Situação

A Go Systems, parceira da Kodak Alaris, é uma fornecedora líder de tecnologia, serviços e soluções projetados para ajudar os clientes do setor público a trabalhar de forma mais inteligente e acelerar sua transformação digital. A empresa, sediada em Sydney, é uma consultora de confiança para seus clientes, ajudando-os a aproveitar todo o potencial das mais recentes soluções de hardware e software necessárias para executar as melhores operações de digitalização da categoria e maximizar o retorno sobre o investimento.

Um forte histórico de altas taxas de retenção de clientes e relacionamentos duradouros pode ser atribuído ao seu compromisso de fornecer um valor excepcional ao cliente. Por meio de sua comprovada metodologia de "Processo e Fluxo de Trabalho", a Go Systems garante que o investimento dos clientes em TIC seja inteligente e que a tecnologia fornecida maximize a eficiência, aumente a produtividade dos aplicativos e economize dinheiro.

A Go Systems conta com muitos conselhos locais em New South Wales entre sua base de clientes, incluindo um dos maiores da região, e fez uma parceria com a Kodak Alaris para fornecer as melhores soluções de hardware e software de captura da categoria. Aproveitando sua vasta experiência no setor público, a Go Systems trabalha em estreita colaboração com o conselho sediado em Sydney, aprofundando-se para entender completamente seus requisitos e objetivos em termos de estratégia digital. O resultado final é um roteiro de tecnologia projetado para garantir que o conselho atinja e supere todas as suas metas, desde o aumento do rendimento, melhorando a precisão das informações capturadas, até a economia de dinheiro.

O Desafio

O departamento de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (EDM) do conselho é composto por três pessoas em tempo integral. A equipe conta com o apoio de outros funcionários que estão em reabilitação de várias lesões e que ajudam no elemento mais demorado da digitalização - a preparação dos dados.

A equipe de EDM é encarregada de digitalizar todos os documentos em papel criados em todos os departamentos - desde registros financeiros, aplicativos de desenvolvimento, arquivos de creches, arquivos de RH, planilhas de horários e rotas de funcionários, até aplicativos de planejamento. Os volumes continuam a aumentar ano após ano e o maior desafio é que há poucos sinais de que essa tendência diminuirá no futuro imediato.

Nos últimos tempos, houve um boom imobiliário na região, o que resultou em um aumento nos pedidos de desenvolvimento. Em geral, esses arquivos são muito grandes, armazenados separadamente e enviados em sua totalidade para serem digitalizados depois de aprovados. Com salas cheias de caixas a serem digitalizadas, manter o controle da digitalização diária é um desafio, tanto que a terceirização para várias agências é um pré-requisito.

Solução

O chefe do departamento está preocupado em manter o controle do fluxo de trabalho diário e, por isso, conta com o suporte consultivo contínuo da Go Systems para garantir que a operação continue a aproveitar a melhor tecnologia da categoria para se manter à frente do jogo. O conselho tem uma frota de onze Scanners da Kodak conectados em rede. Isso inclui dois Scanners i2600 e i3200, três modelos i3400 e i4200, bem como um Scanner i1440, executados com o software KODAK i3400 Software Network Edition. Além dos scanners instalados no EDM, outros scanners também estão localizados em locais externos, onde são utilizados para tarefas específicas, como na função de contas a pagar.

O Capture está mudando de digitalização para arquivamento para digitalização para processamento e, para apoiar isso, o conselho migrou recentemente para a plataforma TechnologyOne Enterprise Content Management (ECM). A Go Systems trabalhou com o conselho para automatizar e simplificar os fluxos de trabalho, permitindo que as informações fossem digitalizadas diretamente em pastas predefinidas, armazenadas em aplicativos de linha de negócios (LoB), usadas e gerenciadas de qualquer dispositivo, em qualquer lugar e a qualquer momento.

Resultados

Com uma equipe pequena e uma carga de trabalho cada vez maior, garantir o máximo de eficiência e produtividade no EDM é essencial para assegurar uma transformação digital bem-sucedida. Um contrato de suporte anual, que inclui até duas visitas preventivas ao local por um engenheiro qualificado, garante o máximo de tempo de atividade. O departamento de EDM lida com documentos de diferentes tamanhos e formatos, desde papel cebola, documentos de entrega carbonizados e tudo o que estiver entre eles, até A0. A qualidade da imagem é uma alta prioridade, um requisito que levou a equipe a migrar de uma frota de vários fornecedores para uma que agora inclui apenas Scanners da Kodak Alaris. A quantidade de papel a ser processada é tão grande que o conselho também usa bureaus, mas como a consistência da qualidade é fundamental, ele só terceiriza para bureaus que operam frotas de scanners da Kodak Alaris.

Antes de mudar para uma frota de scanners da Kodak Alaris, o conselho estava frustrado, pois tinha que lidar com problemas de manuseio de papel, modelos antigos que não eram capazes de lidar com o rendimento desejado, facilidade de gerenciamento dos documentos digitalizados e qualidade inadequada das imagens capturadas. Usando os scanners da Kodak Alaris, uma vez que o papel tenha sido preparado, a digitalização para aplicativos comerciais é muito rápida e eficaz. Graças à qualidade de imagem incomparável, os scanners reduziram significativamente o número de documentos que exigem novas digitalizações e intervenções manuais do operador, o que custa tempo e dinheiro. A capacidade de alimentar lotes mistos, sem se preocupar com velocidades de processamento mais baixas ou com uma saída consistente e de alta qualidade, também está economizando o tempo gasto com a pré-classificação manual de documentos.

Concebido para funcionar perfeitamente com qualquer scanner da Kodak Alaris, o Software KODAK Capture Pro oferece recursos inteligentes que aumentam a produtividade e melhoram a eficiência.

Principais benefícios

Graças à melhor tecnologia de captura da categoria e à capacidade de processar e encaminhar informações em vários sistemas de forma rápida e precisa, o conselho conseguiu reduzir o custo do processo de digitalização, bem como o tempo de processamento final.

  • O Capture Pro Software, que permite que lotes de papel sejam rapidamente convertidos em imagens de alta qualidade, facilita muito a limpeza das imagens. Ele também oferece extração robusta de dados e entrega perfeita para aplicativos comerciais.
  • O suporte consultivo e a orientação contínuos da Go Systems garantem que a solução do conselho seja escalonável e que ele obtenha o melhor valor de cada novo investimento em tecnologia.

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