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Kodak Alaris
O escritório do escrivão do condado de Bexar, no Texas, serve como uma história inspiradora para todas as organizações que enfrentam acúmulos gigantescos de registros em papel - especialmente escritórios do governo que enfrentam um fluxo constante de documentos recebidos e mandatos de retenção de registros de longa data.
O condado de Bexar é um dos 20 maiores condados dos EUA. A capital é San Antonio, e isso inclui o Álamo, portanto, há muita história lá e toneladas de registros em papel armazenados em vários locais. Quando Lucy Adame-Clark assumiu o cargo de escrivã do condado de Bexar, ela herdou um acúmulo de mais de 40 anos de registros em papel arquivados em caixas suficientes para encher um depósito. Isso incluía registros de tribunais civis e criminais, escrituras de fideicomisso, sucessões e muitos outros registros associados ao escrivão do condado, aos tribunais e ao tesoureiro.
Além disso, ela teve que inovar e modernizar rapidamente as operações de gerenciamento de documentos para vários escritórios do governo em todo o condado. Uma colaboração entre a equipe do condado de Bexar, a Compu-Data International e a Kodak Alaris finalmente trouxe o gerenciamento de documentos do condado de Bexar para a era digital.
Em resumo, essa iniciativa de digitalização melhorou significativamente o serviço prestado à comunidade, elevou o moral dos funcionários e agilizou o funcionamento do sistema judicial.
O Condado de Bexar conta com a Kodak Info Input Solution e os Kodak i4250 Scanner para ajudar a enfrentar seus desafios de gerenciamento de documentos. No primeiro mandato de Lucy, o escritório do escrivão do condado conseguiu digitalizar e melhorar o acesso a mais da metade de seu acúmulo de papéis. Agora, em seu segundo mandato, eles esperam processar totalmente o restante da lista de pendências. Além disso, seus novos fluxos de trabalho de documentos agora capturam documentos impressos à medida que eles chegam, sem criar nenhum novo acúmulo.
Com a orientação da Compu-Data e da Kodak Alaris, eles transferiram seus Scanners de documentos para os balcões de atendimento para que possam classificar automaticamente os novos registros e carregar os dados no sistema do tribunal sem demora.
Os resultados até o momento foram um enorme alívio para a equipe do condado e para a comunidade que eles atendem. Sua eficiência operacional foi amplamente aprimorada em todos os escritórios. Todos os departamentos conseguiram modernizar seus processos e se tornaram muito mais produtivos. Os funcionários do condado de Bexar não estão mais enterrados em uma papelada monótona, e outras agências governamentais e o público podem acessar informações importantes em tempo real. A equipe agora está disponível para se concentrar no serviço comunitário e nas necessidades de seus cidadãos, em vez de ficar embaralhando papéis.
Em resumo, essa iniciativa de digitalização melhorou significativamente o serviço prestado à comunidade, elevou o moral dos funcionários e agilizou o funcionamento do sistema judicial.
À medida que o condado de Bexar continua caminhando em direção ao futuro, as soluções Kodak Alaris continuarão a desempenhar um papel fundamental na simplificação dos fluxos de trabalho de documentos e na melhoria dos serviços à comunidade. Essa implementação bem-sucedida demonstra como as soluções Kodak Alaris podem ajudar organizações de todo o mundo a ter sucesso em sua jornada de digitalização, produzindo resultados rápidos e um retorno duradouro sobre o investimento.
