A COVID-19 tem sido um grande catalisador para a transformação digital, mas as empresas precisam fazer mais do que implementar soluções de curto prazo que possibilitam o trabalho remoto. As empresas que desejam fluxos de trabalho totalmente automatizados desfrutarão de benefícios que irão durar para além da pandemia.

Os escritórios estão fechados, mas o trabalho precisa continuar

Trabalhar em casa não é exatamente uma novidade, mas a necessidade de trabalhar em casa é. Quando se tornou evidente que o distanciamento social seria uma tática essencial para desacelerar a disseminação da COVID-19, o fechamento imediato dos edifícios de escritórios foi uma resposta natural.

Na verdade, é provável que a familiaridade das empresas com o trabalho remoto — mesmo que apenas ocasionalmente — facilitou a transição rápida e permitiu operações contínuas.

No entanto, essa urgência serviu como uma espécie de faca de dois gumes: embora seja responsável pela rápida transição para políticas de trabalho remoto, também é responsável por soluções rápidas que podem atrapalhar mais do que ajudar os fluxos de trabalho a longo prazo.

Ninguém sabia quanto tempo durariam os fechamentos, e muitas empresas estabeleceram soluções fáceis para o que certamente seriam necessidades de curto prazo. Por exemplo, digitalizar informações em papel para que os funcionários pudessem acessá-las, mesmo que responder e trabalhar com essas informações não fosse muito fácil.

Quase um ano depois e essas necessidades de curto prazo ainda estão sendo usadas. E tem mais. Parece que a sociedade está fazendo uma mudança de atitude fundamental em relação ao trabalho remoto, o que sugere que os trabalhadores precisam de soluções mais permanentes e abrangentes.

A urgência estimula a adoção de tecnologia

As empresas que adotam a transformação digital são mais bem-sucedidas do que as que ficam obsoletas.

Empresas digitais tipicamente têm uma melhor experiência do cliente, melhor envolvimento e retenção de funcionários e maior crescimento e lucros dos negócios, entre outros benefícios. Além disso, os processos manuais podem fazer com que as empresas percam oportunidades, tomem decisões de negócios mal informadas e percam clientes para a concorrência.

Em meio a essa pandemia global, essas realidades assumem uma importância ainda maior: a transformação digital não é mais uma questão de “afundar ou nadar” durante um longo período de tempo, mas de afundar ou nadar agora. A adoção da tecnologia tem sido um dos maiores fatores para garantir a sobrevivência dos negócios.

Por exemplo, supermercados adotaram os pedidos on-line e retirada na loja, restaurantes implementaram menus com código QR para minimizar objetos compartilhados e organizações de saúde têm contado com plataformas de telessaúde para fornecer atendimento virtual.

Para as empresas que se voltaram para o trabalho remoto, a adoção da tecnologia significou o uso de equipamentos como scanners de documentos, dispositivos móveis e impressoras multifuncionais (MFPs) conforme surgem necessidades específicas.

Embora esse uso de tecnologia ad-hoc possa ser eficaz para necessidades imediatas, a falta de uma estratégia de longo prazo se torna um problema à medida que a tecnologia se torna mais integrada às operações diárias de trabalho remoto.

Da digitalização de processos de documentos impressos a fluxos de trabalho totalmente integrados

Levar as informações certas aos funcionários certos já é um grande desafio quando tudo é baseado em papel e todos estão trabalhando remotamente, mas o problema é maior do que isso.

Habilitar fluxos de trabalho digitais não é apenas uma questão de digitalizar documentos em papel para transformá-los em arquivos eletrônicos para que a tarefa sendo feita no momento possa ser concluída, mas uma questão de automatizar os próprios processos para que o trabalho possa ser realizado de forma eficiente e eficaz a longo prazo.

Essa automação requer uma análise cuidadosa dos processos de negócios, reengenharia conforme necessário e investimento em tecnologia que vai além da simples captura de documento.

Por exemplo, quando confrontada com esses problemas, a Xenith Intelligent Workplace Solutions juntou-se a Kodak Alaris para criar uma nova Solução Scan@Home com fluxos de trabalho automáticos pré-configurados. Integrada à Solução Inteligente de Digitalização - INfuse da Kodak Alaris, a oferta permite que os funcionários salvem informações no lugar certo, enviem documentos para a pessoa certa e digitalizem diretamente em sistemas de linha de negócios de casa. Tudo isso sem precisar de uma conexão de PC ou software local.

As empresas que seguirem o exemplo da Xenith terão maior produtividade (com integração mais rápida de informações e fluxos de trabalho acelerados), precisão (com a melhor tecnologia de captura de informação e, portanto, menos erros de processamento de dados) e lucratividade (com eficiência de redução de custos que impulsiona os resultados financeiros).

Uma mudança cultural

A percepção da sociedade sobre o trabalho remoto — que já avançava em direção a uma maior aceitação nos últimos anos — passou por uma mudança significativa.

Embora muitas estatísticas se concentrem nas perdas de empregos durante o que certamente tem sido um momento econômico desafiador, o outro lado da moeda revela que ganhamos vários novos trabalhadores remotos como resultado da pandemia — e quase dois terços das pessoas que trabalham em casa durante a COVID-19 querem continuar assim.

O trabalho remoto parece que veio para ficar e a transformação digital continuará a facilitá-lo. Para empresas que ainda não o adotaram, agora é a hora de investir nas estratégias de transformação digital que permitem o trabalho remoto e nas tecnologias que estimulam a transformação digital.

A Kodak Alaris está liderando o caminho nessa mudança cultural com soluções de digitalização que ajudarão as empresas não apenas a sobreviver à COVID-19, mas a prosperar nos próximos anos. Entre em contato conosco para obter mais informações, ou encontre um revendedor Kodak Alaris perto de você.