Rares sont les secteurs qui peuvent se passer d'un scanner de documents fiable de nos jours, et la profession juridique ne fait pas exception. En plus de la paperasserie standard que toutes les entreprises traitent, les cabinets d'avocats doivent rester au fait des notes du tribunal, des documents des clients, des contrats, des recherches, des documents de succession, et plus encore.

La numérisation de ces documents permet aux cabinets d'avocats de gagner de l'espace et de minimiser l'encombrement, d'éviter la perte d'informations essentielles et de travailler plus efficacement.

Bien sûr, choisir le bon scanner de documents est plus facile à dire qu'à faire. Pour trouver le meilleur scanner pour un petit cabinet d'avocats, il faut comprendre les différents types de scanners de documents disponibles et les exigences techniques nécessaires.

Le meilleur type de scanner pour un petit cabinet d'avocats

Trois types différents de scanners de documents sont disponibles :

  • Desktop : Les scanners de bureau sont le plus petit type de scanner de documents et s'installent confortablement sur la plupart des bureaux. Ils constituent souvent le meilleur choix pour les petites et moyennes entreprises.
  • Departmental : Les scanners départementaux sont des machines robustes qui peuvent gérer de grandes charges de travail et fonctionner toute la journée, et sont généralement utilisés dans les départements qui nécessitent de gros volumes de numérisation.
  • Production : Les scanners de production sont le type de scanner le plus puissant disponible et sont idéaux pour les grands bureaux avec des charges de travail importantes.

Les scanners de bureau et les scanners départementaux compacts seront probablement les meilleurs scanners pour les petits bureaux d'avocats en raison des contraintes de taille. Ces deux options devraient pouvoir gérer la charge de travail typique d'un cabinet d'avocats sans prendre trop de place.

Exigences techniques

Intégration logicielle

Quel que soit le scanner de documents que vous choisissez, il doit pouvoir s'intégrer à différentes solutions logicielles afin d'optimiser sa productivité.

Par exemple, presque tous les scanners de Kodak Alaris sont compatibles avec Kodak Logiciel Capture Pro, qui rationalise vos processus et vos flux de travail en indexant vos données essentielles et en envoyant des informations plus intelligentes aux applications métier et aux systèmes de gestion de contenu. Cette fonctionnalité vous permet d'extraire des données de plusieurs sources et de les acheminer là où elles doivent aller.

Une autre technologie standard avec la plupart des scanners de Kodak Alaris est Smart Touch. Smart Touch permet aux utilisateurs de préconfigurer les options de numérisation afin qu'ils puissent effectuer des actions telles que les suivantes d'une simple pression sur un bouton :

  • Numériser et stocker des documents à un emplacement spécifique.
  • Attacher un document à un e-mail et l'envoyer.
  • Convertir un fichier en un type de fichier spécifique.
  • Télécharger des documents sur Google Drive, Evernote, Microsoft Office, et bien plus encore.

Recherche

La plupart des scanners de Kodak Alaris peuvent également être intégrés à un logiciel de numérisation de documents, qui inclut la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour la numérisation complexe, l'extraction de données et l'indexation. Ce logiciel permet aux cabinets juridiques de supprimer les informations dont ils n'ont pas besoin pour une affaire, d'organiser les informations qu'ils souhaitent conserver et de transformer leurs documents numérisés en fichiers électroniques entièrement consultables.

Les avocats peuvent rechercher et trouver efficacement ce dont ils ont besoin plutôt que de fouiller dans des boîtes de documents papier. Plusieurs personnes peuvent même travailler sur les mêmes documents en même temps.

Capacité de traiter une variété de types de contenu

Les cabinets d'avocats doivent traiter régulièrement une variété de types de contenu différents, y compris des documents volumineux et délicats. Un scanner à plat est généralement nécessaire pour traiter ces types de contenu.

Bien que plusieurs scanners d'Alaris soient compatibles avec un accessoire de scanner à plat, plusieurs d'entre eux disposent en fait d'un scanner à plat A4 (format légal) intégré. Ces scanners sont capables de traiter un large éventail de types de contenu, tels que les passeports, les pages de livres, les chemises de dossiers, le carton et les documents extra-longs.

Les scanners A4 à plat intégré sont également dotés d'une fonction de numérisation de la tranche du livre, ce qui vous permet de numériser une page à la fois et d'éliminer les images floues ou sombres dans la zone de la " gouttière " d'un livre qui repose entièrement ouvert sur la plaque de verre.

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Facilité d'utilisation

Le scanner que vous choisissez doit faciliter la vie dans votre cabinet d'avocats, et non la compliquer. Assurez-vous que votre scanner et tout matériel ou logiciel avec lequel il s'intègre ne sont pas trop compliqués à utiliser.

Quelques fonctions pratiques à rechercher sont un chargeur automatique de documents, qui élimine le besoin de superviser le processus de numérisation, et une protection intelligente des documents, qui est à l'écoute des problèmes et vous alerte avant qu'ils ne se transforment en bourrages ou en erreurs d'alimentation. Ces deux fonctionnalités peuvent vous faire gagner un temps considérable.

Vous pouvez également vous assurer que le scanner peut être personnalisé pour s'adapter à différents utilisateurs.

Choisir le meilleur Scanner

Un certain nombre de scanners de Kodak Alaris répondent à toutes les exigences techniques ci-dessus, ce qui signifie que vous n'avez qu'à décider lequel peut le mieux gérer la charge de travail de votre cabinet d'avocats.

Par exemple, le meilleur scanner pour un petit cabinet d'avocats pourrait être l'une des trois options suivantes :

Même si le Kodak i3250 est un scanner départemental, sa conception compacte lui confère la même taille que le Kodak i2900, le seul Scanner de bureau de la liste. L'i2900 offre la capacité de scan la plus faible en nombre de pages par jour, mais il est capable de scanner 10 pages de plus par minute que l'i3250, ce qui le rend légèrement plus rapide.

Le Kodak i3450, bien que plus grand que les deux autres options, a la capacité de scan la plus élevée et les vitesses de scan les plus rapides.

Toutes ces options offrent une intégration logicielle, des scanners à plat A4 en option ou intégrés, et des interfaces intuitives. Choisir le meilleur scanner pour un cabinet d'avocats revient à évaluer la quantité et la vitesse de numérisation dont vous avez besoin et à décider quelle option répondra le mieux à vos besoins.

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La recherche du meilleur scanner de documents pour un cabinet d'avocats revient à évaluer la quantité et la vitesse de numérisation dont vous avez besoin et à décider quelle option répondra le mieux à vos besoins.