Der Kodak Alaris Partner Go Systems ist ein führender Anbieter von Technologien, Dienstleistungen und Lösungen, die Kunden des öffentlichen Sektors dabei helfen, intelligenter zu arbeiten und ihre digitale Transformation zu beschleunigen.

Das in Sydney ansässige Unternehmen ist ein vertrauenswürdiger Berater für seine Kunden und hilft ihnen, das volle Potenzial der neuesten Hardware- und Software-Lösungen auszuschöpfen, die für erstklassige Scanvorgänge erforderlich sind, und ihre Investitionsrendite zu maximieren.

Eine starke Erfolgsbilanz mit hohen Kundenbindungsraten und langjährigen Beziehungen ist auf das Engagement des Unternehmens zurückzuführen, einen hervorragenden Kundennutzen zu liefern. Mit seiner bewährten "Prozess- und Workflow"-Methode stellt Go Systems sicher, dass die Investitionen seiner Kunden in die Informations- und Kommunikationstechnologie sinnvoll sind und die bereitgestellte Technologie die Effizienz maximiert, die Produktivität der Anwendungen steigert und Kosten spart.

Go Systems zählt viele Kommunen in New South Wales zu seinen Kunden, darunter eine der größten in der Region, und hat sich mit Kodak Alaris zusammengetan, um erstklassige Hardware- und Software-Lösungen für die Erfassung bereitzustellen.

Aufgrund seiner umfassenden Erfahrung im öffentlichen Sektor arbeitet Go Systems eng mit der Stadtverwaltung von Sydney zusammen, um deren Anforderungen und Ziele im Hinblick auf die digitale Strategie genau zu verstehen. Das Ergebnis ist eine Technologie-Roadmap, die sicherstellen soll, dass die Stadtverwaltung alle ihre Ziele erreicht und übertrifft, von der Erhöhung des Durchsatzes über die Verbesserung der Genauigkeit der erfassten Informationen bis hin zu Kosteneinsparungen.

Die Herausforderung

Die Abteilung für elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) der Stadtverwaltung besteht aus drei Vollzeitmitarbeitern. Unterstützt wird das Team von weiteren Mitarbeitern, die sich nach verschiedenen Verletzungen in der Reha befinden und beim zeitaufwändigsten Teil der Digitalisierung - der Datenaufbereitung - mithelfen.

Das EDM-Team hat die Aufgabe, alle papierbasierten Dokumente zu digitalisieren, die in allen Abteilungen erstellt werden - von Finanzunterlagen, Entwicklungsanträgen, Kinderbetreuungseinrichtungen bis hin zu Personalakten, Stundenzetteln und Dienstplänen der Mitarbeiter sowie Planungsanträgen. Das Volumen nimmt von Jahr zu Jahr zu, und die größte Herausforderung besteht darin, dass es kaum Anzeichen dafür gibt, dass dieser Trend in naher Zukunft nachlässt.

In jüngster Zeit hat es in der Region einen Immobilienboom gegeben, der zu einem Anstieg der Bauanträge geführt hat. Diese Anträge sind in der Regel sehr umfangreich, werden separat aufbewahrt und nach der Genehmigung in ihrer Gesamtheit digitalisiert. Da die Räume voll mit zu scannenden Kisten sind, ist es eine Herausforderung, den Überblick über das tägliche Scannen zu behalten, so dass ein Outsourcing an verschiedene Büros unumgänglich ist.

Die Lösung

Der Abteilungsleiter ist mit der Bewältigung des täglichen Arbeitsablaufs überfordert und verlässt sich daher auf die kontinuierliche beratende Unterstützung von Go Systems, um sicherzustellen, dass der Betrieb weiterhin die beste Technologie einsetzt, um immer einen Schritt voraus zu sein.

Die Stadtverwaltung hat eine Flotte von elf vernetzten Kodak Scannern. Dazu gehören zwei i2600 und i3200 Scanner, drei i3400 und i4200 Modelle sowie ein i1440 Scanner, die mit der Kodak Capture Pro Software Network Edition arbeiten. Zusätzlich zu den im EDM installierten Scannern befinden sich weitere Scanner an externen Standorten, wo sie für bestimmte Aufgaben, wie z. B. in der Kreditorenbuchhaltung, eingesetzt werden.

Die Capture-Technologie verlagert sich vom Scannen zum Archivieren hin zum Scannen und Verarbeiten, weshalb die Stadtverwaltung kürzlich auf die Enterprise Content Management (ECM)-Plattform von TechnologyOne umgestiegen ist. Go Systems arbeitete mit der Stadtverwaltung zusammen, um Arbeitsabläufe zu automatisieren und zu rationalisieren, so dass Informationen direkt in vordefinierte Ordner gescannt, in Geschäftsbereichsanwendungen (LoB) gespeichert und von jedem Gerät aus, überall und jederzeit genutzt und verwaltet werden können.

Die Ergebnisse

Mit einem kleinen Team und einem ständig wachsenden Arbeitsaufkommen ist die Sicherstellung maximaler Effizienz und Produktivität innerhalb des EDM von entscheidender Bedeutung, um eine erfolgreiche digitale Transformation sicherzustellen.

Ein jährlicher Supportvertrag, der bis zu zwei präventive Besuche eines qualifizierten Technikers vor Ort beinhaltet, sorgt für maximale Betriebszeit.

Die EDM-Abteilung verarbeitet Dokumente unterschiedlicher Größe und Formate, von Zwiebelpapier über karbonisierte Lieferdokumente bis hin zu A0. Die Bildqualität hat hohe Priorität, eine Anforderung, die das Team dazu veranlasste, von einer Flotte verschiedener Hersteller auf eine Flotte umzusteigen, die nur noch Scanner von Kodak Alaris umfasst. Da es so viel Papier zu verarbeiten gibt, werden auch Büros eingesetzt. Da jedoch eine gleichbleibende Qualität wichtig ist, werden nur Büros beauftragt, die Kodak Alaris Flotten betreiben.

Vor der Umstellung auf eine Flotte von Kodak Alaris Scannern war die Stadtverwaltung frustriert, weil sie mit Problemen bei der Papierhandhabung, mit älteren Modellen, die nicht in der Lage waren, den gewünschten Durchsatz zu bewältigen, mit der einfachen Verwaltung der gescannten Dokumente und mit der unzureichenden Qualität der erfassten Bilder zu kämpfen hatte.

Mit den Scannern von Kodak Alaris ist das Scannen in Geschäftsanwendungen nach der Vorbereitung des Papiers sehr schnell und effektiv. Dank der unübertroffenen Bildqualität haben die Scanner die Anzahl der Dokumente, die erneut gescannt und manuell bearbeitet werden müssen, deutlich reduziert, was Zeit und Geld kostet. Die Möglichkeit, gemischte Stapel einzuziehen, ohne sich Gedanken über geringere Durchsatzgeschwindigkeiten oder eine gleichbleibend hohe Qualität der Ausgabe machen zu müssen, spart zudem Zeit, die für das manuelle Vorsortieren von Dokumenten aufgewendet werden muss.

Die Kodak Capture Pro Software, die für die nahtlose Zusammenarbeit mit allen Kodak Alaris Scannern entwickelt wurde, bietet intelligente Funktionen, die die Produktivität steigern und die Effizienz verbessern.