Situación

Go Systems, socio de Kodak Alaris, es un proveedor líder de tecnología, servicios y soluciones diseñados para ayudar a los clientes del sector público a trabajar de forma más inteligente y acelerar su transformación digital. La empresa con sede en Sídney es un asesor de confianza para sus clientes, ayudándoles a aprovechar todo el potencial de las últimas soluciones de hardware y software necesarias para ejecutar las mejores operaciones de escaneado de su clase y maximizar su retorno de la inversión.

Un sólido historial de altas tasas de retención de clientes y relaciones duraderas se puede atribuir a su compromiso de ofrecer un valor excepcional al cliente. A través de su probada metodología de "procesos y flujos de trabajo", Go Systems garantiza que la inversión de los clientes en TIC sea inteligente y que la tecnología proporcionada maximice la eficiencia, aumente la productividad de las aplicaciones y ahorre dinero.

Go Systems cuenta con muchos ayuntamientos de Nueva Gales del Sur entre su base de clientes, incluido uno de los más grandes de la región, y se ha asociado con Kodak Alaris para proporcionar las mejores soluciones de hardware y Software de captura. Aprovechando su amplia experiencia en el sector público, Go Systems colabora estrechamente con el ayuntamiento de Sídney y profundiza en sus necesidades y objetivos en términos de estrategia digital. El resultado final es una hoja de ruta tecnológica diseñada para garantizar que el ayuntamiento cumpla y supere todos sus objetivos, desde aumentar el rendimiento y mejorar la precisión de la información capturada hasta ahorrar dinero.

El reto

El departamento de gestión electrónica de documentos (EDM) del ayuntamiento está formado por tres personas a tiempo completo. El equipo cuenta con el apoyo de otros empleados que están en rehabilitación de diversas lesiones y que ayudan con el elemento que más tiempo consume en la digitalización: la preparación de datos.

El equipo de GED se encarga de digitalizar todos los documentos en papel creados en todos los departamentos: desde registros financieros, solicitudes de desarrollo, archivos de guarderías, hasta archivos de recursos humanos, hojas de horario y rotaciones del personal, pasando por solicitudes de planificación. Los volúmenes siguen aumentando año tras año y el mayor reto es que hay pocos indicios de que esta tendencia vaya a remitir en un futuro inmediato.

En los últimos tiempos, se ha producido un boom inmobiliario en la región, lo que se ha traducido en un aumento de las solicitudes de urbanización. Estos expedientes suelen ser muy voluminosos, se almacenan por separado y se envían en su totalidad para ser digitalizados una vez aprobados. Con las salas repletas de cajas para escanear, mantenerse al día en el escaneado diario es todo un reto, hasta el punto de que la subcontratación de varias agencias es un requisito previo.

Solución

El jefe de departamento se ve desbordado por la necesidad de mantenerse al día en el flujo de trabajo diario y, como tal, confía en el apoyo consultivo continuo de Go Systems para garantizar que la operación continúa aprovechando la mejor tecnología de su clase para mantenerse a la vanguardia. El ayuntamiento cuenta con una flota de once escáneres Kodak conectados en red. Esto incluye dos i2600 e i3200 Scanners, tres modelos i3400 e i4200, así como un i1440 Scanner, que funcionan con Kodak Capture Pro Software Network Edition. Además de los escáneres instalados en EDM, también hay otros escáneres en ubicaciones externas donde se utilizan para tareas específicas, como en la función de cuentas por pagar.

Capture está pasando de escanear para archivar a escanear para procesar; para ello, el ayuntamiento ha migrado recientemente a la plataforma de gestión de contenidos empresariales (ECM) TechnologyOne. Go Systems trabajó con el ayuntamiento para automatizar y agilizar los flujos de trabajo, permitiendo que la información se escanee directamente en carpetas predefinidas, se almacene en aplicaciones de línea de negocio (LoB) y se utilice y gestione desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en cualquier momento.

Resultados

Con un equipo pequeño y una carga de trabajo cada vez mayor, garantizar la máxima eficiencia y productividad dentro de la GED es esencial para asegurar el éxito de la transformación digital. Un acuerdo de asistencia anual, que incluye hasta dos visitas preventivas in situ de un ingeniero cualificado, garantiza el máximo tiempo de actividad. El departamento de EDM maneja documentos de diferentes tamaños y formatos, desde papel cebolla, documentos de entrega carbonizados y todo lo que hay entre medias hasta A0. La calidad de imagen es una prioridad, un requisito que llevó al equipo a migrar de una flota de varios proveedores a una que ahora sólo incluye escáneres de Kodak Alaris. La cantidad de papel que hay que procesar es tan grande que también recurre a agencias, pero como la uniformidad de la calidad es clave, sólo subcontrata a agencias que operan con flotas de escáneres de Kodak Alaris.

Antes de cambiar a una flota de escáneres de Kodak Alaris, el ayuntamiento se sentía frustrado por tener que lidiar con problemas de manejo de papel, modelos heredados que no eran capaces de gestionar el rendimiento deseado, la facilidad de gestión de los documentos escaneados y la calidad inadecuada de las imágenes capturadas. Con los escáneres de Kodak Alaris, una vez preparado el papel, el escaneado en las aplicaciones empresariales es muy rápido y eficaz. Gracias a una calidad de imagen inigualable, los escáneres han reducido significativamente el número de documentos que requieren nuevos escaneados e intervenciones manuales del operador, lo que cuesta tiempo y dinero. La capacidad de alimentar lotes mixtos, sin preocuparse por una menor velocidad de rendimiento o una salida consistente y de alta calidad, también está ahorrando tiempo dedicado a la preclasificación manual de documentos.

Diseñado para trabajar sin problemas con cualquier escáner de Kodak Alaris, Kodak Capture Pro Software, proporciona capacidades inteligentes que aumentan la productividad y mejoran la eficiencia.

Beneficios clave

Gracias a la mejor tecnología de captura y a la capacidad de procesar y enviar información a través de varios sistemas de forma rápida y precisa, el ayuntamiento ha podido reducir el coste del proceso de escaneado, así como los tiempos de procesamiento de principio a fin.

  • El Capture Pro Software, que permite convertir rápidamente lotes de papel en imágenes de alta calidad, facilita la limpieza de imágenes. Además, ofrece una extracción de datos sólida y una entrega sin problemas a las aplicaciones empresariales.
  • La asistencia y el asesoramiento continuos de Go Systems garantizan que la solución del ayuntamiento sea escalable y que se obtenga el máximo rendimiento de cada nueva inversión en tecnología.

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