La COVID-19 a été un énorme catalyseur de la transformation numérique, mais les entreprises doivent faire plus que mettre en œuvre des solutions à court terme qui permettent le travail à distance. Les entreprises soucieuses d'automatiser entièrement leurs workflows profiteront d'avantages qui dureront bien plus longtemps que la pandémie.

Les bureaux sont fermés, mais le travail doit continuer

Le télétravail n'est pas vraiment nouveau, mais la nécessité du télétravail l'est. Lorsqu'il est devenu évident que la distanciation sociale serait une tactique clé pour ralentir la propagation de la COVID-19, la fermeture immédiate des immeubles de bureaux a été la réponse naturelle.

En fait, il est probable que la connaissance du travail à distance par les entreprises — ne serait-ce qu'occasionnellement — a permis de faciliter la transition rapide et de poursuivre les opérations.

Cependant, cette urgence a servi d'une sorte d'épée à double tranchant : Si elle est responsable de la transition rapide vers les politiques de travail à distance, elle est également responsable des correctifs rapides qui peuvent plus entraver qu'aider les workflows à long terme.

Personne ne savait combien de temps les fermetures allaient durer, et de nombreuses entreprises se sont donc contentées de solutions simples pour ce qui serait sûrement des besoins à court terme — par exemple, la numérisation des informations sur papier afin que les employés puissent y accéder, même si le fait de répondre à ces informations et de travailler avec elles n'était pas pratique.

Nous avons avancé de près d'un an et ces besoins à court terme sont toujours d'actualité. De plus, ce qui semble être un changement fondamental est que l'attitude de la société à l'égard du travail à distance suggère que les travailleurs ont besoin de solutions plus permanentes et de plus grande portée.

L'urgence stimule l'adoption des technologies

Les entreprises qui adoptent la transformation numérique ont plus de succès que celles qui sont à la traîne.

Les entreprises numériques profitent généralement d'une expérience client supérieure, d'une meilleure participation des employés et de plus de fidélité, ainsi que d'une croissance et des bénéfices accrus, entre autres avantages. De plus, les processus manuels peuvent conduire les entreprises à manquer des opportunités, à prendre des décisions métiers mal informées et à perdre des clients au profit de la concurrence.

Au cœur de cette pandémie mondiale, ces réalités prennent encore plus d'importance : La transformation numérique n'est plus une question de « couler ou nager » sur une longue période, mais de « couler ou nager » dès maintenant. L'adoption de la technologie a été l'un des principaux facteurs de la survie des entreprises.

Par exemple, les épiceries se sont tournées vers les commandes en ligne et la collecte sur le pas de porte, les restaurants ont mis en place des menus à code QR pour minimiser les objets partagés, et les organismes de santé se sont appuyés sur les plateformes de télésanté pour fournir des soins virtuels.

Pour les entreprises qui se sont tournées vers le travail à distance, l'adoption des technologies a signifié l'utilisation d'équipements tels que des scanners de documents, des appareils mobiles et des imprimantes multifonction (MFP) au fur et à mesure que des besoins spécifiques se sont fait sentir.

Si cette utilisation ad hoc de la technologie peut être efficace pour les besoins immédiats, l'absence de stratégie à long terme devient un problème quand la technologie s'intègre dans les opérations quotidiennes de travail à distance.

De la numérisation des processus papier aux workflows entièrement intégrés

Fournir les bonnes informations aux bons employés est déjà un défi lorsque tout est sur papier et que tout le monde travaille à distance, mais le problème est en fait plus important que cela.

La mise en place de workflows numériques ne consiste pas seulement à numériser des documents papier en fichiers électroniques pour que la tâche la plus urgente puisse être accomplie, mais également à automatiser les processus eux-mêmes afin que le travail puisse être effectué de manière efficiente et efficace sur le long terme.

Cette automatisation nécessite d'examiner de près les processus métiers, de les réorganiser si nécessaire, et d'investir dans une technologie qui va au-delà de la simple capture des documents.

Par exemple, face à ces problèmes, Xenith Intelligent Workplace Solutions s'est associée à Kodak Alaris pour créer une nouvelle solution Scan@Home disposant de workflows automatiques préconfigurés. Basée sur la solution intelligente de numérisation connectée INfuse de Kodak Alaris, cette offre permet aux travailleurs d'enregistrer les informations au bon endroit, d'envoyer les documents à la bonne personne et de les numériser directement dans les systèmes professionnels depuis leur domicile — le tout sans connexion d'un PC ni logiciel local.

Les entreprises qui suivront les traces de Xenith constateront une augmentation de la productivité (grâce à l'intégration plus rapide des informations et à l'accélération des workflows), de la précision (grâce à une meilleure technologie de capture des informations et donc moins d'erreurs de traitement des données) et de la rentabilité (grâce à une efficacité économique qui augmente les résultats).

Un changement culturel

La perception du travail à distance par la société — qui avait déjà progressé ces dernières années vers une plus grande acceptation — a connu un changement significatif.

Alors que de nombreuses statistiques se concentrent sur les emplois perdus pendant ce qui a certainement été une période économique difficile, l'envers de la médaille révèle que nous avons gagné de nombreux nouveaux travailleurs à distance en raison de la pandémie — et que près des deux tiers de ceux qui travaillent à domicile pendant la COVID-19 souhaitent continuer de la sorte.

Le travail à distance semble être là pour durer, et la transformation numérique continuera à le faciliter. Pour les entreprises qui ne l'ont pas encore adopté, il est temps d'investir dans des stratégies de transformation numérique qui permettent le travail à distance, et dans des technologies qui stimulent la transformation numérique.

Kodak Alaris ouvre la voie à ce changement culturel avec des solutions de numérisation qui aideront les entreprises non seulement à survivre à la COVID-19, mais aussi à prospérer dans les années à venir. Contactez-nous pour plus d'informations, ou trouvez un revendeur Kodak Alaris près de chez vous.