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La captura de documentos es el primer paso fundamental para automatizar los procesos empresariales basados en papel. Los Scanner que ofrecen funciones avanzadas de manipulación de papel, además de un procesamiento de imágenes rápido y eficaz, reducen significativamente el tiempo dedicado a digitalizar los documentos. Muchas organizaciones pasan por alto los cuellos de botella relacionados con la manipulación del papel que ralentizan el proceso de captura. Eliminar los pasos manuales innecesarios al preparar los documentos es fundamental para ahorrar tiempo y dinero, y garantiza que la información valiosa fluya sin problemas hacia los sistemas empresariales.
Afrontar la montaña de papel
Según AIIM*, casi el 40 por ciento de las organizaciones se enfrentan a un volumen de información sin precedentes que debe conservarse debido a políticas de gobierno y directrices legales o normativas. Mantenerse al día puede suponer un reto incluso para las organizaciones más avanzadas digitalmente, que utilizan la tecnología para capturar y digitalizar sin problemas y con rapidez los datos empresariales. Una dependencia excesiva del papel junto con procesos ineficaces para capturar y digitalizar a la perfección los datos empresariales impide la eficiencia operativa, la capacidad de respuesta al cliente y el crecimiento rentable.
En la economía competitiva actual, la transformación digital lleva tiempo, y el tiempo es dinero. Uno de los elementos de la digitalización que más tiempo consume es la preparación de los documentos: es el primer paso y el más importante en un proceso de escaneado por lotes. La mitad del personal implicado en la mayoría de las operaciones de escaneado se dedica a la preparación de documentos. Esto puede incluir quitar clips, grapas y otros materiales de encuadernación; comprobar que todos los bordes estén desplegados; e inspeccionar las páginas para detectar rasgaduras u otros daños. También es necesario clasificar previamente los papeles que puedan causar problemas durante el proceso de escaneado. Cuando los escáneres no pueden manejar documentos de formas y tamaños variados, el personal tiene que dedicar mucho tiempo a la clasificación previa o añadir pasos como pegar los documentos más pequeños en hojas A4/carta o cortar los documentos más largos para alinearlos con los A4. La preclasificación también es una solución para los casos en los que los escáneres no ofrecen resultados uniformes al procesar documentos con colores y contrastes de calidad mixta.
"La fiabilidad de la alimentación es uno de los 5 criterios de compra más importantes para una aplicación de escaneado de producción. Para el 67% de los responsables de la toma de decisiones, la alimentación fiable es importante o extremadamente importante a la hora de seleccionar un escáner de bajo volumen." - Encuesta patrocinada por Kodak Alaris a usuarios globales de LVP, octubre de 2018
En muchas organizaciones y dentro del sector público, la digitalización comienza en la sala de correo. El correo entrante debe gestionarse de forma eficiente a diario y, a menudo, el personal tiene que escanear los documentos y ponerlos a disposición para su procesamiento a una hora determinada del día. Cuando el escaneado se subcontrata, Business Process Outsourcers (BPO) y los proveedores de servicios de escaneado tienen que cumplir los acuerdos de nivel de servicio (SLA) de los clientes, que imponen objetivos exigentes de rendimiento y productividad. Incluso en las aplicaciones de escaneado de menor volumen orientadas al cliente, pueden producirse problemas con la alimentación del papel, lo que se traduce en un empleado frustrado y un cliente insatisfecho.
Los documentos no son perfectos
En un mundo perfecto, todos los proyectos de digitalización comenzarían con lotes perfectamente apilados de papel del mismo tamaño y peso. Pero en realidad, las organizaciones 
manejan a diario una gran variedad de tipos de documentos, incluidos documentos dA4/carta, A3/tabloide y de mayor formato o más largos, sobres, postales, cheques, vales y documentos de identidad. La mayoría de las aplicaciones de escaneado de producción implican lotes con tamaños mezclados, calidad de papel mezclada o lotes que incluyen documentos muy ligeros.**
Los documentos no llegan en perfectas condiciones. Están doblados, las esquinas están dobladas o rasgadas, y los papeles pueden estar arrugados, ser ligeros o frágiles. Los documentos pueden tener fotografías pegadas, notas adhesivas o estar encuadernados con grapas o clips.
La combinación y el estado de los documentos que se van a escanear ayudan a definir los requisitos de manipulación del papel del escáner utilizado para el proyecto.
¿A dónde van a parar los documentos?
También es importante tener en cuenta qué ocurre con los documentos después de escanearlos. Esto determina los requisitos para el apilado de salida.
- Escenario 1: Los documentos en papel se volverán a colocar en carpetas después de escanearlos, por lo que se debe mantener el orden original.
- Escenario 2: Los documentos en papel se almacenarán en cajas con fines de archivo, por lo que el orden no siempre es crítico. Sin embargo, cuando es imperativo conservar el orden original, el direccionamiento de imágenes permite aplicar números secuenciales a cada documento escaneado y realizar un seguimiento preciso de cada lote mediante códigos de parche.
- Escenario 3: Los documentos en papel se destruirán después del escaneado, por lo que el orden de salida de los documentos no es importante.**
Una encuesta patrocinada por Kodak Alaris destacó que más del 48% de las aplicaciones de escaneado de producción de bajo volumen se encuentran en el escenario 1, por lo que el orden de los documentos es de vital importancia.
Tomar las decisiones tecnológicas correctas desde el principio puede tener beneficios de gran alcance, como garantizar que las funciones de manipulación de soportes sean adecuadas para el propósito, de modo que los operadores puedan completar el proceso de escaneado con el mínimo de problemas.
Dificultades de la alimentación de papel
Las dificultades de alimentación aumentan exponencialmente en entornos de producción de gran volumen. Por ejemplo, una alimentación doble (en la que dos páginas se pegan) detiene el proceso de escaneado y obliga al operador a determinar dónde se ha producido la alimentación múltiple. Normalmente, el operador debe eliminar una imagen parcial y volver a escanear todos los documentos implicados. Si los documentos se dañan durante la alimentación múltiple, los pasos adicionales que consumen tiempo pueden incluir pegar las páginas a otro documento para lograr una estabilidad adicional. Esto hace que la operación de escaneado se detenga durante varios minutos y tiene un impacto negativo significativo en la productividad.
El recorrido del papel
El recorrido del papel es una parte importante del diseño de un escáner. Los principales fabricantes centran gran parte de su atención y experiencia en ingeniería en desarrollar la mejor tecnología de alimentación de papel disponible. El diseño debe tener en cuenta la gama de tipos de documentos que deben manejarse. A menudo, esto requiere hacer concesiones, ya que la anchura del recorrido del papel influye en la calidad de la imagen, dependiendo del tipo de documento. Hay aspectos de diseño sencillos pero esenciales, como asegurarse de que no haya puntos de enganche en el recorrido del papel donde puedan atascarse las páginas. El concepto de diseño de "cascada" es importante para garantizar que el papel fluya sin problemas.
El diseño de un recorrido del papel eficiente comienza con la elección entre un transporte en forma de C o recto. En términos de comodidad para el usuario, facilidad de uso y fiabilidad, un transporte en forma de C es muy superior para la mayoría de los usos. Un recorrido del papel en forma de C bien diseñado puede manejar papeles de mayor gramaje.
Alternativamente, un recorrido recto del papel mantiene el orden para documentos muy gruesos o rígidos, pero no tiene otras ventajas
Minimizar la intervención del operador
Para las bandejas de entrada del escáner, los requisitos de tamaño y diseño varían en función de las necesidades de la operación de escaneado. Los operadores pueden preferir una bandeja de entrada que se ajuste a los tamaños de los lotes, que varían en función de la aplicación empresarial y, en menor medida, de los requisitos operativos individuales de una organización.
También es clave asegurarse de que la bandeja de entrada es capaz de procesar documentos largos sin requerir la intervención del operador. 
Para aplicaciones de escaneado ad-hoc, el factor de forma de un escáner entra en juego. Por ejemplo, la posibilidad de plegar la bandeja de entrada para minimizar el espacio ocupado cuando el escáner no está en uso puede ser una característica de valor añadido.
Dando un gran impulso a la productividad
Los usuarios de escáneres de gama alta con grandes bandejas de entrada se benefician de un diseño de elevador automático, que acomoda varias pilas de documentos, como 25, 100, 250, 500 ó 750 hojas. Cuando el elevador de entrada se coloca en la posición de alimentador de documentos, permanecerá en la posición más alta. Si se configura para un número determinado de páginas, se elevará automáticamente para alimentar los documentos y se bajará cuando se haya alimentado el último documento de la pila. Esto ahorra un tiempo valioso al cargar y cambiar lotes.
Tecnología de alimentación activa
Para los proyectos de escaneado que implican pilas de documentos desordenadas, que son particularmente comunes en aplicaciones que implican lotes de documentos de tamaño mixto, el operador necesita alinear todas las páginas antes de que puedan ser alimentadas. Esto es importante para controlar la inclinación de los documentos cuando entran en el transporte y evitar que se corten las esquinas. El diseño de las puertas de registro facilita la alineación de un lote. Kodak Alaris ha optimizado el diseño para que se sitúen en la parte inferior y se desplieguen.
En una operación de escaneado de tipo producción esto se hace a menudo utilizando un dispositivo de desplazamiento, lo que requiere un paso adicional en el proceso. Una tecnología avanzada como la tecnología Kodak Alaris Active Feed, introducida con los Escáneres KODAK Serie S2000, optimiza el rendimiento de la alimentación para simplificar la preparación del escaneado, eliminando la necesidad de apilar los documentos perfectamente en el alimentador de documentos. La Tecnología de alimentación activa mueve las páginas para alinearlas y escanearlas sin errores. Las pilas de documentos pequeños se pueden alimentar por impulsos para conseguir una alimentación óptima. Esto reduce significativamente los errores de alimentación y la alineación deficiente, que requieren un trabajo manual laborioso para volver a escanear los documentos.
Prevención de la pérdida de datos críticos
Para los operadores de escaneado y los trabajadores del conocimiento por igual, la velocidad es esencial. Maximizar el rendimiento diario y por hora en un entorno de producción es especialmente importante, ya que cualquier retraso puede afectar a la eficacia, la productividad y la rentabilidad. Los atascos de papel detienen el proceso de escaneado y cuestan a los usuarios un tiempo valioso para solucionarlos y averiguar qué documentos se han escaneado y cuáles no. Esto puede afectar seriamente a la capacidad de cumplir los SLA internos y del cliente.
La detección interactiva de alimentación múltiple, una función exclusiva de los escáneres de producción de Kodak Alaris, detecta al instante un documento de alimentación múltiple o de varias capas, como una hoja de papel con una nota adhesiva pegada. Kodak Alaris ha subido el listón en la detección de alimentación múltiple con sensores ultrasónicos integrados que utilizan varios micrófonos para detectar las hojas que empiezan a deshacerse. Los documentos que activan una alerta son empujados a la ruta de salida del Scanner, sin detener el proceso de escaneado, y el operador puede entonces tomar la decisión de aceptar, ignorar o volver a escanear las imágenes.
Además, esta funcionalidad de Kodak Alaris permite a los operadores omitir lo que se registraría como una alimentación múltiple, para permitir que elementos como sobres sean escaneados junto con otros documentos. Esto garantiza que no se pierda ninguna página durante el proceso de escaneado y evita la pérdida de datos importantes.
La detección interactiva de alimentación múltiple ofrece una precisión de alimentación de documentos del 99,999% con los escáneres de Kodak Alaris, según las pruebas de Keypoint Intelligence-Buyers Lab.
Protección inteligente de documentos
La mejor forma de abordar los problemas de alimentación de papel es identificarlos y solucionarlos de forma proactiva. El equipo de investigación y desarrollo de Kodak Alaris ha desarrollado otra tecnología propia llamada Protección Inteligente de Documentos, que defiende contra documentos dañados y pérdida de datos para mejorar la eficiencia sin comprometer el control de calidad.
Intelligent Document Protection supervisa el estado del papel escaneado mediante sensores ultrasónicos que "escuchan" los problemas y alertan al usuario antes de que se produzcan atascos o errores de alimentación. Detiene inmediatamente el proceso de escaneado al primer indicio de daños en el documento, para que los usuarios puedan conservar el documento y la información que contiene. Esta función también detecta grapas que pueden haberse pasado por alto en el proceso de preparación previo al escaneado.
Recogida y apilado de documentos
Como se ha indicado anteriormente, los requisitos de apilado de salida dependen de cómo se manipulen los documentos en papel después del proceso de escaneado. Para situaciones en las que los documentos deben volver a reunirse en el mismo orden o incluso volver a colocarse en carpetas, el orden y la calidad del apilado desempeñan un papel importante. Más del 52% de los responsables de la toma de decisiones de producción de bajo volumen consideran que la calidad del apilado de salida es un criterio de compra importante o extremadamente importante.**
Cuando se escanean lotes de tamaño mixto y, en particular, aquellos que incluyen documentos ligeros, esto supone un reto importante y puede hacer que los operarios dediquen un tiempo innecesario tras el escaneado a tratar con pilas de salida desordenadas. El orden de los documentos puede mezclarse fácilmente, dificultando la localización de documentos específicos que necesitan ser encontrados o causar problemas en un entorno BPO donde los originales a menudo necesitan ser devueltos al cliente.
Kodak Alaris ofrece tecnología líder para el apilamiento controlado de salida en Escaneres de producción KODAK y la KODAK Serie S2000, que reduce el tiempo y el esfuerzo al colocar el papel de forma ordenada en la bandeja de salida.
Los Escáneres de la serie S2000 de Kodak Alaris garantizan que los papeles ligeros, como el papel de arroz, se doblen ligeramente en el centro para conseguir una rigidez adicional. Además, el deflector de salida "sujeta" las páginas hacia abajo, lo que es especialmente importante para garantizar que las hojas pequeñas se asienten junto al Scanner y permitan que las páginas siguientes se asienten encima. Es ajustable para alinear fácilmente los bordes de los documentos después de salir para formar una pila ordenada y también se puede apartar si se desea.
El apilamiento controlado de la salida también se mejora con un software que controla y cambia la velocidad de la hoja cuando aterriza en la bandeja de salida. Los operadores pueden capturar las imágenes a alta velocidad y reducir la velocidad de salida a través del software para garantizar que las páginas ligeras, por ejemplo, descansen en la bandeja de salida en lugar de en el suelo.
Una mayor productividad comienza con una clasificación más inteligente
La mayoría de los escáneres de gran volumen con capacidad de clasificación requieren un software propietario. Kodak Alaris ha diseñado los escáneres i5650S y i5850S para permitir la mayoría de los trabajos de clasificación mediante controladores estándar como TWAIN e ISIS. Esto hace que sea mucho más fácil para los operadores llegar al siguiente nivel de productividad sin tener que aprender un sistema completamente nuevo.
Los escáneres de producción de Kodak Alaris ofrecen una clasificación de tres bolsillos diseñada para las demandas extremas de escaneado de las Oficinas de Servicios, BPO y salas de correo corporativas. La combinación de una clasificación inteligente con un rendimiento de alta velocidad y una calidad de imagen superior permite aumentar la productividad y reducir significativamente los costes de captura de documentos.
En algunas aplicaciones de los sectores bancario y de seguros, los documentos originales, como las pruebas de identidad, deben devolverse al cliente después de la digitalización, lo que significa que los operadores tienen que preparar cuidadosamente los documentos antes de comenzar el escaneado y, a continuación, separarlos una vez finalizado el escaneado. Este proceso manual puede ser propenso a errores, laborioso y costoso.
Los i5650S e i5850S Scanner simplifican el proceso reduciendo la cantidad de trabajo manual. Gracias a la función de reconocimiento de hojas sueltas para separar lotes de documentos, las hojas sueltas reutilizables se separan y se envían a la bandeja de salida posterior, mientras que los documentos originales de los clientes se separan automáticamente y se envían a una bandeja de excepciones situada en la parte delantera del escáner. Gracias a las funciones de clasificación automatizada que ofrecen estos escáneres, las hojas separadoras pueden utilizarse muchas veces. Los proveedores de servicios de escaneado ya no tienen que tirar millones de hojas separadoras cada año. La posibilidad de reutilizar las hojas separadoras supone un importante ahorro de costes y reduce la huella de residuos.
Optimice el escaneado de pasaportes
El escaneado de pasaportes supone un quebradero de cabeza para muchos operadores de escáneres. Normalmente es necesario introducir el pasaporte en una funda o empujarlo (forzarlo) en el alimentador automático de documentos (ADF) del escáner. Los Escáneres KODAK Serie S2000 funcionan con el Accesorio de Cama Plana para Pasaportes KODAK, que se acopla cómodamente bajo el escáner para facilitar su uso. Los operadores pueden escanear documentos pequeños o delicados y completar el escaneado de una página de foto de pasaporte en tan sólo dos segundos sin peligro de dañar el pasaporte.
Conclusión
Las capacidades avanzadas de manejo de papel pueden eliminar gran parte de la complejidad y la intervención manual del proceso de escaneado. Kodak Alaris ofrece la mejor tecnología de su clase para manejar y alimentar lotes mixtos sin causar atascos de papel, especialmente para lotes que incluyen una mezcla de formas y tamaños de documentos y documentos que van desde finos a gruesos.
- Los escáneres de Kodak Alaris ofrecen un innovador transporte en forma de C, que se ha optimizado en función de la latitud y el estado del papel para garantizar el paso sin problemas de una amplia gama de tamaños y grosores de papel.
- La Tecnología de alimentación activa garantiza que los documentos de papel se alimenten de forma suave y eficiente.
- El Apilado de salida controlado garantiza que los documentos se apilen de forma ordenada en el orden correcto en la bandeja de salida.
- La Protección inteligente de documentos garantiza que las alimentaciones múltiples y los atascos de papel se eviten o se descubran antes de que se produzcan, lo que aporta importantes beneficios de productividad.
- Si se produce una alimentación múltiple, por ejemplo cuando se deja una nota adhesiva en un documento, la tecnología Interactive Multi-Feed de Kodak Alaris garantiza que este evento tenga un impacto mínimo en la productividad.
Socios y clientes acreditan las capacidades de manejo de papel de Kodak Alaris como una ventaja competitiva significativa junto con sus capacidades líderes de procesamiento de imágenes.
Un socio en el que puede confiar
Kodak Alaris business es un proveedor líder de soluciones de captura de información que simplifican los procesos empresariales. Las soluciones inteligentes y conectadas de Kodak Alaris, impulsadas por décadas de innovación en la ciencia de la imagen, ofrecen funciones avanzadas de manejo de papel diseñadas para mejorar la eficiencia del escaneado y garantizar mejores resultados, independientemente de la combinación de tipos de documentos.
El ecosistema IN2 de Kodak Alaris es una combinación única de los mejores escáneres, software, servicios y asociaciones de su clase que eliminan la complejidad de la captura de información y permiten a los clientes transformar los datos en una poderosa ventaja competitiva.
**Encuesta patrocinada por Kodak Alaris a usuarios globales de LVP, octubre de 2018
