Sind Ihre Arbeitsabläufe beim Scannen von Dokumenten sicher?

Dokumentenscanner bieten eine effiziente Möglichkeit zur Umwandlung analoger Informationen in ein elektronisches Format zur Speicherung und Datenverarbeitung. Für Unternehmen, die mit sensiblen Informationen arbeiten, ist die Sicherheit ein entscheidender Faktor bei der Auswahl der besten Lösung zum Scannen von Dokumenten.

Wie Dokumentenscanner mit Daten umgehen

Die meisten Dokumentenscanner enthalten sowohl nichtflüchtigen Speicher (NVRAM) als auch flüchtigen Speicher (SDRAM). Im nichtflüchtigen Speicher werden Programmdaten, Scanner-Einstellungen und Kalibrierungsdaten gespeichert. Die Daten von gescannten Dokumenten werden im flüchtigen Speicher abgelegt. Bei den meisten Scannern werden die Informationen im flüchtigen Speicher gelöscht, sobald sie an ihren Bestimmungsort geliefert werden oder wenn das Gerät ausgeschaltet wird.

Scanner in vielen Multifunktionsdruckern (MFPs) behalten jedoch oft die gescannten Bilddaten, was ein ernsthaftes Informationssicherheitsrisiko darstellen kann.

Scanner von Kodak Alaris speichern keine Daten. Stattdessen werden die Daten von gescannten Dokumenten in der Regel direkt an einen Computer übertragen, der über ein eigenes Verfahren zur Speicherung von Informationen verfügt. Es ist wichtig sicherzustellen, dass der Computer, den Sie an einen Scanner anschließen, den Richtlinien Ihres Unternehmens zur Informationssicherheit entspricht.

Scannerfunktionen zum Schutz der Datensicherheit

Bei der Umwandlung von Informationen aus Quellen wie Papierformularen, Verträgen, Ausweisdokumenten usw. muss nicht nur der Speicherort selbst, sondern auch der Datenpfad vom Scanner zum Speicherort sicher sein.

Hier sind einige Standardtechnologien und -methoden, die dazu beitragen, das Risiko zu verringern und die Sicherheit Ihres digitalen Umwandlungspfads zu gewährleisten:

• Ferngesteuerte Tasteneingabe: Diese Maßnahme verhindert, dass das gesamte Bild für menschliche Augen sichtbar ist; die Bediener können nur einzelne Datenzeilen und nicht das gesamte gescannte Dokument sehen.
• Beschränkte Bezeichnungen: Begrenzte Bezeichnungen verhindern Datendiebstahl durch PC- und MFP-Bediener. Sie können einen Dokumentenscanner so konfigurieren, dass nur bestimmte Bereiche eines Dokuments gescannt und die Daten dauerhaft gelöscht werden, sobald sie an ihr Ziel gesendet wurden.
• Optische Zeichenerkennung (OCR): OCR identifiziert Informationen auf einem Dokument und wandelt sie in lesbare digitale Daten um. OCR verhindert, dass Menschen sensible Informationen sehen, bevor sie an ihren Bestimmungsort gelangen.
• Verschlüsselung: Die Verschlüsselung beschränkt den Zugriff auf gescannte und gespeicherte Daten. Eine Kombination aus sicheren Passwörtern und Transport Layer Security (TLS)-Verschlüsselung kann verhindern, dass Daten kompromittiert werden.
• Redaktion: Die Redaktion spielt eine wichtige Rolle beim sicheren Scannen von Dokumenten. Der Prozess schränkt den Zugriff auf sensible Informationen auf autorisierte Benutzer ein.

Kodak Alaris: Mehr für den Informationsschutz

Zusätzlich zur TLS-Verschlüsselung, die den Netzwerkdatenpfad vom Scanner zum Unternehmenssystem sichert, gehen die Scanner von Kodak Alaris über die Standard-Sicherheitsmaßnahmen hinaus, um kritische Geschäftsinformationen zu schützen.

Zum Beispiel verwenden viele Scanner von Kodak Alaris einen sicheren Boot-Prozess, der "vertrauenswürdige" Firmware vor der Ausführung validiert und so einen potenziellen Sicherheitsvektor eliminiert. Darüber hinaus ist für die INfuse Smart Connected Scanning Solution kein angeschlossener PC erforderlich, und Sie können eine Benutzerauthentifizierung am Gerät erzwingen, um eine unbefugte Nutzung zu verhindern und das Risiko zu minimieren.

Reduzieren Sie das Risiko durch Eliminierung des angeschlossenen PCs

In ihrem globalen Bericht für das Jahr 2021 hat IBM berichtet, dass die durchschnittlichen Kosten für eine Datenschutzverletzung inzwischen 4 Millionen US-Dollar übersteigen. Ein erheblicher Prozentsatz der Sicherheitsvorfälle in Unternehmen wird auf Angriffsvektoren wie Phishing-E-Mails und Webseiten zurückgeführt. Infolgedessen setzen Sicherheitsexperten zunehmend Lösungen ein, die nicht auf angeschlossene PCs angewiesen sind, die sehr anfällig für Malware, API-Verletzungen und unbefugte Nutzung sind.

Um das Risiko für Ihr Unternehmen zu verringern, können Sie den PC aus Ihrer Dokumentenscan-Umgebung und Ihren Digitalisierungsworkflows entfernen. Die INfuse Solution benötigt keinen PC, so dass Sie vertrauensvoll und sicher Informationen direkt in Ihre Geschäftssysteme scannen können, um sofortige Maßnahmen zu ergreifen.

Benutzerauthentifizierung am Gerät

INfuse ist eine vertrauenswürdige Netzwerk-Scanlösung, die über Plug-in-Module und APIs in Geschäftsanwendungen integriert wird, um eine schnelle und sichere Umwandlung von Dokumenten in digitale Daten zu ermöglichen. Dies ist in vielen Geschäftsbereichen wie Kreditorenbuchhaltung und Medizinisches Aktenmanagement von entscheidender Bedeutung.

Im Jahr 2021 hat Kodak Alaris mehrere Erweiterungsmodule für INfuse herausgebracht, darunter die Unterstützung für HID OMNIKEY Smart Card Reader, um eine schnelle Benutzerauthentifizierung sicherzustellen. Dies schützt Scanner vor unbefugter Nutzung und bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene beim Scannen von Dokumenten, die sensible Informationen enthalten. Autorisierte Mitarbeiter ziehen einfach ihren Ausweis auf einem INfuse AX Scanner durch, um sich schnell zu authentifizieren und mit dem Scannen zu beginnen.

Sichere Datenspeicherung

Es gibt vier Direct-to-Destination-Connector-Module, mit denen INfuse AX Scanner konvertierte Dokumentendaten direkt an ein bevorzugtes Repository senden können:

• Tencent COS Connector Module
• Microsoft Azure Blob Storage
• Alibaba OSS Connector Module
• Amazon S3 Storage

Diese Direct-to-Destination-Module sparen Zeit, verbessern die Sicherheit, eliminieren Wartungsprobleme und Verzögerungen und reduzieren die Gesamtbetriebskosten des Dokumentenscannens.

Wir helfen Ihnen dabei, Ihre Arbeitsabläufe bei der Dokumentenerfassung zu optimieren und Ihre Daten nutzbar zu machen. Kontaktieren Sie uns über das untenstehende Formular und wir werden gemeinsam loslegen.