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Contexto:
El cliente, siendo un gran complejo industrial en el segmento de procesamiento de alimentos cuenta con varias naves industriales distribuidas por todo el país. Por su funcionamiento, tiene un volumen recurrente y significativo de compras y cobros de diversos bienes a proveedores de todo el país.
Situación Actual:
Como resultado de las entregas realizadas por el cliente, existe un volumen muy grande de documentos contables y tributarios que reciben sus unidades industriales que están vinculados a sus procesos internos de compras y respectivos pagos a proveedores, resultando en movimientos constantes de importantes volúmenes de documentos físicos con alta logística y costos, culminando en gastos extraordinarios y pagos atrasados a proveedores.
Objetivo:
Digitalizar el proceso de tramitación de pedidos y recibos de pago de proveedores, así como asegurar la puntualidad en el flujo de pagos a proveedores.
Solución:
Adopción de una solución de gestión de flujo y proceso de documentos (PaperOff), así como la implementación de 106 Kodak i940 escáneres, con nuevas compras de forma recurrente para posibles reemplazos y ampliaciones de su estructura de captura de documentos descentralizada.
Beneficios y Resultados:
La adopción de esta solución hizo que el proceso de recepción y pago de materiales en las unidades industriales fuera mucho más oportuno y eficiente, reduciendo los gastos financieros, con la eliminación de retrasos en los pagos, así como una reducción de los costos de las operaciones administrativas vinculadas a las rutinas de compras.
Además de la notable mejora en la puntualidad en los pagos, que trajo un mejor estatus del cliente hacia sus proveedores, se obtuvo una ganancia en los resultados generales del área de compras en relación a la organización.
La percepción general del cliente demostró mejoras en todas las áreas de oportunidad identificadas: Reduciendo la ocurrencia de retrasos en pagos a proveedores, la relación comercial con proveedores, así como los resultados globales en compras.
