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Das Wyoming Department of Health (WDH) musste seine Medicaid-Antragsbearbeitung verbessern, die zu viele manuelle Schritte umfasste. Sie baten CNSI, einen führenden Anbieter innovativer IT-Lösungen für das Gesundheitswesen, um Hilfe bei der Modernisierung ihrer Prozesse, vor allem im Zusammenhang mit den Formularen CMS-1500 und UB-04.
Randy Boltz, Programmdirektor bei CNSI, beauftragte Kodak Alaris mit dem Aufbau einer neuen Plattform zur Informationserfassung, die letztlich das System zur Bearbeitung von Medicaid-Ansprüchen in Wyoming vereinfachte. Hier erfahren Sie, wie sie gemeinsam eine Reihe einzigartiger Herausforderungen lösen konnten.
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Wyoming Benefit Management System Was Held Back by Technical Limitations
Die WDH hatte mit mehreren ineffizienten Verfahren zu kämpfen. Die Bearbeitung jedes Antrags in ihrem Leistungsmanagementsystem dauerte etwa fünf Minuten und erforderte eine Menge manueller Dateneingaben. Das System musste aufgerüstet werden, um sich wiederholende manuelle Schritte zu eliminieren und die Bearbeitung von Medicaid-Ansprüchen von Anfang bis Ende zu beschleunigen.
Trotz der erfolgreichen Umstellung auf überwiegend elektronische Datensätze musste das System immer noch eine staatliche Vorschrift erfüllen, die vorsah, dass auch Papieranträge in den Medicaid-Anspruchsprozess aufgenommen werden mussten. Es wurde ein Datenerfassungssystem benötigt, das Papierunterlagen schnell einscannen und die Daten automatisch mit großer Genauigkeit extrahieren und in das Leistungssystem einspeisen konnte.
Papierdatensätze waren nur ein Teil der Herausforderung; es wurde eine Lösung benötigt, die Daten aus mehreren elektronischen Quellen unter Verwendung derselben programmatischen Regeln und Logik wie die Papierdatensätze verarbeiten konnte.
Vorsortierung und Vorbereitungsengpässe
Eine der größten Herausforderungen war die manuelle Arbeit, die erforderlich war, um Daten aus papierbasierten Ansprüchen in die CNSI evoBrix X™ Plattform zu übertragen. Das System wurde speziell für die Verwaltung von Medicaid-Ansprüchen entwickelt und erfreut sich bei staatlichen Medicaid-Behörden zunehmender Beliebtheit. Das System verwaltet Ansprüche sowie Anbieter- und Mitgliederinformationen, ist jedoch keine Lösung zum Scannen von Dokumenten mit OCR-Fähigkeit (Optische Zeichenerkennung), Erkennung von Dokumenttypen oder Datenextraktionsfunktionen.
Um Ansprüche zu bearbeiten und andere kundenbezogene Aufgaben durchzuführen, mussten alle Formulare in separate Stapel verschiedener Dokumenttypen vorsortiert werden, einschließlich farbiger und nicht farbiger Dokumente. Anspruchsnummern und andere Details mussten manuell in das System eingegeben werden.
Um die Bearbeitung von Medicaid-Anträgen zu automatisieren, benötigte die WDH ein System, das alle Arten von Eingaben, ob in Papierform oder anderweitig, verwalten und die Kundendaten schnell und genau in das System einspeisen konnte.
Eine umfassende Lösung für die Expansion
Wyoming initiierte eine Ausschreibung (RFP) und CNSI gewann mit einem Angebot, das die evoBrix X Plattform, die KODAK i4250 Scanner, und KODAK Info Input Solution. Das Team von CNSI bereitete unsere Antwort nach gründlicher Produktrecherche vor.
CNSI arbeitete mit Kodak Alaris und dem Cranel District Sales Manager zusammen, um Kostenvoranschläge für die komplette Erfassungslösung zu erstellen. Es war allen klar, dass die KODAK Info Input Lösung mehr Möglichkeiten zu einem deutlich niedrigeren Preis als die Konkurrenz bot. Kurz gesagt, CNSI entschied, dass Info Input das beste Produkt zum besten Preis ist. Es ermöglicht die zentrale Eingabe und Verwaltung von Daten aus verschiedenen Quellen und Typen direkt über einen Browser. Die Info Input API macht es einfach, sich direkt mit dem Webservice des Systems zu verbinden.
Auf der Seite für das Scannen von Dokumenten ist die KODAK i4250 Scanner ein schneller, leistungsstarker Produktionsscanner, der eine außergewöhnliche Bildqualität und OCR-Genauigkeit liefert, was das Gesundheitsministerium von Wyoming in der Ausschreibung forderte, um eine gültige und zuverlässige Datenextraktion zu gewährleisten.
Alle diese Technologien arbeiten nun zusammen, um das Medicaid-Verarbeitungs- und Verwaltungssystem in Wyoming zu beschleunigen. Bei papierbasierten Anträgen verwendet CNSI den Kodak Scanner, um die Daten zu erfassen und sie an Info Input zu senden, das automatisch den Datentyp identifiziert und die Daten extrahiert, klassifiziert und validiert, um sie erfolgreich an unseren Webservice zu übermitteln.
Info Input prüft jeden Datensatz, um sicherzustellen, dass der Rechnungssteller gültig ist und lehnt automatisch Anträge ab, die bestimmte Ungültigkeitskriterien erfüllen. Die Daten werden zum Beispiel aus den Medicaid-Antragsformularen CMS-1500 und UB-04 extrahiert und schnell verarbeitet, oft ohne manuelle Eingriffe. Die Daten werden indiziert und in eine Überprüfungswarteschlange gestellt, um die extrahierten Daten zu validieren.
Der Systembenutzer legt dann einen Vertrauensschwellenwert fest, so dass alle nachfolgenden Formulare, die diesen Schwellenwert erreichen oder überschreiten, ohne menschliche Überprüfung verarbeitet werden können. Wird ein Antrag aus irgendeinem Grund abgelehnt, wird er zur Ausnahmebehandlung an das System weitergeleitet.
Die Möglichkeit, diese Prüfungen durchzuführen, bevor die Daten an das System übermittelt werden, ist ein entscheidender Teil der Erfolgsgeschichte. Die Automatisierung des Validierungsprozesses bedeutet eine erhebliche Zeitersparnis für alle Beteiligten.
Das Ergebnis: Deutlich verbesserte Prozesseffizienz und Datenintegrität
Durch die Zusammenarbeit mit CNSI und Kodak Alaris hat das Gesundheitsamt von Wyoming sein Medicaid-Verarbeitungssystem erfolgreich modernisiert. Anstatt die Anträge manuell in einzelne Stapel zu sortieren, können die Mitarbeiter jetzt Dokumente jeder Art in den Scanner einlegen, ohne sie vorher zu sortieren. Der Arbeitsaufwand für die Eingabe von Ansprüchen in das System ist erheblich geringer, und es fallen kaum Wiederholungen und Nacharbeiten an, was entscheidend zur Verbesserung des Service für Anbieter und Mitglieder, der betrieblichen Effizienz und der Gesamtbearbeitungszeit beigetragen hat.
Die manuelle Eingabe von Anspruchsnummern und anderen Details entfällt. Tatsächlich gibt es kaum noch manuelle Arbeit - alles ist vorkonfiguriert und wird dann für optimale Effizienz automatisiert. Die Zeit, die für die Bearbeitung eines Anspruchs benötigt wird, konnte um die Hälfte reduziert werden, was sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Leistungserbringer und die Mitglieder eine deutliche Verbesserung bedeutet. Der neue Prozess hat die Geschäftseffizienz für alle Beteiligten beschleunigt.
Während die Teams an der Einführung arbeiteten, war der Cranel District Sales Manager bei jedem Schritt dabei. Die Partnerschaft zwischen CNSI und Kodak Alaris hat zu außergewöhnlich positiven Ergebnissen geführt, die die betriebliche Effizienz in Wyoming weiter steigern. Der nächste Schritt ist die Ausweitung dieses Partnerschaftsmodells, um anderen Staaten zu helfen, ihr Medicaid-Programm zu beschleunigen und ähnliche Ergebnisse zu erzielen.
Über CNSI
CNSI fusionierte im Dezember 2022 mit Kepro zu einem marktführenden Unternehmen, das staatlich geförderte Gesundheitseinrichtungen und Kostenträger dabei unterstützt, den Zugang zur Pflege zu erweitern, die Qualität zu verbessern, die Ergebnisse zu steigern und die Kosten zu senken. Das Unternehmen wird im Jahr 2023 unter einem neuen Namen und Logo auftreten.
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