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Panorama
O setor bancário cresceu consideravelmente nos últimos anos graças à implementação de tecnologias que lhe permitem prestar um serviço mais rápido, seguro e confiável, buscando oferecer um melhor atendimento a seus clientes e aumentar os níveis de retenção devido às experiências que proporcionam.
Atualmente, o setor bancário está comprometido com o uso de tecnologia que lhes permita aumentar sua eficiência e, ao mesmo tempo, melhorar a satisfação do cliente.
Em El Salvador, uma instituição bancária que havia iniciado sua jornada para a transformação digital estava digitalizando todos os seus documentos por meio de equipamentos multifuncionais, que eram enviados por meio de uma pasta compartilhada a cada um dos servidores para a guarda de documentos. O processo, na época, era lento e ineficiente, pois gerava atrasos significativos nos tempos de atendimento ao cliente, o que retardava as respostas às solicitações enviadas, sem contar que o tamanho dos documentos gerados em formato digital causava transtornos devido ao seu tamanho, tornando-o um documento complexo de ser compartilhado e armazenado.
Além disso, devido ao tipo de tecnologia utilizada para esse processamento, os usuários tinham de processar as folhas uma a uma manualmente, pois não dispunham das funções específicas de um scanner de documentos para o processamento automatizado de documentos.
Desafio
O cliente buscava uma ferramenta extremamente robusta que aprimorasse o processo de captura de documentos, alcançasse a eficiência do operador com o mínimo de intervenção do usuário que gerencia os documentos e obtivesse uma imagem adequada para a validação dos dados e a salvaguarda dos documentos, com base no que eles tinham com os dispositivos multifuncionais em suas filiais.
Ao mesmo tempo, a velocidade e a segurança na captura eram elementos fundamentais para o processo e a satisfação do cliente, além de garantir a segurança das informações, pois todo e qualquer documento utilizado e armazenado continha dados confidenciais que precisavam ser protegidos.
Solução
Para atingir os padrões de qualidade solicitados pelo cliente, a Solução de Digitalização Inteligente e Conectada INfuse foi a melhor alternativa, portanto, em um primeiro estágio, 32 scanners INfuse AX foram colocados em algumas filiais como fase inicial do projeto. Em um segundo estágio, 40 dispositivos adicionais foram instalados nas demais filiais sete meses após a primeira implementação, obtendo assim a captura de documentos de todos os pontos de geração e coleta de documentos para processamento.
Agora, todas as informações dos documentos digitalizados são enviadas para uma pasta ativa via protocolo Server Message Block (SMB) por meio do processo automático de importação "On Base" e enviadas diretamente para o Enterprise Content Manager (ECM) para a guarda das informações e a disponibilidade para a tomada de decisões na organização.
Além disso, foi dado um treinamento abrangente a cada um dos administradores e usuários da ferramenta.
Benefícios
A aquisição da Solução de Digitalização Inteligente Conectada INfuse substituiu a captura descentralizada dos dispositivos multifuncionais com os quais eles realizavam cada uma das tarefas anteriormente por uma captura ágil, clara e viável para validação, a baixa qualidade dos documentos digitalizados por imagens melhoradas e, finalmente, o tamanho descontrolado dos documentos por uma facilidade no manuseio e armazenamento do documento, causando como resultado um processamento inteligente de documentos: eficiente, produtivo, confiável e ágil para as equipes de trabalho.
Agora, eles têm administração e serviço remotos graças ao servidor em nuvem que permite que todos os documentos digitalizados sejam armazenados imediatamente, além da padronização e do aprimoramento de processos que ajudam os funcionários a executar tarefas de forma fácil e eficaz sem intervenção manual, incluindo a proteção de informações individuais de clientes para garantir a confidencialidade e a segurança, já que o INfuse oferece segurança de nível empresarial com as funções de um caminho de dados separado, caminho de controle e caminho de autenticação para isolar informações confidenciais para transmissão segura.
A implementação dessa solução de digitalização de documentos conseguiu padronizar os vários formatos de documentos e melhorar a produtividade de cada um dos executivos responsáveis pela coleta de documentos no ponto de entrada, já que, desde a implementação da solução, houve uma redução significativa nos tempos de gerenciamento de documentos em papel, Além disso, quando os documentos passam pelo scanner, eles são validados desde o momento da captura de forma mais eficiente, permitindo a resolução imediata dos casos, minimizando o risco de documentos faltantes, erros ou problemas em geral, resultando em um processamento eficiente de ponta a ponta.
