Overview

AZ Groeninge est un grand hôpital universitaire, l'un des plus anciens hôpitaux de Belgique, affilié à l'hôpital flamand KU Leuven et au réseau E17 dans la ville de Courtrai. La relation de l'hôpital avec Kodak Alaris et iGuana remonte à 2003, lorsqu'il a commencé à utiliser les scanners de Kodak Alaris et le logiciel propriétaire d'iGuana pour numériser les dossiers médicaux sur papier et créer des dossiers médicaux électroniques.

Challenge

AZ Groeninge est une organisation numériquement avancée et a connu un succès significatif dans la numérisation du parcours du patient. L'hôpital est passé d'un travail à forte intensité de papier à un travail à faible intensité de papier, grâce à une stratégie de transformation numérique efficace qui s'est étendue en 2014 aux dossiers cliniques quotidiens ainsi qu'aux dossiers d'archives. 90 % du dossier d'un patient est désormais sous forme électronique. L'équipe des archives médicales basée dans la Scan Factory est chargée de la numérisation continue de jour en jour, à mesure que de nouvelles notes cliniques sont créées.

Les anciens scanners étant arrivés en fin de vie, le coordinateur des archives médicales Bart Dobbelaere s'est tourné vers iGuana pour recommander un rafraîchissement de la technologie. L'équipe de deux personnes traitant en moyenne 10 000 documents papier par jour, et jusqu'à 15 000 en période de pointe, un flux de travail fluide, une facilité d'utilisation, un débit rapide et une qualité d'image supérieure étaient des critères essentiels.

Solution

iGuana a recommandé deux KODAK i4250 scanners de production qui combinent une multitude de fonctionnalités favorisant la productivité, notamment des vitesses de 110 pages par minute / 220 images par minute et un élévateur de 500 feuilles pour l'alimentation continue des documents, avec une qualité d'image exceptionnelle.

La solution comprenait également Logiciel KODAK Capture Pro qui convertit rapidement des lots de papier en images de haute qualité. Le Logiciel Capture Pro offre des fonctionnalités intelligentes qui augmentent la productivité et améliorent l'efficacité, notamment le Traitement intelligent des exceptions qui garantit la validation immédiate des formulaires afin que toute information manquante au point de transaction (comme une signature) soit identifiée et corrigée ; et la Lecture intelligente des codes-barres qui produit les résultats d'extraction de données les plus précis et élimine la complexité du processus de mise en place. La solution de flux de travail de bout en bout comprend également la suite iGuana iDM - une plate-forme logicielle de pointe. Une fois capturés, les documents sont introduits directement dans iGuana iDM et classés automatiquement dans le dossier médical du patient dans le système de dossier médical électronique (EHR) de l'hôpital. La technologie de reconnaissance des codes-barres de la plateforme reconnaît les codes-barres des feuilles de séparation de chaque fichier scanné, ainsi que son contenu, ce qui permet à iGuana iDM de le classer dans le logiciel et de créer une arborescence logique pour chaque dossier.

Avantages

L'un des principaux avantages de la solution combinée Kodak Alaris/iGuana était qu'il n'y avait pas de courbe d'apprentissage abrupte. "Grâce à une expérience utilisateur cohérente, l'équipe a pu tirer parti de tous les avantages dès le premier jour", explique M. Dobbelaere. "Le processus de capture est fluide et efficace grâce à la capacité des scanners à gérer une myriade de supports, de types et de tailles de documents, et à des technologies avancées telles que la protection intelligente des documents, qui interrompt la numérisation en cas de détection de métal. Intuitif et facile à utiliser, le Logiciel Capture Pro contribue également à assurer un flux de travail fluide, et une fois qu'un lot est numérisé, les informations sont acheminées de manière transparente vers le système iGuana pour être classées et indexées, ce qui stimule encore la productivité."

Il est essentiel que les cliniciens aient une vue d'ensemble complète de l'histoire de leurs patients. Les documents sont archivés de manière centralisée sous forme numérique, de manière hautement sécurisée, structurée et à l'épreuve des révisions. Grâce à l'intégration transparente entre iGuana iDM et le système de DSE d'AZ Groeninge, les cliniciens peuvent facilement rechercher et trouver des informations en quelques secondes.

Grâce aux pratiques de travail allégées en papier à l'échelle de l'hôpital, les cliniques génèrent beaucoup moins de papier que les années précédentes, mais en moyenne, chaque rendez-vous crée encore entre quatre et six documents qui doivent être scannés. Les documents sont collectés deux à trois fois par jour dans chaque clinique et la numérisation est un processus qui dure toute la journée. L'équipe établit l'ordre de priorité de la numérisation en fonction de sa grande expérience et de sa compréhension de chaque spécialité. Le bon déroulement de l'opération est essentiel, car Scan Factory s'engage à respecter un délai de 48 heures.

Plus d'un million de dossiers de patients sont archivés de manière centralisée au format numérique dans le système iGuana iDM, et tous sont accessibles aux cliniciens par le biais du DSE de l'hôpital. Bien que la majorité des données des patients (y compris les informations historiques) soient au format électronique, certaines informations clés sont encore conservées dans des dossiers historiques sur papier qui sont stockés dans un local de 3 000 m² situé à 5 km de l'hôpital. Si un document particulier n'a pas été numérisé, un médecin peut demander le dossier physique et, une fois celui-ci récupéré, l'usine de numérisation numérise l'ensemble du dossier afin qu'il soit disponible sous forme numérique pour le prochain rendez-vous du patient.

En Belgique, il est obligatoire de conserver les dossiers pendant 30 ans après le dernier rendez-vous (ou pour un mineur, 30 ans après son 18e anniversaire). Bien que de nombreux dossiers aient été entièrement numérisés, l'hôpital a encore un long chemin à parcourir avant de devenir un hôpital sans papier. Pendant les périodes plus calmes, l'équipe continue à travailler à plein régime pour numériser et re-numériser environ 400 dossiers par an.

La numérisation des dossiers est un travail de longue haleine.