Überblick

Das AZ Groeninge ist ein großes Lehrkrankenhaus - eines der ältesten Krankenhäuser Belgiens - und gehört zum flämischen KU Leuven Hospital und dem E17-Netzwerk in der Stadt Kortrijk. Die Beziehung des Krankenhauses zu Kodak Alaris und iGuana geht auf das Jahr 2003 zurück, als es begann, Scanner von Kodak Alaris und die firmeneigene Software von iGuana zu nutzen, um medizinische Akten auf Papier zu scannen und elektronische Patientenakten zu erstellen.

Herausforderung

Das AZ Groeninge ist eine digital fortschrittliche Organisation und hat bei der Digitalisierung der Patientenakte große Erfolge erzielt. Das Krankenhaus hat sich von einer papierlastigen zu einer papierarmen Arbeitsweise gewandelt, mit einer effektiven digitalen Transformationsstrategie, die im Jahr 2014 auf die täglichen Klinikaufzeichnungen sowie auf die Archivaufzeichnungen ausgeweitet wurde. 90 Prozent der individuellen Patientenakten liegen nun in elektronischer Form vor. Das in der Scan Factory angesiedelte medizinische Archivteam ist für das fortlaufende Scannen der täglichen Patientenakten verantwortlich.

Da die alten Scanner das Ende ihrer Lebensdauer erreicht hatten, wandte sich Bart Dobbelaere, Koordinator des medizinischen Archivs, an iGuana, um eine technologische Erneuerung zu empfehlen. Da das zweiköpfige Team durchschnittlich 10.000 Papierdokumente pro Tag verarbeitet, in Spitzenzeiten sogar 15.000, waren ein reibungsloser Arbeitsablauf, Benutzerfreundlichkeit, ein schneller Durchsatz und eine hervorragende Bildqualität die wichtigsten Kriterien.

Lösung

iGuana empfahl zwei KODAK i4250 production scanners, die eine Vielzahl von produktivitätssteigernden Funktionen wie Geschwindigkeiten von 110 Seiten pro Minute / 220 Bildern pro Minute und einen 500-Blatt-Zuführungslift für die kontinuierliche Dokumentenzuführung mit einer außergewöhnlichen Bildqualität kombinieren.

Zur Lösung gehörte auch die KODAK Capture Pro Software, die Papierstapel schnell in hochwertige Bilder umwandelt. Die Capture Pro Software bietet intelligente Funktionen, die die Produktivität und Effizienz steigern, wie z. B. die intelligente Ausnahmebehandlung, die eine sofortige Validierung von Formularen sicherstellt, so dass fehlende Informationen am Transaktionspunkt (z. B. eine Unterschrift) identifiziert und korrigiert werden, und die intelligente Barcode-Lesung, die genaueste Datenextraktionsergebnisse liefert und die Komplexität des Einrichtungsprozesses reduziert. Die vollständige End-to-End-Workflow-Lösung umfasst auch die iGuana iDM Suite - eine hochmoderne Software-Plattform. Einmal erfasste Dokumente werden direkt in iGuana iDM eingespeist und automatisch der richtigen Patientenakte im EHR-System (Electronic Health Record) des Krankenhauses zugeordnet. Die Barcode-Erkennungstechnologie der Plattform erkennt Barcodes auf Trennblättern in jeder gescannten Akte sowie deren Inhalt, so dass iGuana iDM sie innerhalb der Software klassifizieren und eine logische Baumstruktur für jede Akte erstellen kann.

Vorteile

Einer der größten Vorteile der kombinierten Kodak Alaris/iGuana-Lösung war, dass es keine steile Lernkurve gab. "Dank einer konsistenten Benutzererfahrung konnte das Team vom ersten Tag an alle Vorteile nutzen", so Dobbelaere. "Dank der Fähigkeit der Scanner, eine Vielzahl von Medien, Dokumententypen und -größen zu verarbeiten, und fortschrittlicher Technologien wie Intelligent Document Protection, die das Scannen bei der Erkennung von Metall stoppt, ist der Erfassungsprozess reibungslos und effizient. Die intuitiv und einfach zu bedienende Capture Pro Software trägt ebenfalls zu einem reibungslosen Arbeitsablauf bei. Sobald ein Stapel gescannt ist, werden die Informationen zur Klassifizierung und Indexierung nahtlos an das iGuana-System weitergeleitet, was die Produktivität weiter steigert."

Es ist wichtig, dass die Ärzte einen vollständigen Überblick über die Krankengeschichte ihrer Patienten haben. Die Dokumente werden zentral in digitaler Form hochsicher, revisionssicher und strukturiert archiviert, und dank der nahtlosen Integration zwischen iGuana iDM und dem EHR-System von AZ Groeninge können die Kliniker Informationen in Sekundenschnelle suchen und finden.

Die Konsistenz der Lösung in Bezug auf die genaue Indizierung und Klassifizierung der riesigen Datenmenge, die täglich eingegeben wird, und die nahtlose Weiterleitung aller patientenbezogenen Informationen an die richtige Akte, um den Ärzten einen Zugriff mit einem Mausklick zu ermöglichen, hat dazu beigetragen, dass die medizinischen Fachkräfte des Krankenhauses, die dem System vertrauen, digitale Prozesse in größerem Umfang übernehmen.

Dank der krankenhausweiten papierarmen Arbeitsweise fällt in den Kliniken deutlich weniger Papier an als in den Vorjahren, allerdings fallen bei jedem Termin im Durchschnitt immer noch vier bis sechs Dokumente an, die gescannt werden müssen. An einem durchschnittlichen Tag können das insgesamt 10.000 Seiten sein.

Der Papierkram wird zwei- bis dreimal pro Tag in jeder Klinik eingesammelt und das Scannen ist ein ganztägiger Prozess. Das Team legt die Reihenfolge des Scannens auf der Grundlage seiner umfassenden Erfahrung und seines Verständnisses der einzelnen Fachgebiete fest. Ein reibungsloser Ablauf ist von entscheidender Bedeutung, da sich die Scan Factory zu einer Bearbeitungszeit von 48 Stunden verpflichtet hat.

Über eine Million Patientenakten werden zentral in digitalem Format im iGuana iDM-System archiviert, auf die die Ärzte über die elektronische Patientenakte des Krankenhauses zugreifen können. Obwohl der Großteil der Patientendaten (einschließlich historischer Informationen) in elektronischem Format vorliegt, werden einige wichtige Informationen immer noch in historischen Akten in Papierform aufbewahrt, die in einer 3.000 m² großen Einrichtung 5 km vom Krankenhaus entfernt gelagert werden. Wenn ein bestimmtes Dokument nicht gescannt wurde, kann ein Arzt die physische Akte anfordern, und sobald er sie erhalten hat, digitalisiert die Scan Factory die gesamte Akte, so dass sie beim nächsten Termin des Patienten digital zur Verfügung steht.

In Belgien ist die Aufbewahrung von Akten für 30 Jahre nach dem letzten Termin (bzw. für Minderjährige 30 Jahre nach ihrem 18. Geburtstag) vorgeschrieben. Geburtstag. Obwohl viele Akten bereits vollständig digitalisiert sind, hat das Krankenhaus noch einen weiten Weg vor sich, bis es papierlos ist, und in ruhigeren Zeiten arbeitet das Team mit Hochdruck daran, etwa 400 Akten pro Jahr zu scannen und zu digitalisieren.