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Belfius Assurances, leader dans le secteur des assurances en Belgique, numérise ses documents de manière décentralisée depuis huit ans. La capture de documents se fait de manière distribuée dans les plus de 300 bureaux de courtiers (sous la marque DVV Verzekeringen/Assurances) de Belfius Insurance.
Scanner décentralisé : éviter les goulots d'étranglement et travailler plus rapidement et plus efficacement
Parmi les principaux avantages de cette approche de capture distribuée, selon Martin Melengier, consultant en changement et chef de projet chez Belfius Insurance : la numérisation ne devient pas un goulot d'étranglement central et les courtiers en assurance peuvent travailler plus rapidement et de manière plus professionnelle et plus efficace.
Pour y parvenir, Belfius Insurance a choisi la solution de numérisation unique de ProceDo en combinaison avec des scanners de documentsde Kodak Alaris, plus précisément 315 scanners de réseau intelligents KODAK ScanStation 730EX.
Comment cela fonctionne-t-il ? Les documents sont scannés de manière décentralisée à l'aide des scanners Kodak et classés automatiquement grâce à une intégration intelligente avec le logiciel Kofax. Les dossiers peuvent ainsi être suivis rapidement et classés par ordre de priorité. En outre, la solution de numérisation permet aux agents locaux d'optimiser leur flux de travail, grâce à une connexion avec les systèmes locaux.
Sans papier avec une stratégie de capture connectée et sécurisée dans la pratique
Comment cela rend Belfius Insurance sans papier ?
La qualité des images numérisées est optimisée et vérifiée afin de s'assurer qu'il n'y a pas d'erreurs. Tous les documents papier qui ont été capturés et qui ont passé le contrôle de qualité de la numérisation sont détruits après deux mois.
Du point de vue de l'infrastructure, la solution fonctionne dans un environnement Citrix avec des clients légers qui sont connectés à l'application centrale de l'ordinateur central. Cela offre de nombreux avantages, notamment en termes de sécurité, qui est renforcée à d'autres égards, car la sécurité est essentielle dans les services financiers. Cependant, les clients légers ne pouvaient pas être directement connectés à un Scanner. C'est pourquoi ProceDo a proposé une solution basée sur un scanner réseau de Kodak Alaris, accompagné d'une application logicielle qui numérise entièrement les processus d'entreprise chez Belfius Insurance.
Chaque employé d'un bureau de courtage a accès à l'application de numérisation à l'aide d'un code d'accès.Les Kodak scanners ScanStation 730EX, qui sont chacun individuellement connectés au réseau local (LAN) d'un bureau local sélectionnent alors automatiquement quelles fonctions sont disponibles pour quels travailleurs en fonction de leur rôle et de leurs autorisations, et adapte l'écran de l'opérateur en fonction de ces paramètres.
Une solution pour les entreprises avec des succursales et des sites satellites
Les entreprises dans des secteurs tels que l'assurance, la banque de détail ou d'autres secteurs de services financiers, utilisent souvent un modèle décentralisé. Lorsque leurs processus documentaires sont optimisés pour s'adapter aux différents sites, les systèmes informatiques peuvent s'adapter et la productivité s'améliore au niveau local. Les avantages parlent d'eux-mêmes.
Le directeur de ProceDo, Philippe Bodart, mentionne un aspect relativement unique qui rend la solution de numérisation encore plus attrayante : après la numérisation, le système central envoie une confirmation de l'arrivée du document, de sorte qu'il y a toujours une trace et que personne ne peut ignorer avoir reçu la confirmation. Pour Belfius, cet aspect était important car il ajoute un cachet de date et une preuve, évitant ainsi toute discussion possible. Avec 7 à 8 millions de documents à traiter chaque année, les avantages de cette approche deviennent rapidement évidents.
L'évolution vers la capture décentralisée
Il y a clairement une évolution vers des approches de numérisation distribuées dans des entreprises telles que Belfius Insurance avec un modèle d'entreprise décentralisé et une approche go-to-market. En ajoutant les contrôles nécessaires concernant la qualité et les flux avec des confirmations, toutes les exigences réglementaires sont respectées et le zéro papier n'est pas un rêve lointain.
Cette évolution vers la numérisation décentralisée n'est pas prête de s'arrêter de sitôt. C'est d'autant plus vrai que les nouvelles technologies permettent une approche de capture omniprésente, quels que soient les appareils (clients légers, PC, mobiles, MFP, un mélange de tout). Parmi ces technologies, citons capture sur le web via des applications mobiles, des navigateurs ou même embarquées dans des applications métier.
Les assurances Belfius et ProceDo : partenaires de la réussite avec 315 scanners KODAK Alaris
Pour les entreprises décentralisées, les scanners en réseau et les solutions telles que celle déployée par les assurances Belfius et construite par ProceDo offrent tous les avantages dont les services informatiques ont besoin.
Les entreprises qui ont besoin d'une approche rapide et décentralisée n'ont pas à s'inquiéter du temps ou d'une mise en œuvre difficile. Sachant que Belfius Insurance souhaitait un déploiement rapide, facile et abordable des scanners, Pierre Leijder de ProceDo a conçu une solution prête à l'emploi, de manière plug and play.
L'ensemble des 315 scanners réseau ont été préconfigurés par ProceDo, expédiés, déballés et branchés sans interruption d'activité, dans le respect des délais et, enfin, du budget !
Les scanners réseau ont été conçus par ProceDo et construits par ProceDo.
