Institución Bancaria en El Salvador eficientiza sus procesos y mejora su servicio al cliente con la solución de digitalización inteligente y conectada INfuse.

Panorama

La industria bancaria ha crecido considerablemente en los últimos años gracias a la implementación de tecnologías que permiten brindar un servicio más rápido, seguro y confiable, buscando entregar mejor servicio a sus clientes y elevar los niveles de retención debido a las experiencias que les brindan.

Hoy en día, la apuesta de la industria bancaria está inclinada hacia el uso de la tecnología que les permita aumentar su eficiencia y al mismo tiempo, mejorar la satisfacción de necesidades en los clientes.

En El Salvador, una entidad bancaria que había iniciado su trayecto a la transformación digital se encontraba digitalizando todos sus documentos, a través de equipos de multifunción, mismos que se enviaban por medio de una carpeta compartida a cada uno de los servidores para el resguardo de los documentos. El proceso que se llevaba a cabo en aquel momento era lento e ineficiente, dado que generaba importantes demoras en los tiempos de servicio al cliente, ad lo cual retrasaba las respuestas a las solicitudes enviadas esto sin contar que el tamaño de los documentos generados en digital causaba inconvenientes debido a su tamaño, convirtiéndolo en un documento complejo de compartir y almacenar.

Aunado a lo ya mencionado, debido al tipo de tecnología utilizada para este procesamiento, los usuarios debían procesar las hojas una por una manualmente al no disponer de las funciones específicas de un escáner de documentos para el procesamiento de documentos de forma automatizada.

Reto

El cliente buscaba una herramienta sumamente robusta, que permitiera mejorar el proceso de captura de los documentos, lograr eficiencia en los operadores con las mínimas intervenciones del usuario que gestionaba los documentos, y obtener una imagen adecuada para la validación de los datos y el resguardo de los documentos, en función a lo que se tenía con los multifuncionales de sus sucursales.

Al mismo tiempo, la rapidez y la seguridad en la captura eran elementos fundamentales para el proceso y la satisfacción del cliente, además de asegurar el resguardo de la información ya que todos y cada uno de los documentos utilizados y almacenados contenían datos confidenciales que debían protegerse.

Solución

Para poder lograr los estándares de calidad solicitados por el cliente, la Solución de Digitalización Inteligente y Conectada INfuse era la mejor alternativa, por lo que en una primera etapa se colocaron 32 escáneres INfuse AX en algunas sucursales a modo de fase inicial del proyecto. En una segunda etapa, se instalaron 40 equipos adicionales en el resto de las sucursales 7 meses después de la primera implementación, logrando así una captura de documentos desde todos los puntos de generación y recolección de documentos para el procesamiento.

Ahora toda la información de los documentos digitalizados se envía a una carpeta activa a través del Protocolo Server Message Block (SMB) mediante el proceso de importación automática “On Base” se envía directamente al Gestor de contenido empresarial (ECM) para un resguardo de la información y disposición para la toma de decisiones en la organización.

Aunado a esto, se impartió una Capacitación Integral a cada uno de los Administradores de la herramienta y usuarios.

Beneficios

La adquisición de la Solución de Digitalización Inteligente Conectada INfuse, sustituyó la captura descentralizada de los multifuncionales con los que antes realizaban cada una de las tareas por una captura ágil, nítida y factible de validación, la baja calidad en los documentos digitalizados por imágenes mejoradas y finalmente el tamaño descontrolado de los documentos por una facilidad en el manejo y almacenamiento del documento, causando como resultado un procesamiento inteligente de documentos: eficiente, productivo, confiable y ágil para los equipos de trabajo.

Ahora cuentan con una administración y servicio a distancia gracias al servidor en la nube que permite almacenar todos los documentos digitalizados de forma inmediata, además de una homologación y mejora de procesos que ayuda a los colaboradores a realizar de forma fácil y efectiva las tareas sin intervenciones manuales, incluida la protección de la información de cada uno de los clientes para asegurar la confidencialidad y seguridad, ya que INfuse suministra una seguridad de nivel empresarial con las funciones de una ruta de datos, una ruta de control y una ruta de autenticación independientes, a fin de aislar la información confidencial para una transmisión segura.

La implementación de esta solución de digitalización de documentos ha logrado estandarizar los diversos formatos de documentos y mejorar la productividad de cada uno de los ejecutivos responsables por la recolección de los documentos en el punto de entrada, ya que desde la implementación de la solución, se ha mostrado una importante reducción en los tiempos de administración de documentos en papel, además de que logra que los documentos, al pasar por el escáner, sean validados desde el momento de la captura de manera más eficiente, permitiendo entregar resolución a los casos de forma inmediata, minimizando el riesgo de faltantes, errores o inconvenientes en general, dando como resultado un procesamiento eficiente de punta a punta.