Der Unterschied zwischen Document Capture und IDP - und warum er wichtig ist

Jede Branche und jeder Technologiebereich hat seinen eigenen Jargon - Wörter, Phrasen und Abkürzungen, die für Außenstehende weitgehend bedeutungslos sind, aber den Menschen innerhalb des jeweiligen Sektors geläufig sind. In unserer Branche muss oft der Unterschied zwischen zwei Begriffen geklärt werden: Dokumentenerfassung und Intelligent Document Processing (IDP). Diese Begriffe sind miteinander verwandt, aber in ihrem Umfang recht unterschiedlich.

Dokumentenerfassung

Dokumentenerfassung ist ganz einfach: die Erfassung von Informationen auf einem Dokument, in der Regel ein Papierdokument, das zur Verwendung in Geschäftssystemen digitalisiert werden muss. Dinge wie Papierformulare, Ausweise und Rechnungen werden in einen Scanner eingelegt, der über integrierte Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR) und Bildverbesserungsfunktionen verfügt, um das Papier in ein sauberes digitales Bild umzuwandeln, bei dem jedes Zeichen einzeln für die Datenextraktion und durchsuchbare Speicherung erkannt wird.

Während die Dokumente schnell gescannt werden, wird jede einzelne Seite in eine Dokumentenerfassungssoftware geladen - in unserem Fall KODAK Capture Pro Software. Diese fortschrittliche Dokumentenerfassungssoftware wird in der Regel in Umgebungen eingesetzt, in denen routinemäßig große Mengen an Papierdokumenten verarbeitet werden müssen, die in der Regel in großen Stapeln erfasst werden. Capture Pro gibt diese Stapel schnell in verschiedenen digitalen Formaten und Zielorten aus, und ein beliebter Anwendungsfall ist das so genannte Scan-to-Archive: Digitalisieren, die benötigten Daten abrufen und die digitale Datei irgendwo speichern.

Die Erfassung von Daten, die in Papierform vorliegen, ist für Unternehmen seit Jahrzehnten von grundlegender Bedeutung, und sie ist nach wie vor ein wichtiger Bestandteil des Informationsmanagements - vor allem in papierintensiven Branchen wie dem Gesundheits-, Bildungs- und Finanzwesen sowie dem öffentlichen Sektor. In vielen Unternehmen besteht jedoch ein zunehmender Bedarf, den Prozess der Dokumentenerfassung stärker zu automatisieren. In den meisten Unternehmen sind bereits 70 % der Dokumente, die sie verarbeiten, digital und liegen in verschiedenen Formaten vor. Hier setzt das Intelligent Document Processing (IDP) an.

Intelligente Dokumentenverarbeitung

IDP berücksichtigt alles, was zur Dokumentenerfassung gehört und noch viel mehr - viel mehr. Tatsächlich ist die Erfassung bei IDP nur der erste und grundlegendste Schritt in einem viel umfassenderen Prozess. Die KODAK Info Input Solution ist eine webbasierte IDP-Software, die Dokumente jeglicher Komplexität aus beliebigen Quellen - nicht nur gescannte Papierdokumente und überwachte Ordner, sondern auch E-Mail-Anhänge, mobile Uploads, Online-Formulare und vieles mehr - schnell erfasst und in geschäftskritische Informationen umwandelt, die automatisch validiert und direkt in nachgelagerte Systeme und RPA-Tools (Robotic Process Automation) integriert werden.

Die Info Input Lösung bietet Low-Code- und No-Code-Konfigurationen, die nur minimale Schulungen erfordern, und bietet eine kurze Time-to-Value. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Fähigkeit zur Integration mit führenden KI-Plattformen, wie sie von Microsoft, Google und Amazon angeboten werden.

Dieser "technologieunabhängige" Ansatz, den wir Open Intelligence™ nennen, ist einzigartig auf dem IDP-Markt. Er ermöglicht es Unternehmen, sich vertrauensvoll für eine KI-Plattform zu entscheiden, die ihre Fähigkeiten im Laufe der Zeit automatisch erweitert und so die IDP-Lösung skaliert und zukunftssicher macht.

Hier ist eine andere Perspektive auf die Unterschiede zwischen Dokumentenerfassung und IDP-Funktionen und wo sie sich überschneiden - speziell unsere Softwareangebote für Dokumentenerfassung und IDP. Diese Betrachtungsweise kann Führungskräften dabei helfen, zu entscheiden, wann sie eine Software-Lösung gegenüber einer anderen in Betracht ziehen und wann sie ihr bestehendes Dokumentenerfassungssystem möglicherweise zu einer robusten IDP-Plattform erweitern sollten.

Vorteile der Migration der Dokumentenerfassung in die nächste IDP-Stufe

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Arbeitsabläufe, Bedürfnisse, Ziele und Anforderungen an die Systemintegration. Die richtige Software-Lösung zu finden, hängt von vielen Faktoren ab, aber wir beobachten ein zunehmendes Interesse an Next-Level-IDP-Lösungen, um ein breiteres Spektrum von Geschäftsanforderungen abzudecken und ein höheres Maß an Wettbewerbsdifferenzierung zu erreichen.

Zusätzlich zu den bereits erwähnten Funktionen und Möglichkeiten sind hier einige weitere Vorteile des Einsatzes einer robusten IDP-Plattform unter der Leitung von KODAK Info Input Solution aufgeführt:

• Geringere IT-Arbeitsbelastung
  • Zentrale Einrichtung, Wartung und Unterstützung
  • Eine Installation auf einem Server kann Tausende von Benutzern und Milliarden von Seiten unterstützen
  • Dünne Clients verbinden sich per URL mit dem Server; funktioniert mit jedem modernen Browser
• Signifikant weniger manuelle Arbeit und Risiko menschlicher Fehler
  • Automatisierte KI-gestützte Klassifizierung, Extraktion und Indizierung mit unserer Open Intelligence™ Architektur
  • Automatisierte Validierung über Integrationen wie Datenbankabfrage und 3-Wege-Abgleich
• Vollständige Automatisierung selbst komplexer Dokumentenprozesse
  • Skripting ermöglicht grenzenlose Anpassung und Integration für die Automatisierung von Geschäftsprozessen
• Steigerung der Produktivität und Konzentration der Mitarbeiter
  • Eingebettetes einfaches Scannen auf Knopfdruck in Anwendungen wie Salesforce und SharePoint macht das Wechseln zwischen Anwendungen überflüssig
• Flexible Authentifizierungsmethoden
  • Unterstützt die gängigsten Authentifizierungsmethoden, einschließlich SSO, Active Directory, SAML, OKTA und mehr

Dies ist keine vollständige Liste der Vorteile, aber Sie verstehen, worum es geht. Einige Unternehmen haben eine wachsende Anzahl von Datenverarbeitungsanforderungen, so dass es für sie Sinn macht, ihre Dokumentenerfassungssysteme auf robustere IDP-Plattformen wie die KODAK Info Input Lösung zu migrieren. Für andere Unternehmen deckt die Dokumentenerfassung alle Bereiche ab.

Capture Pro und Info Input Lösung sind nicht umsonst beide preisgekrönte Software-Lösungen. Wie bei den meisten Entscheidungen im Zusammenhang mit Technologie geht es darum, die richtige Lösung zu finden - für Ihre Umgebung, Ihre Arbeitsabläufe und Ihre Geschäftsziele. Wir freuen uns darauf, weiterhin mit Unternehmen und unseren Partnern zusammenzuarbeiten, um die beste Lösung zu finden und Unternehmen auf der ganzen Welt diesen hohen Nutzen zu bieten.