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Comment les scanners de documents traitent les données
La plupart des scanners de documents contiennent à la fois une mémoire non volatile (NVRAM) et une mémoire volatile (SDRAM). La mémoire non volatile stocke les données du programme, les paramètres du scanner et les données d'étalonnage. Les données des documents numérisés sont stockées dans la mémoire volatile. Sur la plupart des scanners, les informations contenues dans la mémoire volatile sont supprimées dès qu'elles sont livrées à leur destination ou lorsque l'appareil est éteint.
Toutefois, les scanners de nombreuses imprimantes multifonctions (MFP) conservent souvent les données des images numérisées, ce qui peut présenter un risque sérieux pour la sécurité des informations.
Les scanners de Kodak Alaris ne stockent aucune donnée. Au lieu de cela, les données des documents numérisés sont généralement transférées directement vers un ordinateur, qui dispose de son propre processus de stockage des informations. Il est important de s'assurer que l'ordinateur que vous connectez à un scanner est conforme aux politiques de sécurité des informations de votre organisation.
Fonctionnalités du scanner qui protègent la sécurité des données
Dans le processus de conversion des informations à partir de sources telles que les formulaires papier, les contrats, les documents d'identification et ainsi de suite, le chemin des données entre le scanner et son emplacement de stockage doit être sécurisé, en plus de l'emplacement de stockage proprement dit.
Voici quelques technologies et méthodes standard qui contribuent à réduire les risques et à garantir la sécurité de votre chemin de transformation numérique:
- Saisie de clés à distance: Cette mesure empêche l'exposition complète de l'image aux yeux humains ; les opérateurs ne peuvent voir que des lignes individuelles de données plutôt qu'un document numérisé entier.
- Désignations limitées : Les désignations limitées empêchent le vol de données par les opérateurs de PC et de MFP. Vous pouvez configurer un scanner de documents pour qu'il ne numérise que des zones spécifiques d'un document et qu'il supprime définitivement les données une fois qu'elles ont été envoyées à leur destination.
- Reconnaissance optique des caractères (OCR): OCR identifie les informations sur un document et les convertit en données numériques lisibles. L'OCR évite que des yeux humains ne voient des informations sensibles avant qu'elles ne soient livrées à leur destination.
- Encryptage: L'encodage limite l'accès aux données numérisées et stockées. Une combinaison de mots de passe sécurisés et de cryptage TLS (Transport Layer Security) peut empêcher la compromission des données.
- Redaction: La rédaction joue un rôle important dans la numérisation sécurisée des documents. Ce processus limite l'accès aux informations sensibles aux seuls utilisateurs autorisés.
Kodak Alaris : Aller plus loin pour protéger les informations
En plus d'utiliser le cryptage TLS pour sécuriser le chemin de données réseau du scanner vers votre système d'entreprise, les scanners de Kodak Alaris vont au-delà des mesures de sécurité standard pour aider à protéger les informations commerciales critiques.
Par exemple, de nombreux scanners de Kodak Alaris utilisent un processus de démarrage sécurisé qui valide les microprogrammes " de confiance " avant leur exécution, éliminant ainsi un vecteur de sécurité potentiel. En outre, la Solution intelligente de numérisation connectée INfuse ne nécessite pas de PC connecté, et vous pouvez renforcer l'authentification de l'utilisateur sur l'appareil pour empêcher toute utilisation non autorisée et minimiser les risques.
Réduire les risques en éliminant le PC connecté
Dans son rapport mondial 2021, IBM a indiqué que le coût moyen d'une violation de données dépasse désormais les 4 millions de dollars. Un pourcentage important d'événements liés à la sécurité des entreprises est imputable à des vecteurs d'attaque tels que les courriels et les pages web d'hameçonnage. Par conséquent, les professionnels de la sécurité déploient de plus en plus de solutions qui ne dépendent pas des PC connectés, qui sont très vulnérables aux logiciels malveillants, aux violations d'API et à l'utilisation non autorisée.
Pour aider à réduire les risques pour votre entreprise, vous pouvez éliminer le PC de votre environnement de numérisation de documents et de vos flux de travail de numérisation. La Solution intelligente de numérisation ne nécessite pas de PC, ce qui vous permet de numériser en toute confiance et en toute sécurité des informations directement dans vos systèmes d'entreprise pour une action immédiate.
Authentification de l'utilisateur au niveau de l'appareil
INfuse est une solution de numérisation réseau de confiance qui s'intègre aux applications d'entreprise via des modules enfichables et des API pour permettre une conversion rapide et sécurisée des documents en données numériques. Cela est essentiel dans de nombreux contextes professionnels, tels que le traitement des comptes fournisseurs et la gestion des dossiers médicaux.
En 2021, Kodak Alaris a publié plusieurs modules d'extension pour INfuse, notamment la prise en charge du lecteur de cartes à puce HID OMNIKEY pour garantir une authentification rapide des utilisateurs. Les scanners sont ainsi protégés contre toute utilisation non autorisée et offrent une couche de sécurité supplémentaire lors de la numérisation de documents contenant des informations sensibles. Les employés autorisés n'ont qu'à glisser leur badge d'identification sur un Scanner AX INfuse pour s'authentifier rapidement et commencer à numériser.
Stockage sécurisé des données
Il existe quatre modules de connexion directe à destination qui permettent aux scanners INFuse AX d'envoyer les données des documents convertis directement à un référentiel privilégié :
- Tencent COS Connector Module
- Microsoft Azure Blob storage
- Alibaba OSS Connector Module
- Amazon S3 storage
Ces modules directs vers la destination permettent de gagner du temps, d'améliorer la sécurité, d'éliminer les problèmes de maintenance et les retards, et de réduire les coûts opérationnels globaux de la numérisation de documents.
Laissez-nous vous aider à transformer vos flux de travail de capture de documents et à mettre vos données au travail. Contactez-nous via le formulaire ci-dessous et nous commencerons ensemble.
