¿Sabía que un empleado de oficina normal utiliza 10 000 hojas de papel de copia al año? ¿O que, según las estimaciones, el 45 % de todos los documentos impresos en las oficinas acaban en la basura al final del día?

Según la Agencia de Protección Ambiental de EE. UU., los productos de papelería de oficina, como hojas informativas, papel de copia y cuadernos, constituyen el mayor porcentaje de residuos que van al vertedero. En este artículo, le proporcionamos algunos consejos para reducir el desperdicio de papel en su oficina y crear un entorno de trabajo más respetuoso con el medioambiente (y más organizado).

Recicle y destruya los documentos en papel

Lo primero es lo primero: recicle y destruya el papel.

Para reducir el desperdicio de papel, asegúrese de que usted y todos los empleados de la oficina sepan qué se puede reciclar y adónde se dirige. Asegúrese de que los documentos importantes o confidenciales se destruyan, que el papel se recicle y que solo se tiren a la basura los residuos que realmente lo son. Envíe a sus compañeros gráficos útiles que puedan consultar si lo necesitan y coloque una copia en el centro de residuos y reciclaje designado.

Retire las papeleras personales para residuos y reciclaje

Si bien puede que, a primera vista, este consejo resulte contraproducente, retirar las papeleras personales hará que los empleados se lo piensen dos veces antes de tirar algo a la basura. Tener un centro de residuos y reciclaje centralizado claramente designado en la oficina hará que los empleados piensen en lo que están tirando y dónde acabará, en lugar de tirarlo todo debajo de sus escritorios.

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Elimine el uso de cuadernos y notas adhesivas

Reduzca el desperdicio de papel mediante la reducción del número de cuadernos que utiliza. Si considera que el lápiz y el papel le ayudan a mantenerse organizado, designe un planificador físico para notas rápidas y listas de tareas pendientes, pero considere opciones ecológicas. Configure recordatorios de tareas en su PC o en aplicaciones móviles útiles para reducir el uso de notas adhesivas.

Evite entregar hojas informativas en las reuniones

Envíe a los empleados resúmenes previos y posteriores a la reunión por correo electrónico para evitar imprimir en exceso materiales que no son importantes. Si necesita recopilar comentarios, cree un documento de Google de uso compartido que sea accesible y editable por parte de todos.

Considere materiales alternativos al papel para imprimir

Si por cualquier motivo tiene que imprimir documentos físicos, considere materiales alternativos al papel, como papel de desecho posterior al consumo o 100% reciclado, o papel a base de cáñamo y cultivos de fibra sin árboles.

Regístrese para la facturación sin papel

La mayoría de los bancos y empresas emisoras de facturas ofrecen opciones de facturación sin papel para que los procesos de pago sean más sencillos y ecológicos. Al eliminar las facturas en papel que normalmente destruiría o reciclaría de todos modos, podrá organizar su espacio de trabajo y reducir el desperdicio innecesario de papel.

Ofrezca a los empleados opciones de depósito directo y nóminas en línea

El depósito directo no solo es una forma más rápida y eficiente de recibir un cheque de sueldo, sino que también elimina las nóminas en papel que acaban en armarios, cajones o archivadores físicos. Permita que sus empleados accedan a sus nóminas y otros documentos de pago a través de Internet mediante el uso de soluciones de nómina en línea.

Almacene los manuales y la información sobre políticas de la empresa en Google Drive

En lugar de distribuir manuales del empleado físicos o diversos documentos en papel que describan los cambios en las políticas de la empresa, recopile toda la información importante en una carpeta compartida de Google Drive accesible para todos los empleados, y manténgala actualizada.

Almacene los archivos en formato digital mediante el uso de escáneres de documentos

Uno de los mejores consejos para reducir el desperdicio de papel es digitalizar los documentos en papel con un escáner de documentos de oficina. La digitalización de documentos ayuda a eliminar productos de papelería, reducir el uso de espacio de almacenamiento y proteger los documentos importantes y confidenciales. Una vez que haya almacenado los archivos digitalmente, el personal autorizado en la oficina podrá acceder a ellos y compartirlos de manera sencilla, lo que elimina la necesidad de realizar copias físicas adicionales.

Los escáneres de escritorio, como los de la serie E1000 y la serie S2000, presentan un diseño compacto y son fáciles de usar, lo que los convierte en una herramienta fundamental si tiene previsto organizar su oficina y reducir el desperdicio de papel. Para empresas pequeñas, oficinas domésticas o empresas móviles que operan de cara al cliente, los escáneres portátiles de tamaño reducido, como Scanmate i940, ofrecen una solución eficiente para la digitalización de documentos en papel y el intercambio de información desde cualquier lugar.

Póngase en contacto con Kodak Alaris para obtener más información sobre cómo nuestros escáneres de documentos y nuestra tecnología de digitalización pueden ayudarle a mantenerse organizado y reducir el desperdicio de papel en su entorno de oficina.