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Document scanners fornecem uma maneira eficiente de converter informações analógicas em formato eletrônico para armazenamento e processamento de dados. Para as empresas que trabalham com informações confidenciais, a segurança é um fator crítico na escolha da melhor solução de digitalização de documentos.
Como os scanners de documentos lidam com os dados
A maioria dos scanners de documentos contém armazenamento não volátil (NVRAM) e memória volátil (SDRAM). A memória não volátil armazena dados de programa, configurações do Scanner e dados de calibração. Os dados dos documentos digitalizados são armazenados na memória volátil. Na maioria dos scanners, as informações na memória volátil são excluídas assim que são entregues ao seu destino ou quando o dispositivo é desligado.
No entanto, os scanners de muitas impressoras multifuncionais (MFPs) geralmente retêm os dados das imagens digitalizadas, o que pode representar um sério risco à segurança das informações.
Os scanners da Kodak Alaris não armazenam nenhum dado. Em vez disso, os dados dos documentos digitalizados geralmente são transferidos diretamente para um computador, que tem seu próprio processo de armazenamento de informações. É importante garantir que o computador conectado a um scanner esteja em conformidade com as políticas de segurança de informações da sua organização.
Recursos do scanner que protegem a segurança dos dados
No processo de conversão de informações de fontes como formulários em papel, contratos, documentos de identificação e assim por diante, o caminho dos dados do scanner até o local de armazenamento deve ser seguro, além do próprio local de armazenamento.
Aqui estão algumas tecnologias e métodos padrão que ajudam a reduzir os riscos e a garantir a segurança do caminho da transformação digital:
- Entrada remota de chaves: Essa medida impede a exposição total da imagem aos olhos humanos; os operadores só podem ver linhas individuais de dados em vez de um documento digitalizado inteiro.
- Designações limitadas: As designações limitadas evitam o roubo de dados por operadores de PC e MFP. Você pode configurar um scanner de documentos para digitalizar apenas áreas específicas de um documento e excluir permanentemente os dados depois que eles forem enviados ao seu destino.
- Reconhecimento óptico de caracteres (OCR): OCR identifica informações em um documento e as converte em dados digitais legíveis. O OCR exclui a necessidade de olhos humanos verem informações confidenciais antes que elas sejam entregues ao seu destino.
- Encriptação: A criptografia limita o acesso aos dados digitalizados e armazenados. Uma combinação de senhas seguras e criptografia Transport Layer Security (TLS) pode impedir que os dados sejam comprometidos.
- Redação: A redação desempenha um papel importante na digitalização segura de documentos. O processo restringe o acesso a informações confidenciais apenas a usuários autorizados.
Kodak Alaris: Indo além para proteger as informações
Além de usar a criptografia TLS para proteger o caminho dos dados de rede do scanner para o sistema corporativo, os scanners da Kodak Alaris vão além das medidas de segurança padrão para ajudar a proteger informações comerciais críticas.
Por exemplo, muitos scanners da Kodak Alaris usam um processo de inicialização seguro que valida o firmware "confiável" antes da execução, eliminando assim um possível vetor de segurança. Além disso, a Solução de digitalização conectada INfuse Smart não requer um PC conectado, e você pode impor a autenticação do usuário no dispositivo para evitar o uso não autorizado e minimizar o risco.
Reduza o risco eliminando o PC conectado
Em seu relatório global de 2021, a IBM informou que o custo médio de uma violação de dados agora ultrapassa US$ 4 milhões. Uma porcentagem significativa dos eventos de segurança corporativa está sendo atribuída a vetores de ataque, como e-mails de phishing e páginas da Web. Como resultado, os profissionais de segurança estão implantando cada vez mais soluções que não dependem de PCs conectados, que são altamente vulneráveis a malware, violações de API e uso não autorizado.
Para ajudar a reduzir o risco para a sua empresa, você pode eliminar o PC do seu ambiente de digitalização de documentos e dos fluxos de trabalho de digitalização. A Solução de digitalização conectada INfuse não requer um PC, portanto, você pode digitalizar informações com confiança e segurança diretamente em seus sistemas de negócios para ação imediata.
Autenticação do usuário no dispositivo
O INfuse é uma solução confiável de digitalização em rede que se integra a aplicativos de negócios por meio de módulos de plug-in e APIs para permitir a conversão rápida e segura de documentos em dados digitais. Isso é fundamental em muitos contextos de negócios, como processamento de contas a pagar e gerenciamento de registros médicos.
Em 2021, a Kodak Alaris lançou vários módulos de expansão para o INfuse, incluindo suporte para o leitor de cartão inteligente HID OMNIKEY para garantir a autenticação rápida do usuário. Isso protege os scanners contra o uso não autorizado e fornece uma camada extra de segurança ao digitalizar documentos que contêm informações confidenciais. Os funcionários autorizados simplesmente passam seu crachá de identificação em um Scanner INfuse AX para se autenticar rapidamente e começar a digitalizar.
Armazenamento seguro de dados
Existem quatro módulos de conector direto ao destino que permitem que os scanners INfuse AX enviem dados de documentos convertidos diretamente para um repositório preferido:
- Módulo de conector COS da Tencent
- Armazenamento Blob do Microsoft Azure
- Módulo de conector OSS do Alibaba
- Armazenamento S3 da Amazon
Esses módulos diretos ao destino economizam tempo, aumentam a segurança, eliminam problemas de manutenção e atrasos e reduzem os custos operacionais gerais da digitalização de documentos.
Deixe-nos ajudá-lo a transformar seus fluxos de trabalho de captura de documentos e colocar seus dados para trabalhar. Entre em contato conosco por meio do formulário abaixo e começaremos juntos.
