Aumente a produtividade de sua sala de correspondência

A maioria das empresas tem uma sala de correspondência movimentada com uma variedade de tipos de documentos a serem processados. Todos os dias, os funcionários da sala de correspondência gerenciam um fluxo constante de documentos de diferentes comprimentos, espessuras e qualidades, e todos eles devem ser rapidamente digitalizados e distribuídos para as pessoas certas. Essa é uma parte essencial dos negócios cotidianos que muitas pessoas ignoram.

A digitalização de documentos é apenas parte do processo de digitalização. É comum ver nas salas de correspondência vários funcionários concentrados na pré-classificação e na preparação de documentos para digitalização e, em seguida, tendo que lidar com erros de alimentação e atolamentos de papel. Isso é frustrante para os funcionários e caro para a organização em termos de custos de recursos humanos.

Felizmente, a Kodak Alaris pode ajudar você a sobrecarregar sua sala de correspondência e agilizar o processo de digitalização com uma combinação de manuseio superior de papel, qualidade de imagem excepcional e captura e distribuição inteligente de dados.

ABLI constatou que nossos Scanners superaram consistentemente a concorrência, com uma média de 20% a mais de precisão de OCR.Esse é um fator crítico para garantir a integridade dos dados downstream.

Tratamento superior de papel

Acreditamos que nossos scanners de documentos têm o manuseio de papel mais confiável do setor, e o Buyers Lab International (BLI), uma agência independente de testes de tecnologia, concorda. Seus testes concluíram que os scanners da Kodak Alaris minimizam com sucesso os erros de alimentação e demonstraram uma redução de 95% nos atolamentos de papel. Além disso, os usuários podem alimentar lotes mistos à medida que eles chegam sem sacrificar a velocidade. Isso ajuda a garantir uma saída consistente e de alta qualidade e reduz significativamente o tempo de pré-classificação manual.

Qualidade da imagem + Precisão de OCR = Integridade dos dados

Muitos dos dados digitalizados em uma sala de correspondência são usados em processos posteriores para permitir transações e geração de receita. Quando a qualidade da imagem digitalizada é ruim, os dados essenciais aos negócios podem ser ilegíveis para os sistemas automatizados. Isso cria gargalos, tempos lentos de resposta ao cliente e custos desnecessários.

Nossos scanners apresentam a Tecnologia Perfect Page, que produz a melhor imagem possível, sempre. De fato, a BLI descobriu que nossos scanners superam consistentemente a concorrência, com uma média de 20% a mais de precisão de OCR. Esse é um fator essencial para garantir a integridade dos dados downstream.

Distribuição e armazenamento automáticos de dados

Depois que um documento é digitalizado, o próximo desafio é garantir que ele chegue à pessoa ou ao departamento certo para atender às expectativas sobre os tempos de resposta do cliente, o processamento de contas a pagar, os contratos de nível de serviço e até mesmo a conformidade normativa. Para otimizar com êxito a digitalização e o processamento de grandes volumes de entrada de uma ampla variedade de documentos essenciais aos negócios, você precisa da solução tecnológica certa.

Para acelerar a identificação, a indexação e o roteamento de dados, muitas organizações usam códigos de barras em seus documentos ou patch sheets (divisores com código de barras) entre lotes. Os códigos de barras e os patch sheets contêm informações codificadas sobre o tipo de documento, dados de indexação que precisam ser adicionados, regras sobre como o arquivo deve ser nomeado e onde o registro deve ser armazenado.

Nossos Scanners de documentos têm tecnologia integrada de leitura de código de barras para identificar e extrair automaticamente dados de códigos de barras e folhas de patch. Essas informações podem então ser enviadas com imagens digitalizadas para uso em processos posteriores. Isso praticamente elimina a entrada manual de dados e o erro humano. Além disso, nosso software Smart Touch está integrado, facilitando o acionamento desses recursos com o simples pressionar de um botão.

A Kodak Alaris faz sentido

Existimos para ajudar o mundo a fazer sentido das informações. Atendemos a todas as necessidades comerciais relacionadas a fluxos de trabalho de captura de informações, incluindo os desafios enfrentados em salas de correspondência de alto volume. Deixe-nos ajudá-lo a turbinar sua sala de correspondência e liberar sua empresa para atingir novos patamares de eficiência e produtividade. Entre em contato conosco hoje mesmo para saber mais!