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Kodak Alaris
La Oficina del Secretario del Condado de Bexar, Texas, es un ejemplo inspirador para todas las organizaciones que se enfrentan a enormes acumulaciones de documentos en papel, especialmente las oficinas gubernamentales que se enfrentan a un flujo constante de documentos entrantes y a antiguos mandatos de conservación de documentos.
El condado de Bexar es uno de los 20 condados más grandes de Estados Unidos. La capital es San Antonio, y eso incluye El Álamo, por lo que hay mucha historia allí y toneladas de registros en papel almacenados en varios lugares. Cuando Lucy Adame-Clark asumió el cargo de secretaria del condado de Bexar, heredó una acumulación de más de 40 años de documentos archivados en cajas como para llenar un almacén. Esto incluía registros de los tribunales civiles y penales, escrituras de fideicomiso, sucesiones y muchos otros registros asociados con el secretario del condado, los tribunales y el tesorero.
Por si fuera poco, la oficina del secretario del condado de Bexar tenía que hacer frente a un gran número de problemas.
Además, tuvo que innovar y modernizar rápidamente las operaciones de gestión de documentos de varias oficinas gubernamentales del condado. Una colaboración entre el personal del condado de Bexar, Compu-Data International y Kodak Alaris llevó finalmente la gestión de documentos del condado de Bexar a la era digital.
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En resumen, esta iniciativa de digitalización ha mejorado significativamente el servicio prestado a la comunidad, ha elevado la moral de los empleados y ha agilizado el funcionamiento del sistema judicial.
El Condado de Bexar confía en Kodak Info Input Solution y Kodak i4250 Scanners para ayudar a abordar sus retos de gestión de documentos. En el primer mandato de Lucy, la oficina del Secretario del Condado fue capaz de digitalizar y mejorar el acceso a más de la mitad de sus documentos atrasados. Ahora, en su segundo mandato, esperan procesar por completo el trabajo pendiente. Además, sus nuevos flujos de trabajo de documentos ahora capturan los documentos en papel a medida que llegan, sin crear ningún nuevo atraso.
Digitalización de documentos en papel.
Con la orientación de Compu-Data y Kodak Alaris, han trasladado sus escáneres de documentos a los mostradores de atención al público para poder clasificar automáticamente los nuevos expedientes y cargar los datos en su sistema judicial sin demora.
Los resultados obtenidos hasta ahora han supuesto un enorme alivio para el personal del condado y la comunidad a la que sirven. Su eficiencia operativa ha mejorado enormemente en todas las oficinas. Todos los departamentos han podido modernizar sus procesos y ser mucho más productivos. Los empleados del condado de Bexar ya no están enterrados en papeleo monótono, y otros organismos gubernamentales y el público pueden acceder a información importante en tiempo real. El personal está ahora disponible para centrarse en el servicio a la comunidad y en las necesidades de sus ciudadanos en lugar de barajar papeles.
Digitalización.
En resumen, esta iniciativa de digitalización ha mejorado significativamente el servicio prestado a la comunidad, ha elevado la moral de los empleados y ha agilizado el funcionamiento del sistema judicial.
En Bexar, el personal está ahora disponible para centrarse en el servicio a la comunidad y en las necesidades de sus ciudadanos, en lugar de revolver papeles.
A medida que el condado de Bexar continúa avanzando hacia el futuro, las soluciones de Kodak Alaris seguirán desempeñando un papel integral en la racionalización de los flujos de trabajo de documentos y en la mejora de los servicios a la comunidad. Esta exitosa implementación demuestra cómo las soluciones de Kodak Alaris pueden ayudar a las organizaciones de todo el mundo a tener éxito en su viaje de digitalización, produciendo resultados rápidos y un retorno de la inversión duradero.
