Situation

Go Systems, partenaire de Kodak Alaris, est un fournisseur de premier plan de technologies, de services et de solutions conçus pour aider les clients du secteur public à travailler plus intelligemment et à accélérer leur transformation numérique. La société basée à Sydney est un conseiller de confiance pour ses clients, les aidant à exploiter le plein potentiel des dernières solutions matérielles et logicielles requises pour exécuter les meilleures opérations de numérisation de leur catégorie, et à maximiser leur retour sur investissement.

Un solide palmarès de taux élevés de fidélisation de la clientèle et de relations de longue date peut être attribué à son engagement à fournir une valeur client exceptionnelle. Grâce à sa méthodologie éprouvée " Process and Workflow ", Go Systems s'assure que l'investissement de ses clients dans les TIC est judicieux et que la technologie fournie maximise l'efficacité, augmente la productivité des applications et permet de réaliser des économies.

Go Systems compte parmi ses clients de nombreux conseils locaux de la Nouvelle-Galles du Sud, dont l'un des plus importants de la région, et s'est associé à Kodak Alaris pour fournir les meilleures solutions matérielles et logicielles de capture de sa catégorie. S'appuyant sur sa vaste expérience du secteur public, Go Systems travaille en étroite collaboration avec le conseil municipal de Sydney, s'efforçant de bien comprendre ses besoins et ses objectifs en termes de stratégie numérique. Le résultat final est une feuille de route technologique conçue pour garantir que le conseil atteigne et dépasse tous ses objectifs, qu'il s'agisse d'augmenter le débit, d'améliorer la précision des informations capturées ou de réaliser des économies.

Le défi

Le service de gestion électronique des documents (GED) du conseil est composé de trois personnes à temps plein. L'équipe est soutenue par d'autres employés en rééducation suite à diverses blessures, qui aident à l'élément le plus chronophage de la numérisation - la préparation des données.

L'équipe de GED est chargée de numériser tous les documents papier créés dans tous les services - des dossiers financiers aux demandes de développement, en passant par les dossiers des centres de garde d'enfants, les dossiers des ressources humaines, les feuilles de temps et les rotations du personnel, jusqu'aux demandes d'aménagement. Les volumes continuent d'augmenter d'année en année et le plus grand défi est qu'il n'y a pas de signe de ralentissement de cette tendance dans l'avenir immédiat.

Récemment, il y a eu un boom immobilier dans la région, ce qui a entraîné une augmentation des demandes de développement. Ces dossiers sont généralement très volumineux, stockés séparément et envoyés dans leur intégralité pour être numérisés une fois approuvés. Avec des salles remplies de boîtes à scanner, la maîtrise de la numérisation quotidienne est un défi, à tel point que l'externalisation auprès de divers bureaux est une condition préalable.

Solution

Le chef de service est accaparé par la maîtrise du flux de travail quotidien et compte donc sur le soutien consultatif continu de Go Systems pour s'assurer que l'opération continue à tirer parti de la meilleure technologie pour rester à la pointe du progrès. Le conseil dispose d'un parc de onze Kodak Scanner en réseau. Il s'agit de deux Scanner i2600 et i3200, de trois modèles i3400 et i4200, ainsi que d'un Scanner i1440, fonctionnant avec le Logiciel KODAK Capture Pro Network Edition. En plus des scanners installés dans la GED, d'autres scanners sont également situés dans des lieux hors site où ils sont utilisés pour des tâches spécifiques telles que la fonction de comptabilité fournisseurs.

Capture passe de la numérisation à l'archivage, à la numérisation au traitement, à l'appui de cela, le conseil a récemment migré vers la plate-forme de gestion de contenu d'entreprise (ECM) de TechnologyOne. Go Systems a travaillé avec le conseil pour automatiser et rationaliser les flux de travail, permettant aux informations d'être numérisées directement dans des dossiers prédéfinis, stockées dans des applications de ligne de métier (LoB), utilisées et gérées à partir de n'importe quel appareil, partout et à tout moment.

Résultats

Avec une petite équipe et une charge de travail en constante augmentation, assurer une efficacité et une productivité maximales au sein de la GED est essentiel pour assurer une transformation numérique réussie. Un contrat d'assistance annuel, qui comprend jusqu'à deux visites préventives sur site par un ingénieur qualifié, garantit un temps de fonctionnement maximal. Le service GED traite des documents de tailles et de formats différents, allant du papier oignon aux documents de livraison carbonisés, en passant par tous les documents intermédiaires jusqu'au format A0. La qualité de l'image est une priorité absolue, une exigence qui a conduit l'équipe à migrer d'un parc multifournisseur à un parc qui ne comprend désormais que des scanners de Kodak Alaris. Avant de passer à un parc de scanners Kodak Alaris, le conseil était frustré par les problèmes de manipulation du papier, les anciens modèles incapables de traiter le débit souhaité, la facilité de gestion des documents numérisés et la qualité inadéquate des images capturées. Avec les scanners de Kodak Alaris, une fois le papier préparé, la numérisation dans les applications professionnelles est très rapide et efficace. Grâce à une qualité d'image inégalée, les scanners ont permis de réduire considérablement le nombre de documents nécessitant une nouvelle numérisation et l'intervention d'un opérateur manuel, ce qui est à la fois coûteux en temps et en argent. La possibilité d'alimenter des lots mixtes, sans se soucier de la baisse des vitesses de traitement ou d'une qualité de sortie constante et élevée, permet également d'économiser le temps passé à pré-trier manuellement les documents.

Conçu pour fonctionner de manière transparente avec tous les scanners de Kodak Alaris, le Logiciel Kodak Capture Pro, offre des fonctionnalités intelligentes qui permettent d'augmenter la productivité et d'améliorer l'efficacité.

Avantages clés

Grâce à une technologie de capture de premier ordre et à la capacité de traiter et d'acheminer les informations dans divers systèmes avec rapidité et précision, le conseil a pu réduire le coût du processus de numérisation ainsi que les délais de traitement de bout en bout.

  • Le Logiciel Capture Pro, qui permet de convertir rapidement des lots de papier en images de haute qualité, rend le nettoyage des images très facile. Il offre également une extraction de données robuste et une livraison transparente aux applications commerciales.
  • L'assistance et les conseils continus de Go Systems garantissent l'évolutivité de la solution du conseil municipal et l'optimisation de chaque nouvel investissement technologique.

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