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A captura de documentos é a primeira etapa fundamental para automatizar os processos comerciais baseados em papel. Os Scanners que oferecem recursos avançados de manuseio de papel, além de processamento de imagens rápido e eficiente, reduzem significativamente o tempo gasto na digitalização de documentos. Muitas organizações ignoram os gargalos relacionados ao manuseio de papel que retardam o processo de captura. A eliminação de etapas manuais desnecessárias na preparação de documentos é fundamental para economizar tempo e dinheiro, além de garantir que informações valiosas fluam sem problemas para os sistemas de negócios.
Enfrentando a montanha de papel
De acordo com a AIIM*, quase 40% das organizações estão lidando com um volume sem precedentes de informações que devem ser retidas devido a políticas de governança e diretrizes legais ou regulamentares. Manter o controle sobre isso pode ser um desafio até mesmo para as organizações mais avançadas digitalmente, que estão usando a tecnologia para capturar e digitalizar as informações comerciais de forma rápida e contínua. A dependência excessiva de papel, juntamente com processos ineficazes para capturar e digitalizar perfeitamente os insumos comerciais, impede a eficiência operacional, a capacidade de resposta ao cliente e o crescimento lucrativo.
Na economia competitiva de hoje, a transformação digital leva tempo, e tempo é dinheiro. Um dos elementos mais demorados da digitalização é a preparação de documentos - é a primeira e mais importante etapa em um processo de digitalização em lote. Metade da equipe envolvida na maioria das operações de digitalização é dedicada à preparação de documentos. Isso pode incluir a remoção de clipes de papel, grampos e outros materiais de encadernação; a verificação para garantir que todas as bordas estejam desdobradas; e a inspeção de rasgos ou outros danos às páginas. Também é necessário fazer uma pré-seleção de papéis que possam causar problemas durante o processo de digitalização. Quando os scanners não conseguem lidar com documentos de formas e tamanhos variados, a equipe precisa dedicar um tempo significativo para fazer a pré-classificação ou adicionar etapas, como colar documentos menores em folhas A4/carta ou cortar documentos mais longos para alinhar com os documentos A4. A pré-classificação também é uma solução alternativa para lidar com os casos em que os scanners não conseguem fornecer uma saída consistente ao processar documentos com cores e contraste de qualidade mista.
"A alimentação confiável é um dos cinco principais critérios de compra para um aplicativo de digitalização de produção. Para 67% dos tomadores de decisão, a alimentação confiável é importante ou extremamente importante ao selecionar um Scanner de baixo volume." - Pesquisa patrocinada pela Kodak Alaris com usuários globais de LVP, outubro de 2018
Em muitas organizações e no setor público, a digitalização começa na sala de correspondência. As correspondências que chegam precisam ser tratadas com eficiência diariamente e, muitas vezes, a equipe tem metas urgentes para digitalizar documentos e disponibilizá-los para processamento em um determinado horário do dia. Quando a digitalização é terceirizada, os Business Process Outsourcers (BPOs) e os provedores de serviços de digitalização precisam cumprir os acordos de nível de serviço (SLAs) dos clientes, que geram metas desafiadoras de rendimento e produtividade. Mesmo em aplicativos de digitalização de menor volume voltados para o cliente, podem ocorrer problemas de alimentação de papel, o que resulta em um funcionário frustrado e um cliente insatisfeito.
Os documentos não são perfeitos
Em um mundo perfeito, todo projeto de digitalização começaria com lotes empilhados ordenadamente de papel do mesmo tamanho e peso. Mas, na realidade, as organizações 
manipulam uma grande variedade de tipos de documentos todos os dias - incluindo documentos em formato dA4/carta, A3/tabloid e maiores ou mais longos, envelopes, cartões postais, cheques, comprovantes e cartões de identificação. A maioria das aplicações de digitalização de produção envolve lotes com tamanhos mistos, qualidade de papel mista ou lotes que incluem documentos muito leves.**
Os documentos não chegam em perfeitas condições. Eles são dobrados, os cantos são dobrados ou rasgados e os papéis podem estar amassados, leves ou frágeis. Os documentos podem ter fotografias coladas, post-its anexados ou grampos ou clipes.
A combinação e a condição dos documentos a serem digitalizados ajudam a definir os requisitos de manuseio de papel do Scanner usado no projeto.
Para onde vão os documentos?
Também é importante considerar o que acontece com os documentos após a digitalização. Isso determina os requisitos para o empilhamento de saída.
- Cenário 1: Os documentos em papel serão colocados de volta em pastas após a digitalização, portanto, a ordem original deve ser mantida.
- Cenário 2: Os documentos em papel serão armazenados em caixas para fins de arquivamento, portanto, a ordem nem sempre é essencial. No entanto, quando é imperativo manter a ordem original, o endereçamento de imagens permite que números sequenciais sejam aplicados a cada documento digitalizado e que cada lote seja rastreado com precisão usando códigos de patch.
- Cenário 3: os documentos em papel serão destruídos após a digitalização, portanto, a ordem de saída do documento não é importante.**
Uma pesquisa patrocinada pela Kodak Alaris destacou que mais de 48% dos aplicativos de digitalização de produção de baixo volume se enquadram no cenário 1, portanto, a ordem dos documentos é extremamente importante.
Fazer as escolhas certas de tecnologia desde o início pode trazer benefícios de longo alcance, como garantir que os recursos de manuseio de mídia sejam adequados à finalidade, para que os operadores possam concluir o processo de digitalização com o mínimo de confusão.
Desafios de alimentação de papel
Os desafios de alimentação aumentam exponencialmente em ambientes de produção de alto volume. Por exemplo, uma alimentação dupla (em que duas páginas ficam juntas) interrompe o processo de digitalização e força o operador a determinar onde ocorreu a alimentação múltipla. Normalmente, o operador precisa excluir uma imagem parcial e digitalizar novamente todos os documentos envolvidos. Se os documentos forem danificados durante a alimentação múltipla, etapas adicionais que consomem muito tempo podem incluir a colagem de páginas em outro documento para maior estabilidade. Isso faz com que a operação de digitalização fique paralisada por vários minutos e tem um impacto negativo significativo sobre a produtividade.
O papel funciona sem problemas
O caminho do papel é uma parte importante do design de um Scanner. Os principais fabricantes concentram grande parte de sua atenção e experiência em engenharia no desenvolvimento da melhor tecnologia de alimentação de papel disponível. O projeto deve levar em consideração a variedade de tipos de documentos que precisam ser manuseados. Muitas vezes, isso exige compensações, pois a largura do caminho do papel influencia a qualidade da imagem, dependendo do tipo de documento. Há aspectos de design simples, mas essenciais, como garantir que não haja pontos de captura no caminho do papel onde as páginas possam ficar presas. O conceito de design em "cascata" é importante para garantir que o papel flua suavemente.
O design de um caminho de papel eficiente começa com a escolha entre um transporte em forma de C ou direto. Em termos de conforto para o usuário, facilidade de uso e confiabilidade, o transporte em forma de C é muito superior para a maioria dos usos. Um caminho de papel em forma de C bem projetado pode lidar com papéis mais grossos.
Alternativamente, um caminho de papel direto mantém a ordem para documentos muito grossos ou rígidos, mas não tem outras vantagens
Minimizar a intervenção do operador
Para as bandejas de entrada do scanner, os requisitos de tamanho e design variam de acordo com as necessidades da operação de digitalização. Os operadores podem preferir uma bandeja de entrada que se alinhe com os tamanhos dos lotes, que variam de acordo com o aplicativo comercial e, em menor grau, com os requisitos operacionais individuais de uma organização.
Também é fundamental garantir que a bandeja de entrada seja capaz de processar documentos longos sem exigir a intervenção do operador. 
Para aplicativos de digitalização ad-hoc, o formato do scanner entra em jogo. Por exemplo, a capacidade de dobrar a bandeja de entrada para minimizar o espaço ocupado quando o scanner não estiver em uso pode ser um recurso de valor agregado.
Dando um grande impulso à produtividade
Os usuários de scanners de última geração com bandejas de entrada grandes se beneficiam de um design de elevador automático, que acomoda várias pilhas de documentos, como 25, 100, 250, 500 ou 750 folhas. Quando o elevador de entrada é ajustado para a posição de alimentador de documentos, ele permanecerá na posição mais alta. Quando definido para acomodar um número específico de páginas, ele se elevará automaticamente para alimentar os documentos e se abaixará depois que o último documento da pilha tiver sido alimentado. Isso economiza um tempo valioso ao carregar e trocar os lotes.
Tecnologia de alimentação ativa
Para projetos de digitalização que envolvem pilhas de documentos bagunçados, que são particularmente comuns em aplicações que envolvem lotes de documentos de tamanhos mistos, o operador precisa alinhar todas as páginas antes que elas possam ser alimentadas. Isso é importante para controlar a inclinação dos documentos quando eles entram no transporte para evitar cantos cortados. O design das portas de registro permite o alinhamento de um lote. A Kodak Alaris otimizou o design para que ficasse localizado na parte inferior e fosse dobrado para fora.
Em uma operação de digitalização do tipo produção, isso geralmente é feito usando um dispositivo de deslocamento, o que requer uma etapa extra no processo. A tecnologia avançada, como a Tecnologia de alimentação ativa Kodak Alaris, introduzida com os Scanners KODAK série S2000, otimiza o desempenho da alimentação para simplificar a preparação da digitalização, eliminando a necessidade de empilhar perfeitamente os documentos no alimentador de documentos. A Tecnologia de alimentação ativa move as páginas para alinhá-las e permitir uma digitalização sem erros. Pilhas de documentos pequenos podem ser pulsadas para otimizar a alimentação. Isso reduz significativamente as alimentações incorretas e o alinhamento incorreto, que exigem um trabalho manual demorado para digitalizar novamente os documentos.
Prevenindo a perda de dados críticos
Tanto para os operadores de digitalização quanto para os profissionais do conhecimento, a velocidade é essencial. Maximizar o rendimento horário e diário em um ambiente de produção é particularmente crítico porque qualquer atraso pode afetar a eficiência, a produtividade e a lucratividade. Os atolamentos de papel interrompem o processo de digitalização e custam aos usuários um tempo valioso para eliminar atolamentos e descobrir quais documentos foram e quais não foram digitalizados. Isso pode afetar seriamente a capacidade de atender aos SLAs internos e do cliente.
A Detecção Interativa de Alimentação Múltipla, um recurso exclusivo dos Scanners de produção da Kodak Alaris, detecta instantaneamente um documento de alimentação múltipla ou de várias camadas, como uma folha de papel com uma nota adesiva anexada. A Kodak Alaris elevou o nível da detecção de várias alimentações com sensores ultrassônicos incorporados que usam vários microfones para ouvir as folhas que estão começando a se desintegrar. Os documentos que disparam um alerta são empurrados para o caminho de saída do scanner, sem interromper o processo de digitalização, e o operador pode tomar a decisão de aceitar, ignorar ou redigitalizar as imagens.
Além disso, essa funcionalidade da Kodak Alaris permite que os operadores ignorem o que seria registrado como uma alimentação múltipla, para permitir que itens como envelopes sejam digitalizados juntamente com outros documentos. Isso garante que nenhuma página seja perdida no processo de digitalização e evita a perda de dados críticos.
A Detecção Interativa de Alimentação Múltipla oferece 99,999% de precisão na alimentação de documentos usando os scanners da Kodak Alaris, com base nos testes do Keypoint Intelligence-Buyers Lab.
Proteção Inteligente de Documentos
A melhor abordagem para lidar com problemas de alimentação de papel é identificá-los e resolvê-los de forma proativa. A equipe de pesquisa e desenvolvimento da Kodak Alaris desenvolveu outra tecnologia proprietária chamada Proteção Inteligente de Documentos, que protege contra documentos danificados e dados perdidos para melhorar a eficiência sem comprometer o controle de qualidade.
A Proteção Inteligente de Documentos monitora a condição do papel que está sendo digitalizado usando sensores ultrassônicos para "ouvir" os problemas e alertar o usuário antes que ocorram atolamentos ou alimentações incorretas. Ele interrompe imediatamente o processo de digitalização na primeira indicação de dano ao documento, para que os usuários possam preservar o documento e as informações nele contidas. Esse recurso também detecta grampos que podem ter passado despercebidos no processo de preparação pré-digitalização.
Coleta e empilhamento de documentos
Como observado anteriormente, os requisitos de empilhamento de saída dependem de como os documentos em papel são manuseados após o processo de digitalização. Em situações em que os documentos precisam ser remontados na mesma ordem ou até mesmo recolocados em fichários, a ordem e a qualidade do empilhamento desempenham um papel importante. Mais de 52% dos tomadores de decisão de produção de baixo volume consideram a qualidade do empilhamento de saída um critério de compra importante ou extremamente importante.**
Quando lotes de tamanhos mistos e, em especial, aqueles que envolvem documentos leves são digitalizados, isso representa um desafio significativo e pode fazer com que os operadores gastem tempo desnecessário após a digitalização lidando com pilhas de saída bagunçadas. A ordem dos documentos pode ser facilmente misturada, dificultando a localização de documentos específicos que precisam ser encontrados ou causar problemas em um ambiente de BPO, onde os originais geralmente precisam ser devolvidos ao cliente.
A Kodak Alaris oferece tecnologia líder para empilhamento controlado de saída em Scanners de produção da KODAK e da Série S2000, o que reduz o tempo e o esforço ao colocar o papel de forma organizada na bandeja de saída.
Os Scanners da Kodak Alaris garantem que papéis leves, como o papel de arroz, sejam levemente dobrados no meio para maior rigidez. Além disso, o defletor de saída "segura" as páginas, o que é particularmente importante para garantir que as folhas pequenas se acomodem ao lado do Scanner e permitam que as páginas seguintes se acomodem na parte superior. Ele é ajustável para alinhar facilmente as bordas dos documentos após a saída, formando uma pilha organizada, e também pode ser retirado do caminho, se desejado.
O empilhamento de saída controlado também é aprimorado com um software que controla e altera a velocidade da folha quando ela cai na bandeja de saída. Os operadores podem capturar as imagens em alta velocidade e diminuir a velocidade de saída por meio do software para garantir que as páginas mais leves, por exemplo, fiquem na bandeja de saída e não no chão.
Maior produtividade começa com uma classificação mais inteligente
A maioria dos Scanners de alto volume com capacidade de classificação exige um software proprietário. A Kodak Alaris projetou os i5650S e i5850S Scanner para permitir a maioria dos trabalhos de classificação por meio de drivers padrão, como TWAIN e ISIS. Isso torna muito mais fácil para os operadores chegarem ao próximo nível de produtividade sem precisar aprender um sistema completamente novo.
Os scanners de produção da Kodak Alaris oferecem classificação de três bolsos projetada para as demandas extremas de digitalização de Service Bureaus, BPOs e salas de correspondência corporativas. A combinação de classificação inteligente com rendimento de alta velocidade e qualidade de imagem superior leva ao aumento da produtividade e à redução significativa dos custos de captura de documentos.
Em algumas aplicações nos setores bancário e de seguros, os documentos originais, como comprovantes de identidade, precisam ser devolvidos ao cliente após a digitalização, o que significa que os operadores precisam preparar cuidadosamente os documentos antes do início da digitalização e depois separá-los após o término da digitalização. Esse processo manual pode ser propenso a erros, trabalhoso e caro.
Os i5650S e i5850S Scanner simplificam o processo reduzindo a quantidade de trabalho manual. Usando o recurso de reconhecimento de folhas de patch para separar lotes de documentos, as folhas de patch reutilizáveis são separadas e enviadas para a bandeja de saída traseira, enquanto os documentos originais do cliente são automaticamente separados e enviados para uma bandeja de exceção na frente do Scanner. Com os recursos de classificação automatizada que esses scanners oferecem, as folhas separadoras agora podem ser usadas várias vezes. Os provedores de serviços de digitalização não precisam mais jogar fora milhões de folhas separadoras todos os anos. A capacidade de reutilizar as folhas separadoras proporciona uma economia substancial de custos e reduz a pegada de resíduos.
Otimize o escaneamento de passaportes
O escaneamento de passaportes é uma dor de cabeça para muitos operadores de Scanner. Normalmente, o passaporte precisa ser inserido em uma luva ou empurrado (forçado) no alimentador automático de documentos (ADF) do scanner. Os Scanners da série S2000 da KODAK funcionam com o Acessório de Mesa Plana para Passaporte da KODAK, que se encaixa convenientemente embaixo do scanner para uma facilidade de uso excepcional. Os operadores podem digitalizar documentos pequenos ou delicados e concluir a digitalização de uma página com foto de passaporte em apenas dois segundos, sem o perigo de danificar o passaporte.
Conclusão
Os recursos avançados de manuseio de papel podem eliminar grande parte da complexidade e da intervenção manual do processo de digitalização. O Kodak Alaris oferece a melhor tecnologia da categoria para o manuseio e a alimentação de lotes mistos sem causar atolamentos de papel, especialmente para lotes que envolvem uma mistura de formas e tamanhos de documentos e documentos que variam de finos a grossos.
- Os scanners da KODAK i2900 Scanner oferecem um transporte inovador em forma de C, que foi otimizado para latitude e condição do papel para garantir que uma ampla variedade de tamanhos e espessuras de papel passe sem problemas.
- A tecnologia de alimentação ativa garante que os documentos em papel sejam alimentados de forma suave e eficiente.
- O empilhamento de saída controlado garante que os documentos sejam empilhados na ordem correta na bandeja de saída.
- A proteção inteligente de documentos garante que as alimentações múltiplas e os atolamentos de papel sejam evitados ou descobertos antes que aconteçam, o que traz benefícios significativos de produtividade.
- Se ocorrer uma alimentação múltipla, por exemplo, quando um post-it é deixado em um documento, a tecnologia Interactive Multi-Feed da Kodak Alaris garante que esse evento tenha um impacto mínimo sobre a produtividade.
Parceiros e clientes reconhecem os recursos de manuseio de papel da Kodak Alaris como uma vantagem competitiva significativa, juntamente com seus recursos líderes de processamento de imagens.
Um parceiro em que você pode confiar
A Kodak Alaris é líder no fornecimento de soluções de captura de informações que simplificam os processos de negócios. As soluções inteligentes e conectadas da Kodak Alaris, impulsionadas por décadas de inovação em ciência da imagem, oferecem recursos avançados de manuseio de papel projetados para melhorar a eficiência da digitalização e garantir melhores resultados, independentemente da combinação de tipos de documentos.
O Ecossistema IN2 da Kodak Alaris é uma combinação exclusiva dos melhores scanners, softwares, serviços e parcerias da categoria, que eliminam a complexidade da captura de informações e permitem que os clientes transformem os dados em uma poderosa vantagem competitiva.
**Pesquisa patrocinada pela Kodak Alaris com usuários globais de LVP, outubro de 2018
