Poucos setores podem passar sem um Scanner de documentos confiável nos dias de hoje, e a profissão de advogado não é exceção. Além da papelada padrão com a qual todas as empresas lidam, os escritórios de advocacia precisam manter o controle de anotações judiciais, documentos de clientes, contratos, pesquisas, papéis de propriedade e muito mais.

A digitalização desses documentos permite que os escritórios de advocacia economizem espaço e minimizem a desordem, evitem a perda de informações críticas e trabalhem com mais eficiência.

É claro que é mais fácil falar do que fazer ao escolher o Scanner de documentos certo. Para encontrar o melhor scanner para um pequeno escritório de advocacia, é necessário compreender os diferentes tipos de scanners de documentos disponíveis e os requisitos técnicos necessários.

Melhor tipo de scanner para um pequeno escritório de advocacia

Existem três tipos diferentes de scanners de documentos disponíveis:

  • Desktop: Os Desktop scanners são o menor tipo de scanner de documentos e cabem confortavelmente na maioria das mesas. Geralmente, eles são a melhor opção para empresas de pequeno e médio porte.
  • Departamental: Os scanners departamentais são máquinas pesadas que podem lidar com grandes cargas de trabalho e funcionar o dia todo, e são normalmente usados em departamentos que exigem grandes volumes de Scanner.
  • Produção: Os scanners de produção são o tipo de scanner mais potente disponível e são ideais para escritórios grandes com cargas de trabalho pesadas.

Os Desktop scanners e os scanners departamentais compactos provavelmente serão os melhores scanners para escritórios de advocacia pequenos devido às restrições de tamanho. Ambas as opções devem ser capazes de lidar com a carga de trabalho típica de um escritório de advocacia sem ocupar muito espaço.

Requisitos técnicos

Integração de software

O Scanner de documentos que você escolher deve ser capaz de se integrar a diferentes soluções de software para maximizar sua produtividade.

Por exemplo, quase todos os scanners da Kodak Alaris são compatíveis com o Kodak Capture Pro Software, que simplifica seus processos e fluxos de trabalho indexando seus dados críticos e enviando informações mais inteligentes para aplicativos comerciais e sistemas de gerenciamento de conteúdo. Esse recurso permite extrair dados de várias fontes e encaminhá-los para onde for necessário.

Outra tecnologia padrão na maioria dos scanners da Kodak Alaris é o Smart Touch. O Smart Touch permite que os usuários pré-configurem opções de digitalização para que possam realizar ações como as seguintes com apenas o toque de um botão:

  • Digitalizar e armazenar documentos em um local específico.
  • Anexar um documento a um e-mail e enviá-lo.
  • Converter um arquivo em um tipo de arquivo específico.
  • Carregar documentos no Google Drive, Evernote, Microsoft Office e muito mais.

Possibilidade de pesquisa

A maioria dos scanners da Kodak Alaris também pode ser integrada ao software de digitalização de documentos, que inclui reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para digitalização complexa, extração de dados e indexação. Esse software permite que os escritórios de advocacia excluam as informações que não são necessárias para um caso, organizem as informações que desejam manter e transformem os documentos digitalizados em arquivos eletrônicos totalmente pesquisáveis.

Os advogados podem pesquisar e encontrar com eficiência o que precisam, em vez de procurar em caixas de documentos em papel. Várias pessoas podem até mesmo trabalhar com os mesmos documentos ao mesmo tempo.

Capacidade de lidar com uma variedade de tipos de conteúdo

Os escritórios de advocacia precisam processar uma variedade de tipos de conteúdo diferentes regularmente, incluindo documentos grandes e delicados. Geralmente, um i3450 Scanner de mesa plana é necessário para lidar com esses tipos de conteúdo.

Embora vários scanners da Alaris sejam compatíveis com um acessório de mesa plana, vários deles têm um scanner de mesa plana A4 (tamanho ofício) integrado. Esses scanners são capazes de lidar com uma ampla variedade de tipos de conteúdo, como passaportes, páginas de livros, pastas de arquivos, papelão e documentos extralongos.

Os scanners integrados com mesa plana para A4 também apresentam digitalização de borda de livro, o que permite digitalizar uma página por vez e eliminar imagens borradas ou escuras na área da "calha" de um livro totalmente aberto na placa de vidro.

> Veja como um escritório de advocacia transformou rapidamente 7.000 caixas de documentos legais em arquivos digitais.

Facilidade de uso

O Scanner que você escolher deve facilitar a vida em seu escritório de advocacia, não dificultar. Certifique-se de que o scanner e qualquer hardware ou software com o qual ele se integre não sejam excessivamente complicados de operar.

Alguns recursos convenientes a serem procurados são um alimentador automático de documentos, que elimina a necessidade de supervisionar o processo de digitalização, e a proteção inteligente de documentos, que ouve os problemas e o alerta antes que eles se tornem atolamentos ou alimentações incorretas. Esses dois recursos podem economizar uma quantidade significativa de tempo.

Também pode ser interessante garantir que o scanner possa ser personalizado para se adequar a diferentes usuários.

Escolhendo o melhor scanner

Vários scanners da Kodak Alaris atendem a todos os requisitos técnicos acima, o que significa que você só precisa decidir qual deles pode lidar melhor com a carga de trabalho do seu escritório de advocacia.

Por exemplo, o melhor scanner para um pequeno escritório de advocacia poderia ser qualquer uma das três opções a seguir:

Embora o Kodak i3250 seja um scanner departamental, seu design compacto o torna do mesmo tamanho que o Kodak i2900 Scanner, o único scanner de mesa da lista. O i2900 oferece a menor capacidade de digitalização de páginas por dia, mas é capaz de digitalizar 10 páginas a mais por minuto do que o i3250, o que o torna um pouco mais rápido.

O Kodak i3450, embora maior do que as outras duas opções, tem a maior capacidade de digitalização e as velocidades de digitalização mais rápidas.

Todas essas opções oferecem integração de Software, scanners de mesa plana A4 opcionais ou incorporados e interfaces intuitivas. A escolha do melhor Scanner para um escritório de advocacia se resume a avaliar a quantidade e a velocidade de digitalização que você precisa e decidir qual opção atenderá melhor às suas necessidades.

> Saiba mais sobre como encontrar o melhor Scanner de documentos para um pequeno escritório.