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Kodak Alaris
Das County Clerk's Office in Bexar County, Texas, dient als inspirierendes Beispiel für alle Organisationen, die mit einem gigantischen Rückstau an Papierunterlagen zu kämpfen haben - insbesondere für Regierungsbehörden, die mit einem ständigen Strom eingehender Dokumente und langjährigen Aufbewahrungspflichten konfrontiert sind.
Bexar County ist einer der 20 größten Bezirke in den USA. Die Hauptstadt ist San Antonio, zu der auch The Alamo gehört, also gibt es dort eine Menge Geschichte und tonnenweise Papierunterlagen, die an verschiedenen Orten gelagert werden. Als Lucy Adame-Clark ihr Amt als Bexar County Clerk antrat, erbte sie einen Rückstau von über 40 Jahren an Papierunterlagen, die in Kisten abgeheftet waren, die ein ganzes Lagerhaus füllen konnten. Dazu gehörten zivil- und strafrechtliche Gerichtsakten, Treuhandurkunden, Nachlassakten und viele andere Unterlagen, die mit dem County Clerk, den Gerichten und dem Schatzmeister zusammenhängen.
Darüber hinaus musste sie das Dokumentenmanagement für mehrere Behörden im gesamten Bezirk rasch erneuern und modernisieren. Durch die Zusammenarbeit von Mitarbeitern des Bexar County, Compu-Data International und Kodak Alaris wurde das Dokumentenmanagement des Bexar County schließlich in das digitale Zeitalter überführt.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass diese Digitalisierungsinitiative den Service für die Gemeinde erheblich verbessert, die Arbeitsmoral der Mitarbeiter erhöht und die Arbeitsabläufe im Gerichtssystem beschleunigt hat.
Bexar County vertraut auf Kodak Info Input Solution und Kodak i4250 Scanner, um die Herausforderungen des Dokumentenmanagements zu bewältigen. In Lucys erster Amtszeit konnte das County Clerk's Office mehr als die Hälfte seines Papierbestands digitalisieren und besser zugänglich machen. In ihrer zweiten Amtszeit soll nun der verbleibende Rückstand vollständig abgearbeitet werden. Darüber hinaus erfassen die neuen Dokumenten-Workflows nun die eingehenden Papierdokumente, ohne neue Rückstände zu erzeugen.
Mit Unterstützung von Compu-Data und Kodak Alaris haben sie ihre Scanner an die vorderen Schalter verlegt, so dass sie neue Akten automatisch klassifizieren und die Daten ohne Verzögerung in ihr Gerichtssystem hochladen können.
Die bisherigen Ergebnisse waren eine enorme Erleichterung für die Mitarbeiter des Bezirks und die Gemeinschaft, der sie dienen. Die betriebliche Effizienz wurde in allen Ämtern erheblich verbessert. Alle Abteilungen waren in der Lage, ihre Prozesse zu modernisieren und wesentlich produktiver zu werden. Die Mitarbeiter von Bexar County müssen sich nicht mehr mit eintönigem Papierkram herumschlagen, und andere Behörden und die Öffentlichkeit können in Echtzeit auf wichtige Informationen zugreifen. Die Mitarbeiter können sich nun auf den Gemeindedienst und die Bedürfnisse der Bürger konzentrieren, anstatt Papier zu wälzen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass diese Digitalisierungsinitiative den Service für die Gemeinschaft erheblich verbessert, die Arbeitsmoral der Mitarbeiter erhöht und die Arbeitsabläufe des Gerichtssystems beschleunigt hat.
Auf dem Weg von Bexar County in die Zukunft werden die Lösungen von Kodak Alaris auch weiterhin eine wichtige Rolle bei der Rationalisierung von Dokumenten-Workflows und der Verbesserung von Dienstleistungen für die Gemeinde spielen. Diese erfolgreiche Implementierung zeigt, wie die Lösungen von Kodak Alaris Organisationen auf der ganzen Welt dabei helfen können, ihre Digitalisierung erfolgreich voranzutreiben und dabei schnelle Ergebnisse und einen dauerhaften Return on Investment zu erzielen.
