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Los escáneres de documentos ofrecen una forma eficaz de convertir información analógica en formato electrónico para su almacenamiento y procesamiento de datos. Para las empresas que trabajan con información confidencial, la seguridad es un factor crítico a la hora de elegir la mejor solución de escaneado de documentos.
Cómo manejan los datos los escáneres de documentos
La mayoría de los escáneres de documentos contienen memoria no volátil (NVRAM) y memoria volátil (SDRAM). La memoria no volátil almacena los datos del programa, la configuración del escáner y los datos de calibración. Los datos de los documentos escaneados se almacenan en la memoria volátil. En la mayoría de los escáneres, la información de la memoria volátil se elimina tan pronto como se entrega a su destino o cuando se apaga el dispositivo.
Sin embargo, los escáneres de muchas impresoras multifunción (MFP) a menudo conservan los datos de las imágenes escaneadas, lo que puede suponer un grave riesgo para la seguridad de la información.
Los escáneres de Kodak Alaris no almacenan ningún dato. En su lugar, los datos de los documentos escaneados suelen transferirse directamente a un ordenador, que tiene su propio proceso para almacenar la información. Es importante asegurarse de que el ordenador que se conecta a un escáner cumple las políticas de seguridad de la información de su organización.
Características del escáner que protegen la seguridad de los datos
En el proceso de conversión de información de fuentes como formularios en papel, contratos, documentos de identificación, etc., la ruta de datos desde el escáner hasta su ubicación de almacenamiento debe ser segura, además de la propia ubicación de almacenamiento.
A continuación se indican algunas tecnologías y métodos estándar que ayudan a reducir el riesgo y garantizar la seguridad de su ruta de transformación digital:
- Introducción remota de claves: Esta medida evita la exposición completa de la imagen a los ojos humanos; los operadores sólo pueden ver líneas individuales de datos en lugar de un documento escaneado completo.
- Denominaciones limitadas: Las designaciones limitadas evitan el robo de datos por parte de los operadores de PC y MFP. Puede configurar un escáner de documentos para escanear sólo áreas específicas de un documento y eliminar permanentemente los datos una vez enviados a su destino.
- Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR): OCR identifica la información de un documento y la convierte en datos digitales legibles. El OCR evita que los ojos humanos vean la información confidencial antes de que llegue a su destino.
- Encriptación: La encriptación limita el acceso a los datos escaneados y almacenados. Una combinación de contraseñas seguras y cifrado de seguridad de la capa de transporte (TLS) puede evitar que los datos se vean comprometidos.
- Redacción: La redacción desempeña un papel importante en el escaneado seguro de documentos. El proceso restringe el acceso a la información sensible únicamente a los usuarios autorizados.
Kodak Alaris: Ir más allá para proteger la información
Además de utilizar el cifrado TLS para proteger la ruta de datos de red desde el escáner hasta el sistema de su empresa, los escáneres de Kodak Alaris van más allá de las medidas de seguridad estándar para ayudar a proteger la información empresarial crítica.
Por ejemplo, muchos escáneres de Kodak Alaris utilizan un proceso de arranque seguro que valida el firmware "de confianza" antes de ejecutarlo, eliminando así un posible vector de seguridad. Además, la Solución de escaneado inteligente conectada INfuse no requiere un PC conectado, y puede aplicar la autenticación de usuario en el dispositivo para evitar el uso no autorizado y minimizar el riesgo.
Reduzca el riesgo eliminando el PC conectado
En su informe global de 2021, IBM informó de que el coste medio de una violación de datos supera ahora los 4 millones de dólares. Un porcentaje significativo de los incidentes de seguridad corporativa se deben a vectores de ataque como correos electrónicos y páginas web de phishing. Como resultado, los profesionales de la seguridad están desplegando cada vez más soluciones que no dependen de los PC conectados, que son muy vulnerables al malware, las brechas de API y el uso no autorizado.
Para ayudar a reducir el riesgo para su negocio, puede eliminar el PC de su entorno de escaneo de documentos y flujos de trabajo de digitalización. La Solución de escaneado inteligente conectada INfuse no requiere un PC, por lo que puede escanear la información con confianza y seguridad directamente a sus sistemas empresariales para una acción inmediata.
Autenticación del usuario en el dispositivo
INfuse es una solución de escaneado en red de confianza que se integra con las aplicaciones empresariales mediante módulos plug-in y API para permitir una conversión rápida y segura de los documentos en datos digitales. Esto es fundamental en muchos contextos empresariales, como procesamiento de cuentas por pagar y gestión de registros médicos.
En 2021, Kodak Alaris lanzó varios módulos de expansión para INfuse, incluida la compatibilidad con HID OMNIKEY Smart Card Reader para garantizar una rápida autenticación del usuario. Esto protege los escáneres de usos no autorizados y proporciona una capa adicional de seguridad al escanear documentos que contienen información confidencial. Los empleados autorizados sólo tienen que pasar su tarjeta de identificación por un INfuse AX Scanner para autenticarse rápidamente y comenzar a escanear.
Almacenamiento seguro de datos
Hay cuatro módulos conectores de destino directo que permiten a los escáneres INfuse AX enviar datos de documentos convertidos directamente a un repositorio preferido:
- Módulo conector COS de Tencent
- Almacenamiento Blob de Microsoft Azure
- Módulo conector OSS de Alibaba
- Almacenamiento S3 de Amazon
Estos módulos directos a destino ahorran tiempo, mejoran la seguridad, eliminan problemas de mantenimiento y retrasos, y reducen los costes operativos generales del escaneado de documentos.
Déjenos ayudarle a transformar sus flujos de trabajo de captura de documentos y poner sus datos a trabajar. Póngase en contacto con nosotros a través del siguiente formulario y empezaremos a trabajar juntos.
