Wenige Branchen kommen heutzutage ohne einen zuverlässigen Dokumentenscanner aus, und die Anwaltschaft bildet da keine Ausnahme. Neben dem Standard-Papierkram, mit dem alle Unternehmen zu tun haben, müssen Anwaltskanzleien den Überblick über Gerichtsnotizen, Kundendokumente, Verträge, Recherchen, Nachlasspapiere und vieles mehr behalten.

Die Digitalisierung dieser Dokumente ermöglicht es Anwaltskanzleien, Platz zu sparen und das Durcheinander zu minimieren, den Verlust wichtiger Informationen zu verhindern und effizienter zu arbeiten.

Natürlich ist die Wahl des richtigen Dokumentenscanners leichter gesagt als getan. Um den besten Scanner für eine kleine Anwaltskanzlei zu finden, muss man die verschiedenen Arten von Dokumentenscannern und die erforderlichen technischen Anforderungen kennen.

Bester Scannertyp für eine kleine Anwaltskanzlei

Drei verschiedene Arten von Dokumentenscannern sind erhältlich:

  • Desktop: Desktop-Scanner sind die kleinste Art von Dokumentenscanner und passen bequem auf die meisten Schreibtische. Sie sind oft die beste Wahl für kleine bis mittelgroße Unternehmen.
  • Abteilungsscanner: Abteilungsscanner sind Hochleistungsgeräte, die ein hohes Arbeitsaufkommen bewältigen und den ganzen Tag über laufen können. Sie werden in der Regel in Abteilungen eingesetzt, die ein hohes Scanaufkommen haben.
  • Produktion: Produktionsscanner sind die leistungsstärksten Scanner und eignen sich ideal für große Büros mit hohem Arbeitsaufkommen.

Desktop-Scanner und kompakte Abteilungsscanner sind aufgrund der Größenbeschränkungen wahrscheinlich die besten Scanner für kleine Kanzleien. Beide Optionen sollten in der Lage sein, das typische Arbeitsaufkommen einer Anwaltskanzlei zu bewältigen, ohne zu viel Platz zu beanspruchen.

Technische Anforderungen

Software-Integration

Für welchen Dokumentenscanner Sie sich auch entscheiden, er sollte mit verschiedenen Software-Lösungen integriert werden können, um seine Produktivität zu maximieren.

Zum Beispiel sind fast alle Scanner von Kodak Alaris mit der Kodak Capture Pro Software kompatibel, die Ihre Prozesse und Arbeitsabläufe optimiert, indem sie Ihre wichtigen Daten indexiert und intelligentere Informationen an Geschäftsanwendungen und Content-Management-Systeme sendet. Mit dieser Funktion können Sie Daten aus verschiedenen Quellen extrahieren und dorthin weiterleiten, wo sie benötigt werden.

Eine weitere Technologie, die bei den meisten Scannern von Kodak Alaris zum Standard gehört, ist Smart Touch. Mit Smart Touch können Benutzer Scan-Optionen vorkonfigurieren, so dass sie mit nur einem Tastendruck Aktionen wie die folgenden durchführen können:

  • Dokumente scannen und an einem bestimmten Ort speichern.
  • Dokumente an eine E-Mail anhängen und versenden.
  • Dateien in einen bestimmten Dateityp konvertieren.
  • Dokumente auf Google Drive, Evernote, Microsoft Office und mehr hochladen.

Durchsuchbarkeit

Die meisten Scanner von Kodak Alaris können auch mit Dokumentenscansoftware integriert werden, die eine Optische Zeichenerkennung (OCR) für komplexes Scannen, Datenextraktion und Indexierung beinhaltet. Mit dieser Software können Anwaltskanzleien die Informationen löschen, die sie für einen Fall nicht benötigen, die Informationen organisieren, die sie behalten möchten, und ihre gescannten Dokumente in vollständig durchsuchbare elektronische Dateien umwandeln.

Anwälte können effizient suchen und finden, was sie brauchen, anstatt Kisten mit Papierdokumenten zu durchsuchen. Es können sogar mehrere Personen gleichzeitig mit denselben Dokumenten arbeiten.

Vielfältige Inhalte verarbeiten

Rechtsanwaltskanzleien müssen regelmäßig eine Vielzahl unterschiedlicher Inhalte verarbeiten, darunter sowohl große als auch empfindliche Dokumente. Ein Flachbett-Scanner ist in der Regel notwendig, um diese Arten von Inhalten zu verarbeiten.

Während mehrere Scanner von Alaris mit einem A4 Flachbett-Zubehör kompatibel sind, haben einige von ihnen sogar einen A4 (Legal Flachbett-Zubehör) Flachbett-Scanner eingebaut. Diese Scanner sind in der Lage, eine Vielzahl von Inhaltstypen zu verarbeiten, z. B. Reisepässe, Buchseiten, Aktenordner, Karton und überlange Dokumente.

Die in das A4 Flachbett integrierten Scanner verfügen auch über eine Buchkanten-Scanfunktion, die es ermöglicht, eine Seite nach der anderen zu scannen und unscharfe oder dunkle Bilder im "Zwischenraum" eines Buches zu beseitigen, das vollständig geöffnet auf der Glasplatte liegt.

>Sehen Sie, wie eine Anwaltskanzlei in kürzester Zeit 7.000 Kisten mit Rechtsdokumenten in digitale Dateien umgewandelt hat.

Benutzerfreundlichkeit

Der Scanner, den Sie auswählen, sollte das Leben in Ihrer Anwaltskanzlei erleichtern, nicht erschweren. Achten Sie darauf, dass Ihr Scanner und die dazugehörige Hardware oder Software nicht zu kompliziert zu bedienen sind.

Ein paar praktische Funktionen, auf die Sie achten sollten, sind ein automatischer Dokumenteneinzug, der die Überwachung des Scanvorgangs überflüssig macht, und ein intelligenter Dokumentenschutz, der auf Probleme achtet und Sie warnt, bevor es zu Staus oder Fehleinzügen kommt. Beide Funktionen können Ihnen viel Zeit ersparen.

Außerdem sollten Sie darauf achten, dass der Scanner an die Bedürfnisse verschiedener Benutzer angepasst werden kann.

Auswahl des besten Scanners

Eine Reihe von Scannern von Kodak Alaris erfüllt alle oben genannten technischen Anforderungen, so dass Sie nur noch entscheiden müssen, welcher das Arbeitsaufkommen in Ihrer Kanzlei am besten bewältigen kann.

Der beste Scanner für eine kleine Anwaltskanzlei könnte zum Beispiel eine der folgenden drei Optionen sein:

Auch wenn der Kodak i3250 ein Abteilungsscanner ist, hat er dank seines kompakten Designs die gleiche Größe wie der Kodak i2900, der einzige Desktop-Scanner auf dieser Liste. Der i2900 bietet die geringste Scankapazität pro Tag, kann aber 10 Seiten pro Minute mehr scannen als der i3250 und ist damit etwas schneller.

Der Kodak i3450 ist zwar größer als die anderen beiden Optionen, hat aber die höchste Scankapazität und die schnellsten Scangeschwindigkeiten.

Alle diese Optionen bieten Software-Integration, optionale oder eingebaute A4 Flachbettscanner und intuitive Schnittstellen. Bei der Wahl des besten Scanners für eine Anwaltskanzlei kommt es darauf an, wie viel und wie schnell Sie scannen müssen, um zu entscheiden, welche Option Ihre Anforderungen am besten erfüllt.

>Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie den besten Dokumentenscanner für eine kleine Kanzlei finden.