Mientras que para muchas organizaciones la eliminación del papel sigue siendo una quimera, en Belfius Insurance se ha hecho realidad gracias al especialista en gestión documental ProceDo y a los escáneres en red de Kodak Alaris.
Belfius Insurance, líder en el sector belga de los seguros, lleva ocho años digitalizando documentos de forma descentralizada. La captura de documentos se lleva a cabo de forma distribuida en las más de 300 oficinas de corredores (bajo la marca DVV Verzekeringen/Assurances) de Belfius Insurance.

Escaneado descentralizado: evitar cuellos de botella y trabajar de forma más rápida y eficiente

En opinión de Martin Melengier, consultor de cambio y jefe de proyecto de Belfius Insurance, una de las principales ventajas de este enfoque de captura distribuida es que el escaneado no se convierte en un cuello de botella central y los corredores de seguros pueden trabajar más rápido y de forma más profesional y eficiente.

Para conseguirlo, Belfius Insurance seleccionó la solución de escaneado única de ProceDo en combinación con escáneres de documentos de Kodak Alaris, más concretamente 315 escáneres de red inteligentes KODAK ScanStation 730EX.
¿Cómo funciona? Los documentos se escanean de forma descentralizada utilizando los escáneres Kodak y se clasifican automáticamente gracias a una integración inteligente con el software Kofax. De este modo, se puede hacer un seguimiento rápido de los casos y priorizarlos. Además, la solución de escaneado permite a los agentes locales optimizar su flujo de trabajo, gracias a una conexión con los sistemas locales.

Sin papel con una estrategia de captura conectada y segura en la práctica

¿Cómo hace esto que Belfius Insurance no utilice papel?

La calidad de las imágenes escaneadas se optimiza y se comprueba para asegurarse de que no hay errores. Todos los documentos en papel que se capturan y superan la comprobación de calidad del escaneado se destruyen al cabo de dos meses.

Desde el punto de vista de la infraestructura, la solución se ejecuta en un entorno Citrix con clientes ligeros que están conectados a la aplicación central del mainframe. Esto ofrece muchas ventajas, entre otras desde el punto de vista de la seguridad, que se ve reforzada también en otros aspectos, ya que la seguridad es clave en los servicios financieros. Sin embargo, los clientes ligeros no podían conectarse directamente a un Scanner. Por este motivo, ProceDo propuso una solución basada en un escáner de red de Kodak Alaris, junto con una aplicación de software que digitaliza por completo los procesos empresariales de Belfius Insurance.

Cada empleado de una oficina de correduría tiene acceso a la aplicación de escaneado mediante un código de inicio de sesión. Los escáneres Kodak ScanStation 730EX, cada uno de los cuales está conectado individualmente a la red de área local (LAN) de una oficina local, seleccionan automáticamente qué funciones están disponibles para qué trabajadores en función de su rol y permisos, y adapta la pantalla del operador de acuerdo con esta configuración.

Una solución para empresas con sucursales y ubicaciones satélite

Las empresas de sectores como los seguros, la banca minorista u otros sectores de servicios financieros, suelen utilizar un modelo descentralizado. Cuando sus procesos documentales se optimizan para adaptarse a distintas ubicaciones, los sistemas informáticos pueden adaptarse y la productividad mejora a nivel local. Las ventajas hablan por sí solas.

El director de ProceDo, Philippe Bodart, menciona un aspecto relativamente único que hace aún más atractiva la solución de digitalización: tras el escaneado, el sistema central envía una confirmación de que ha llegado, de modo que siempre hay un rastro y nadie puede ignorar haber recibido la confirmación. Para Belfius esto era importante, ya que añade un sello con la fecha y una prueba, evitando posibles discusiones. Con 7 u 8 millones de documentos que tratar cada año, los beneficios de este enfoque se hacen evidentes rápidamente.

La evolución hacia la captura descentralizada

Hay una clara evolución hacia enfoques de escaneado distribuido en empresas como Belfius Insurance con un modelo de negocio descentralizado y un enfoque de salida al mercado. Al añadir las comprobaciones necesarias en cuanto a calidad y flujos con confirmaciones, se cumplen todos los requisitos normativos y la ausencia de papel no es un sueño lejano.
Esta evolución hacia el escaneado descentralizado no va a detenerse pronto. Esto es especialmente cierto desde que las nuevas tecnologías permiten un enfoque de captura ubicua, independientemente de los dispositivos (clientes ligeros, PC, móviles, MFP, una mezcla de todo). Entre ellas captura basada en web a través de aplicaciones móviles, navegadores o incluso integrada en aplicaciones de línea de negocio.

Belfius Insurance y ProceDo: socios en el éxito con 315 escáneres KODAK Alaris

Para las empresas descentralizadas, los escáneres en red y soluciones como la desplegada por Belfius Insurance y construida por ProceDo ofrecen todas las ventajas que necesitan los departamentos de TI.
Las empresas que necesitan un enfoque rápido y descentralizado no tienen que preocuparse por el tiempo ni por una implementación complicada. Sabiendo que Belfius Insurance quería un despliegue de escáneres rápido, sencillo y asequible, Pierre Leijder de ProceDo diseñó una solución que funcionaba desde el primer momento, de forma plug and play.

ProceDo preconfiguró los 315 escáneres de red, los envió, los desembaló y los conectó sin ninguna interrupción de la actividad empresarial, totalmente a tiempo y, por último pero no menos importante, ¡según el presupuesto!