En la actualidad, pocos sectores pueden prescindir de un escáner de documentos fiable, y el sector legal no es una excepción. Además del papeleo habitual con el que tienen que lidiar todas las empresas, los bufetes de abogados deben estar al tanto de las notas de los tribunales, los documentos de los clientes, los contratos, las investigaciones, los documentos de herencia y mucho más.

La digitalización de estos documentos permite a los bufetes de abogados ahorrar espacio y minimizar el desorden, evitar la pérdida de información crítica y trabajar de forma más eficiente.

Por supuesto, elegir el escáner de documentos adecuado es más fácil de decir que de hacer. Encontrar el mejor escáner para un despacho de abogados pequeño requiere conocer los diferentes tipos de escáneres de documentos disponibles y los requisitos técnicos necesarios.

Mejor tipo de escáner para un despacho de abogados pequeño

Existen tres tipos diferentes de escáneres de documentos:

  • Desktop: Los Desktop scanner son el tipo más pequeño de escáner de documentos y caben cómodamente en la mayoría de los escritorios. Suelen ser la mejor opción para pequeñas y medianas empresas.
  • Departamental: Los escáneres departamentales son máquinas resistentes que pueden manejar grandes cargas de trabajo y funcionar todo el día, y se suelen utilizar en departamentos que requieren grandes volúmenes de escaneado.
  • Producción: Los escáneres de producción son el tipo de escáner más potente disponible y son ideales para grandes oficinas con grandes cargas de trabajo.

Los escáneres de sobremesa y los escáneres departamentales compactos serán probablemente los mejores escáneres para pequeños despachos de abogados debido a las limitaciones de tamaño. Ambas opciones deben ser capaces de manejar la carga de trabajo típica de un despacho de abogados sin ocupar demasiado espacio.

Requisitos técnicos

Integración de Software

Cualquier escáner de documentos que elija debe ser capaz de integrarse con diferentes soluciones de Software para maximizar su productividad.

Por ejemplo, casi todos los escáneres de Kodak Alaris son compatibles con Kodak Capture Pro Software, que agiliza sus procesos y flujos de trabajo indexando sus datos críticos y enviando información más inteligente a aplicaciones empresariales y sistemas de gestión de contenidos. Esta capacidad le permite extraer datos de múltiples fuentes y dirigirlos a donde sea necesario.

Otra tecnología estándar con la mayoría de los Scanners de Kodak Alaris es Smart Touch. Smart Touch permite a los usuarios preconfigurar las opciones de escaneo para que puedan realizar acciones como las siguientes con solo pulsar un botón:

  • Escanear y almacenar documentos en una ubicación específica.
  • Ajuntar un documento a un correo electrónico y enviarlo.
  • Convertir un archivo a un tipo de archivo específico.
  • Subir documentos a Google Drive, Evernote, Microsoft Office y mucho más.

Buscabilidad

La mayoría de los Scanners de Kodak Alaris también pueden integrarse con software de escaneo de documentos, que incluye Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para escaneos complejos, extracción de datos e indexación. Este Software permite a los despachos de abogados eliminar la información que no necesitan para un caso, organizar la información que desean conservar y convertir sus documentos escaneados en archivos electrónicos totalmente consultables.

Los abogados pueden buscar y encontrar de forma eficiente lo que necesitan en lugar de buscar entre cajas de documentos en papel. Varias personas pueden incluso trabajar con los mismos documentos al mismo tiempo.

Capacidad para manejar una variedad de tipos de contenido

Los despachos de abogados deben procesar una variedad de diferentes tipos de contenido de forma regular, incluyendo documentos grandes y delicados. Por lo general, se necesita un escáner de superficie plana para manejar este tipo de contenido.

Aunque varios escáneres de Alaris son compatibles con un accesorio de escáner de superficie plana, varios de ellos cuentan con un Escáner de superficie plana A4 (tamaño legal) integrado. Estos escáneres son capaces de manejar una amplia gama de tipos de contenido, como pasaportes, páginas de libros, carpetas de archivos, cartulinas y documentos extralargos.

Los escáneres A4 de cama plana integrados también cuentan con escaneo de borde de libro, lo que le permite escanear una página a la vez y eliminar imágenes borrosas u oscuras en el área de "medianil" de un libro que se sienta completamente abierto en la placa de vidrio.

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Facilidad de uso

El escáner que elija debe facilitarle la vida en su bufete, no complicársela. Asegúrese de que su escáner y cualquier hardware o Software con el que se integre no sean excesivamente complicados de manejar.

Un par de características convenientes que debe buscar son un alimentador automático de documentos, que elimina la necesidad de supervisar el proceso de escaneado, y la protección inteligente de documentos, que escucha los problemas y le avisa antes de que se conviertan en atascos o fallos de alimentación. Ambas características pueden ahorrarle una cantidad significativa de tiempo.

También es posible que desee asegurarse de que el escáner se puede personalizar para adaptarse a diferentes usuarios.

Elección del mejor Scanner

Una serie de escáneres de Kodak Alaris cumplen con todos los requisitos técnicos anteriores, lo que significa que sólo tiene que decidir cuál puede manejar mejor la carga de trabajo de su despacho de abogados.

Por ejemplo, el mejor escáner para un despacho de abogados pequeño podría ser cualquiera de las tres opciones siguientes:

Aunque el Kodak i3250 es un escáner departamental, su diseño compacto lo hace del mismo tamaño que el Kodak i2900, el único escáner de sobremesa de la lista. El i2900 ofrece la menor capacidad de escaneado de páginas por día, pero es capaz de escanear 10 páginas más por minuto que el i3250, lo que lo hace ligeramente más rápido.

El Kodak i3450, aunque es más grande que las otras dos opciones, tiene la mayor capacidad de escaneado y las velocidades de escaneado más rápidas.

Todas estas opciones ofrecen integración de Software, escáneres planos A4 opcionales o incorporados e interfaces intuitivas. La elección del mejor Scanner para un despacho de abogados se reduce a evaluar cuánto y a qué velocidad necesita escanear y decidir qué opción satisfará mejor sus necesidades.

>Más información sobre cómo encontrar el mejor Scanner de documentos para un despacho pequeño.