bereitzustellen. Wenn das Scannen ausgelagert wird, müssen Business Process Outsourcers (BPOs) und Scan-Dienstleister die Service-Level-Agreements (SLAs) ihrer Kunden erfüllen, die anspruchsvolle Ziele für Durchsatz und Produktivität vorgeben. Selbst bei kundenorientierten Scananwendungen mit geringerem Volumen kann es zu Problemen bei der Papierzufuhr kommen, was zu einem frustrierten Sachbearbeiter und einem unzufriedenen Kunden führt.

Dokumente sind nicht perfekt

In einer perfekten Welt würde jedes Digitalisierungsprojekt mit sauber gestapelten Stapeln von Papier gleicher Größe und gleichen Gewichts beginnen. Doch in der Realität sind Unternehmen täglich eine Vielzahl von Dokumententypen verarbeiten - darunter dA4/Brief, A3/Tabloid und größere oder längerformatige Dokumente, Umschläge, Postkarten, Schecks, Belege und Ausweise. Die meisten Scanning-Anwendungen in der Produktion umfassen Stapel mit unterschiedlichen Formaten, unterschiedlicher Papierqualität oder Stapel mit sehr leichten Dokumenten.**

Dokumente kommen nicht in perfektem Zustand an. Sie sind gefaltet, die Ecken sind geknickt oder zerrissen, und das Papier kann zerknittert, leicht oder zerbrechlich sein. Die Dokumente können mit aufgeklebten Fotos oder Post-it-Notizen versehen oder mit Heft- oder Büroklammern zusammengeheftet sein.

Die Mischung und der Zustand der zu scannenden Dokumente trägt dazu bei, die Anforderungen an die Papierhandhabung des für das Projekt verwendeten Scanners zu bestimmen.

Wo werden Ihre Dokumente hingebracht?

Es ist auch wichtig zu überlegen, was nach dem Scannen mit den Dokumenten geschieht. Dies bestimmt die Anforderungen an das Stapeln der Ausgabe.

• Szenario 1: Die Papierdokumente werden nach dem Scannen wieder in Ordnern abgelegt, so dass die ursprüngliche Reihenfolge beibehalten werden muss.
• Szenario 2: Die Papierdokumente werden zu Archivierungszwecken in Kisten gelagert, so dass die Reihenfolge nicht immer entscheidend ist. Wenn die ursprüngliche Reihenfolge jedoch unbedingt beibehalten werden muss, ermöglicht es die Bildadressierung, jedes gescannte Dokument mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen und jeden Stapel mithilfe von Patch-Codes genau zu verfolgen.
• Szenario 3: Papierdokumente werden nach dem Scannen vernichtet, so dass die Reihenfolge der Dokumentenausgabe nicht wichtig ist.**

Eine von Kodak Alaris gesponserte Umfrage hat ergeben, dass mehr als 48 % der Anwendungen für das Scannen von Dokumenten mit geringem Volumen in Szenario 1 fallen, so dass die Reihenfolge der Dokumente von entscheidender Bedeutung ist.

Die richtige Wahl der Technologie zu Beginn kann weitreichende Vorteile haben, wie z. B. die Sicherstellung, dass die Medienhandhabungsfunktionen für den Zweck geeignet sind, so dass die Bediener den Scanvorgang mit einem Minimum an Aufwand abschließen können.

Papierzuführungsherausforderungen

Die Zuführungsherausforderungen steigen exponentiell in Produktionsumgebungen mit hohem Volumen. Ein Doppeleinzug (bei dem zwei Seiten aneinander haften) unterbricht beispielsweise den Scanvorgang und zwingt den Bediener, den Ort des Mehrfacheinzugs zu ermitteln. In der Regel muss der Bediener ein Teilbild löschen und alle betroffenen Dokumente erneut scannen. Wenn die Dokumente während des Mehrfacheinzugs beschädigt werden, kann es zeitaufwändig sein, die Seiten mit Klebeband zu fixieren oder auf ein anderes Dokument zu kleben, um die Stabilität zu erhöhen. Dies bringt den Scanvorgang für mehrere Minuten zum Stillstand und wirkt sich erheblich negativ auf die Produktivität aus.

Papier läuft reibungslos

Der Papierweg ist ein wichtiger Teil des Designs eines Scanners. Führende Hersteller konzentrieren einen Großteil ihrer Aufmerksamkeit und ihres technischen Know-hows auf die Entwicklung der besten verfügbaren Papiereinzugstechnologie. Bei der Konstruktion muss die Bandbreite der zu verarbeitenden Dokumententypen berücksichtigt werden. Dies erfordert oft Kompromisse, da die Breite des Papierwegs die Bildqualität je nach Art des Dokuments beeinflusst. Es gibt einfache, aber wesentliche Designaspekte, wie z. B. die Sicherstellung, dass es im Papierweg keine Fangstellen gibt, an denen die Seiten hängen bleiben können. Das "Wasserfall"-Konzept ist wichtig, um einen reibungslosen Papierfluss zu gewährleisten.

Die Gestaltung eines effizienten Papierwegs beginnt mit der Wahl zwischen einem C-förmigen oder geraden Transport. Im Hinblick auf den Benutzerkomfort, die Benutzerfreundlichkeit und die Zuverlässigkeit ist ein C-förmiger Transport für die meisten Anwendungen weit überlegen. Ein gut konzipierter, C-förmiger Papierweg kann auch dickere Papiere verarbeiten.

Alternativ dazu sorgt ein gerader Papierweg für Ordnung bei sehr dicken oder steifen Dokumenten, hat aber keine weiteren Vorteile

Minimierung der Bedienereingriffe

Für Scanner-Eingabefächer variieren die Anforderungen an Größe und Design je nach den Anforderungen des Scanvorgangs. Die Bediener bevorzugen möglicherweise ein Eingabefach, das auf die Stapelgrößen abgestimmt ist, die je nach Geschäftsanwendung und in geringerem Maße auch nach den individuellen betrieblichen Anforderungen eines Unternehmens variieren.

Es ist auch wichtig, dass das Eingabefach in der Lage ist, lange Dokumente zu verarbeiten, ohne dass der Bediener eingreifen muss.

Für Ad-hoc-Scananwendungen kommt der Formfaktor eines Scanners ins Spiel. So kann beispielsweise die Möglichkeit, das Eingabefach hochzuklappen, um den Platzbedarf zu minimieren, wenn der Scanner nicht in Gebrauch ist, ein wertvolles Merkmal sein.

Produktivität deutlich steigern

Benutzer von High-End-Scannern mit großen Eingabefächern profitieren von einem automatischen Lift, der verschiedene Stapel von Dokumenten wie 25, 100, 250, 500 oder 750 Blatt aufnehmen kann. Wenn die Höhenverstellung auf die Dokumenteneinzugsposition eingestellt ist, bleibt sie in der höchsten Position. Wenn er für eine bestimmte Anzahl von Seiten eingestellt ist, hebt er sich automatisch, um Dokumente einzuziehen, und senkt sich, nachdem das letzte Dokument im Stapel eingezogen wurde. Das spart wertvolle Zeit beim Laden und Wechseln der Stapel.

Aktive Einzugstechnologie

Bei Scanprojekten mit unübersichtlichen Stapeln von Dokumenten, wie sie insbesondere bei Anwendungen mit Dokumentenstapeln unterschiedlicher Größe vorkommen, muss der Bediener alle Seiten ausrichten, bevor sie eingezogen werden können. Dies ist wichtig, um die Schräglage der Dokumente zu kontrollieren, wenn sie in den Transport gelangen, um abgeschnittene Ecken zu vermeiden. Das Design der Registrierungsklappen unterstützt die Ausrichtung eines Stapels. Kodak Alaris hat das Design dahingehend optimiert, dass es sich an der Unterseite befindet und ausklappbar ist.

In einem produktionsähnlichen Scanvorgang wird dies häufig mit einer Rüttelvorrichtung durchgeführt, was einen zusätzlichen Arbeitsschritt erfordert. Eine fortschrittliche Technologie wie die Kodak Alaris Aktive Einzugstechnologie, die mit den KODAK Scannern der S2000 Serie eingeführt wurde, optimiert die Einzugsleistung, um die Scanvorbereitung zu vereinfachen, da die Dokumente nicht mehr perfekt im Dokumenteneinzug gestapelt werden müssen. Die Aktive Einzugstechnologie richtet die Seiten aus, um ein fehlerfreies Scannen zu gewährleisten. Stapel von kleinen Dokumenten können für eine optimale Zuführung getaktet werden. Dadurch werden Fehleinzüge und mangelhafte Ausrichtungen, die zeitaufwändige manuelle Arbeiten zum erneuten Scannen von Dokumenten erfordern, erheblich reduziert.

Vermeidung des Verlusts wichtiger Daten

Für Scan-Operatoren und Wissensarbeiter gleichermaßen ist Geschwindigkeit von entscheidender Bedeutung. Die Maximierung des stündlichen und täglichen Durchsatzes in einer Produktionsumgebung ist besonders wichtig, da jede Verzögerung die Effizienz, Produktivität und Rentabilität beeinträchtigen kann. Papierstaus unterbrechen den Scanvorgang und kosten den Anwender wertvolle Zeit, um Staus zu beseitigen und herauszufinden, welche Dokumente gescannt wurden und welche nicht. Dies kann die Fähigkeit, Kunden- und interne SLAs einzuhalten, ernsthaft beeinträchtigen.

Interactive Multi-Feed Detection, eine einzigartige Funktion der Produktionsscanner von Kodak Alaris, erkennt sofort einen Mehrfacheinzug oder ein mehrlagiges Dokument, wie z. B. ein Blatt Papier mit einer Haftnotiz. Kodak Alaris hat die Messlatte für die Erkennung von Mehrfacheinzug mit eingebauten Ultraschallsensoren höher gelegt, die mit mehreren Mikrofonen auf Blätter achten, die zu bröckeln beginnen. Dokumente, die einen Alarm auslösen, werden in den Ausgabepfad des Scanners geschoben, ohne dass der Scanvorgang unterbrochen wird, und der Bediener kann dann entscheiden, ob er die Bilder akzeptiert, ignoriert oder erneut scannt.

Zusätzlich ermöglicht diese Funktionalität von Kodak Alaris dem Bediener, das zu überspringen, was als Mehrfacheinzug registriert würde, um zu ermöglichen, dass Elemente wie Umschläge neben anderen Dokumenten gescannt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass beim Scannen keine Seiten übersehen werden und keine wichtigen Daten verloren gehen.

Die interaktive Mehrfacheinzugserkennung liefert bei Scannern von Kodak Alaris eine Dokumenteneinzugsgenauigkeit von 99,999 %, wie Tests im Keypoint Intelligence-Buyers Lab ergeben haben.

Intelligenter Dokumentenschutz

Die beste Vorgehensweise bei Problemen mit dem Papiereinzug besteht darin, diese proaktiv zu erkennen und zu lösen. Das Forschungs- und Entwicklungsteam von Kodak Alaris hat eine weitere firmeneigene Technologie namens Intelligent Document Protection entwickelt, die vor beschädigten Dokumenten und Datenverlusten schützt, um die Effizienz zu verbessern, ohne die Qualitätskontrolle zu beeinträchtigen.

Intelligent Document Protection überwacht den Zustand des gescannten Papiers mithilfe von Ultraschallsensoren, um Probleme zu erkennen und den Benutzer zu warnen, bevor es zu Staus oder Fehleinzügen kommt. Beim ersten Anzeichen einer Beschädigung des Dokuments wird der Scanvorgang sofort gestoppt, so dass das Dokument und die darin enthaltenen Informationen geschützt werden können. Diese Funktion erkennt auch Heftklammern, die bei der Vorbereitung vor dem Scannen übersehen wurden.

Dokumentensammlung und Stapeln

Wie bereits erwähnt, hängen die Anforderungen an die Stapelung der Dokumente davon ab, wie die Papierdokumente nach dem Scanvorgang gehandhabt werden. In Situationen, in denen die Dokumente in der gleichen Reihenfolge wieder zusammengesetzt oder sogar in Ordner zurückgelegt werden müssen, spielen die Reihenfolge und die Qualität des Stapelns eine wichtige Rolle. Mehr als 52 % der Entscheidungsträger in der Kleinserienproduktion halten die Qualität der Stapelung für ein wichtiges oder sehr wichtiges Kaufkriterium.**

Wenn Stapel mit unterschiedlichen Größen und insbesondere solche mit leichten Dokumenten gescannt werden, stellt dies eine große Herausforderung dar und kann dazu führen, dass die Bediener nach dem Scannen unnötig viel Zeit mit unordentlichen Stapeln verbringen. Die Reihenfolge der Dokumente kann leicht durcheinander geraten, was das Auffinden bestimmter Dokumente erschwert oder in einer BPO-Umgebung, in der die Originale oft an den Kunden zurückgeschickt werden müssen, Probleme verursacht.

Kodak Alaris bietet führende Technologie für kontrolliertes Stapeln der Ausgabe auf KODAK Produktionsscannern und der KODAK S2000 Serie, die den Zeit- und Arbeitsaufwand reduziert, indem sie das Papier sauber im Ausgabefach platziert.

Scanner von Kodak Alaris sorgen dafür, dass leichte Papiere wie Reispapier in der Mitte leicht gebogen werden, um zusätzliche Steifigkeit zu erreichen. Darüber hinaus "hält" der Ausgabeabweiser die Seiten unten, was besonders wichtig ist, damit sich kleine Blätter neben dem Scanner absetzen und die folgenden Seiten darauf ablegen können. Es ist so einstellbar, dass die Kanten der Dokumente nach dem Verlassen des Scanners leicht ausgerichtet werden können, um einen ordentlichen Stapel zu bilden, und kann auf Wunsch auch aus dem Weg geklappt werden.

Das kontrollierte Stapeln der Ausgabe wird außerdem durch eine Software verbessert, die die Geschwindigkeit des Blattes steuert und verändert, wenn es auf dem Ausgabefach landet. Die Bediener können die Bilder mit hoher Geschwindigkeit erfassen und die Ausgabegeschwindigkeit über die Software verlangsamen, um sicherzustellen, dass z. B. leichte Seiten auf dem Ausgabefach und nicht auf dem Boden liegen.

Größere Produktivität beginnt mit intelligenter Sortierung

Die meisten Scanner mit Sortierfunktion für hohe Auflagen erfordern eine eigene Software. Kodak Alaris hat die i5650S und i5850S Scanner so konzipiert, dass die meisten Sortieraufträge über Standardtreiber wie TWAIN und ISIS ausgeführt werden können. Das macht es für die Bediener viel einfacher, die nächste Produktivitätsstufe zu erreichen, ohne ein völlig neues System erlernen zu müssen.

Produktionsscanner von Kodak Alaris bieten eine Drei-Taschen-Sortierung, die für die extremen Scananforderungen von Servicebüros, BPOs und Poststellen von Unternehmen entwickelt wurde. Die Kombination aus intelligenter Sortierung, hohem Durchsatz und hervorragender Bildqualität führt zu höherer Produktivität und deutlich niedrigeren Kosten für die Dokumentenerfassung.

Bei einigen Anwendungen im Banken- und Versicherungssektor müssen Originaldokumente, wie z. B. Ausweise, nach der Digitalisierung an den Kunden zurückgeschickt werden, was bedeutet, dass die Mitarbeiter die Dokumente vor dem Scannen sorgfältig vorbereiten und nach dem Scannen trennen müssen. Dieser manuelle Prozess kann fehleranfällig, arbeitsintensiv und kostspielig sein.

Die KODAK i5650S und i5850S Scanner vereinfachen den Prozess, indem sie den manuellen Arbeitsaufwand reduzieren. Mit der Patch-Sheet-Erkennungsfunktion zur Trennung von Dokumentenstapeln werden wiederverwendbare Patch-Sheets getrennt und im hinteren Ausgabefach ausgegeben, während die Original-Kundendokumente automatisch getrennt und in einem Ausnahmefach an der Vorderseite des Scanners ausgegeben werden. Dank der automatischen Sortierfunktionen dieser Scanner können Trennblätter nun mehrfach verwendet werden. Scandienstleister müssen nicht mehr jedes Jahr Millionen von Trennblättern wegwerfen. Die Möglichkeit der Wiederverwendung von Trennblättern führt zu erheblichen Kosteneinsparungen und reduziert die Abfallmenge.

Optimieren Sie das Scannen von Reisepässen

Das Scannen von Reisepässen bereitet vielen Scanner-Betreibern Kopfzerbrechen. Der Pass muss in der Regel in eine Hülle gesteckt oder in den automatischen Dokumenteneinzug (ADF) des Scanners geschoben werden. Die KODAK Scanner der S2000 Serie arbeiten mit dem KODAK Reisepass Flachbett-Zubehör, das bequem unter dem Scanner angedockt werden kann, um die Bedienung zu erleichtern. Bediener können kleine oder empfindliche Dokumente scannen und einen Passfoto-Seiten-Scan in nur zwei Sekunden abschließen, ohne dass die Gefahr besteht, dass der Pass beschädigt wird.

Fazit

Erweiterte Papierhandhabungsfunktionen können einen Großteil der Komplexität und des manuellen Eingriffs aus dem Scanprozess herausnehmen. Kodak Alaris bietet die beste Technologie für die Handhabung und Zuführung gemischter Stapel, ohne dass es zu Papierstaus kommt, insbesondere bei Stapeln mit einer Mischung aus Dokumentenformen und -größen und Dokumenten von dünn bis dick.

• Scanner von Kodak Alaris bieten einen innovativen C-förmigen Transport, der für den Breitengrad und die Papierbeschaffenheit optimiert wurde, um einen reibungslosen Durchlauf einer Vielzahl von Papierformaten und -stärken zu gewährleisten.
• Die Aktive Einzugstechnologie sorgt für einen reibungslosen und effizienten Einzug von Papierdokumenten.
• Das kontrollierte Stapeln der Ausgabe stellt sicher, dass die Dokumente in der richtigen Reihenfolge im Ausgabefach gestapelt werden.
• Die intelligente Dokumentensicherung sorgt dafür, dass Mehrfacheinzüge und Papierstaus entweder vermieden oder frühzeitig erkannt werden, was erhebliche Produktivitätsvorteile mit sich bringt.
• Wenn es doch einmal zu einem Mehrfacheinzug kommt, z. B. wenn eine Post-it-Notiz auf einem Dokument hinterlassen wird, sorgt die Interactive Multi-Feed-Technologie von Kodak Alaris dafür, dass dieses Ereignis nur minimale Auswirkungen auf die Produktivität hat.

Partner und Kunden sehen in den Papierverarbeitungsfähigkeiten von Kodak Alaris neben den führenden Bildverarbeitungsfunktionen einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil.

Ein Partner, dem Sie vertrauen können

Kodak Alaris ist ein führender Anbieter von Lösungen zur Informationserfassung, die Geschäftsprozesse vereinfachen. Die intelligenten, vernetzten Lösungen von Kodak Alaris, die auf jahrzehntelanger Innovation in der Bildverarbeitung basieren, bieten fortschrittliche Funktionen für die Papierverarbeitung, die die Effizienz beim Scannen steigern und bessere Ergebnisse gewährleisten, unabhängig von der Art der Dokumente.

Das Kodak Alaris IN2 Ecosystem ist eine einzigartige Kombination aus erstklassigen Scannern, Software, Dienstleistungen und Partnerschaften, die die Komplexität der Informationserfassung verringern und es den Kunden ermöglichen, Daten in einen starken Wettbewerbsvorteil zu verwandeln.

*https://info.aiim.org/the-true-cost-of-data-retention?_ga=2.8876469.1272755517.1539683935-727303936.1537178082

**von Kodak Alaris gesponserte Umfrage unter globalen LVP-Anwendern, Oktober 2018