Aumente la productividad de su sala de expedición

La mayoría de las empresas tienen una sala de correo con mucho trabajo y una gran variedad de tipos de documentos entrantes que procesar. Cada día, los empleados de la sala de correo gestionan un flujo constante de documentos de distintas longitudes, grosores y calidades, y todos ellos deben escanearse rápidamente y distribuirse a las personas adecuadas. Se trata de una parte fundamental del día a día de la empresa que mucha gente pasa por alto.

El escaneado de documentos es una parte fundamental del día a día de la empresa.

El escaneado de documentos es sólo una parte del proceso de digitalización. En las salas de correo es habitual ver a varios empleados centrados en preclasificar y preparar los documentos para su escaneado, y luego tener que lidiar con errores de alimentación y atascos de papel. Esto es frustrante para los trabajadores y caro para la organización en términos de costes de recursos humanos.

Afortunadamente, Kodak Alaris puede ayudarle a supercargar su sala de correo y agilizar el proceso de digitalización con una combinación de manejo de papel superior, calidad de imagen excepcional y captura y distribución de datos inteligente.

BLI descubrió que nuestros Scanners superaban sistemáticamente a la competencia, con una media de un 20% más de precisión de OCR. Este es un factor crítico para garantizar la integridad de los datos posteriores.

Manejo superior del papel

Creemos que nuestros escáneres de documentos tienen el manejo de papel más fiable del sector, y Buyers Lab International (BLI), una agencia independiente de pruebas tecnológicas, está de acuerdo. Sus pruebas concluyeron que los escáneres de Kodak Alaris minimizan con éxito los atascos de papel y demostraron una reducción del 95%. Además, los usuarios pueden alimentar lotes mixtos a medida que llegan sin sacrificar la velocidad. Esto ayuda a garantizar una salida consistente y de alta calidad y reduce significativamente el tiempo de preclasificación manual.

Calidad de imagen + precisión de OCR = integridad de datos

Muchos de los datos escaneados en una sala de expedición se utilizan en procesos posteriores para permitir transacciones y generar ingresos. Cuando la calidad de la imagen escaneada es deficiente, los datos críticos para el negocio pueden resultar ilegibles para los sistemas automatizados. Esto crea cuellos de botella, ralentiza los tiempos de respuesta al cliente y genera costes innecesarios.

Nuestros escáneres cuentan con Tecnología Perfect Page que produce la mejor imagen posible, en todo momento. De hecho, BLI descubrió que nuestros escáneres superaban sistemáticamente a los de la competencia, con una media de un 20% más de precisión de OCR. Este es un factor crítico para garantizar la integridad de los datos posteriores.

Distribución y almacenamiento automático de datos

Después de escanear un documento, el siguiente reto es asegurarse de que llega a la persona o departamento adecuado para cumplir las expectativas sobre tiempos de respuesta al cliente, procesamiento de cuentas por pagar, acuerdos de nivel de servicio e incluso cumplimiento normativo. Para agilizar con éxito la digitalización y el procesamiento de grandes volúmenes de entrada de una amplia variedad de documentos críticos para la empresa, necesita la solución tecnológica adecuada.

Para agilizar la digitalización y el procesamiento de grandes volúmenes de entrada de una amplia variedad de documentos críticos para la empresa, necesita la solución tecnológica adecuada.

Para acelerar la identificación, indexación y enrutamiento de datos, muchas organizaciones utilizan códigos de barras en sus documentos u hojas de parcheo (separadores con códigos de barras) entre lotes. Los códigos de barras y las hojas de parche contienen información codificada sobre el tipo de documento, los datos de índice que deben añadirse, las reglas sobre cómo debe nombrarse el archivo y dónde debe almacenarse el registro.

Nuestros escáneres de documentos permiten que los documentos se almacenen de forma rápida y sencilla.

Nuestros escáneres de documentos incorporan tecnología de lectura de códigos de barras para identificar y extraer automáticamente los datos de los códigos de barras y las hojas de parche. A continuación, esta información puede enviarse con imágenes escaneadas para su uso en procesos posteriores. Esto elimina prácticamente la introducción manual de datos y los errores humanos. Además, nuestro software Smart Touch está integrado, lo que facilita la activación de estas funciones con sólo pulsar un botón.

La tecnología Smart Touch de Kodak permite escanear los códigos de barras y las hojas de parches de forma automática.

Kodak Alaris tiene sentido

Nosotros existimos para ayudar al mundo a dar sentido a la información. Abordamos todas las necesidades empresariales relacionadas con los flujos de trabajo de captura de información, incluidos los retos a los que se enfrentan las salas de correo de gran volumen. Permítanos ayudarle a potenciar su sala de correo y liberar su negocio para alcanzar nuevas cotas de eficiencia y productividad. Contacte con nosotros hoy mismo para obtener más información