Os estabelecimentos médicos são um dos setores que mais utilizam papel, ficando atrás apenas dos escritórios de advocacia. Embora talvez não seja possível eliminar totalmente o papel imediatamente, a redução do uso de papel em clínicas médicas e hospitais é um passo na direção certa.

A digitalização de aspectos como o check-in do cliente e os registros médicos deve não apenas tornar os processos de fluxo de trabalho mais eficientes, mas também reduzir os erros manuais e manter as informações pessoais dos pacientes mais seguras do que nunca.

Dando o primeiro passo

Se a mudança do uso consistente de papel para a digitalização completa fosse fácil e instantânea, todos os setores eliminariam o papel. A digitalização requer um plano detalhado e começa com o reconhecimento de onde os processos digitais poderiam melhorar o fluxo de trabalho.

A parte administrativa das instalações médicas, especialmente os processos de check-in de pacientes, seria um ponto benéfico para iniciar a digitalização. Da mesma forma, armazenar eletronicamente os registros médicos dos pacientes não só liberaria espaço físico de armazenamento, mas também proporcionaria mais segurança para informações confidenciais.

A comunicação entre pacientes e médicos também é uma área oportuna para a eliminação do papel. O Software de comunicação clínica pode ajudar a digitalizar a correspondência médico-paciente, o pedido de receitas, a marcação de consultas e o acesso do paciente às suas próprias informações médicas.

Você não pode iniciar a digitalização do processo em todo o hospital de uma só vez. Depois de decidir o que digitalizar, certifique-se de ter o software e as ferramentas digitais adequados, estabeleça um processo para fluxos de trabalho de documentos e, por fim, comece a treinar a equipe do hospital sobre como usar diferentes processos sem papel, como o novo software e o manuseio de registros médicos eletrônicos. O estabelecimento de um processo passo a passo para a digitalização total em ondas fará com que tudo corra bem à medida que todos se ajustarem.

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Obtendo as ferramentas certas

Equipe de TI

Criar um hospital sem papel significa introduzir novas ferramentas tecnológicas, como software digital, programas de computador, Scanner de documentos e muito mais, que podem apresentar problemas técnicos. Ter uma equipe de suporte de TI 24 horas por dia, 7 dias por semana, que saiba como configurar tudo, bem como abordar e corrigir problemas com rapidez e confiança, manterá seu hospital funcionando sem problemas e ajudará a mantê-lo no caminho certo para fornecer excelente atendimento ao paciente.

Software de registros médicos eletrônicos (EMR)

O software de registros médicos eletrônicos (EMR) será crucial para seus fluxos de trabalho sem papel. O EMR é uma coleção sistematizada de dados e registros de pacientes armazenados em formato digital. O armazenamento digital dos prontuários médicos dos pacientes libera espaço físico ao eliminar as áreas de armazenamento de arquivos físicos, facilita o compartilhamento de informações entre departamentos médicos e médicos e também armazena os dados com mais segurança, com menos possibilidade de erros manuais.

Software de comunicação clínica

Já se foram os dias das prescrições escritas à mão e da espera de dias para receber uma resposta do médico. Com o software de comunicação clínica, os pacientes podem enviar mensagens instantâneas ao médico ou a um representante de saúde on-line, enviar e-mails, solicitar consultas e recargas de receitas e acessar seus próprios registros médicos em um piscar de olhos.

Investir em comunicação clínica para o seu hospital é uma excelente maneira de eliminar o uso de papel, agilizar os processos de fluxo de trabalho e a comunicação e fazer com que o paciente se sinta envolvido, seguro e feliz.

Document Scanners and Software

A digitalização dos registros existentes e a preparação para converter a futura papelada que chegar começa com a escolha do software certo e scanner de documentos para uma instalação médica.

Os scanners de documentos médicos precisam ser capazes de digitalizar facilmente registros de pacientes e diferentes tipos e tamanhos de documentos, como carteiras de identidade e papéis de seguro. O ideal é que seus scanners tenham reconhecimento óptico de caracteres (OCR), o que simplifica a pesquisa de determinadas palavras-chave ou informações nos documentos digitalizados e elimina a necessidade de voltar e classificar tudo o que acabou de ser digitalizado.

Crucialmente, seus scanners também devem aderir a qualquer legislação de conformidade que regule o manuseio de dados pessoais. Veja nossas escolhas dos melhores scanners de documentos para a área de saúde, tanto em termos de conformidade quanto de outros recursos necessários.

O compartilhamento de informações entre departamentos, seja em um servidor baseado em nuvem ou por e-mail, é outro aspecto dos scanners de documentos médicos que é essencial para simplificar o fluxo de trabalho e diminuir a necessidade de documentos em papel. Os softwares de captura ajudam a integrar papéis e imagens provenientes de registros de pacientes existentes, novos pacientes e outros documentos vitais em servidores e fluxos de trabalho de EMR. O software certo capturará as informações de Scanners, dispositivos móveis, faxes, e-mails ou MFPs e extrairá os dados necessários para associá-los automaticamente aos EMRs corretos. Ele pode identificar as informações em um registro de paciente, como número de registro médico, data de nascimento, nome do paciente, etc.

O que saber: Padrão TWAIN

TWAIN é um padrão gráfico e de imagem criado inicialmente em 1991 pelo TWAIN Working Group para padronizar a comunicação e a compatibilidade entre computadores domésticos e softwares de digitalização de documentos. O objetivo do TWAIN Working Group é oferecer suporte a várias plataformas, incentivar a facilidade de uso e promover um padrão público universal para a forma como os dispositivos de aquisição de imagens, como scanners de documentos, trabalham com aplicativos e computadores domésticos.

Ao adotar a eliminação de papel e usar um software de digitalização de documentos, procure produtos que ofereçam compatibilidade com TWAIN. Geralmente, um driver TWAIN é incluído como parte do pacote de software para facilitar a compatibilidade entre o documento digitalizado e sua cópia digital. O driver permite que os usuários digitalizem o documento diretamente para qualquer aplicativo com o qual precisem trabalhar.

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O que saber: Regulamentos HIPAA para informações eletrônicas

O Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) foi promulgado em 1996 para garantir que as informações médicas e de saúde permanecessem privadas e confidenciais entre pacientes e provedores. Essa lei proíbe o compartilhamento de informações pessoais de saúde sem o consentimento explícito do paciente.

Na parte da lei Privacy Rule, as informações de saúde protegidas (PHI) digitais são abordadas, descrevendo como manter essas informações seguras e, ao mesmo tempo, permitir que as entidades cobertas (prestadores de serviços de saúde) acessem as informações com facilidade e desenvolvam suas práticas tecnológicas. Depois de escanear e digitalizar as informações médicas com um Scanner de documentos, essas informações se tornam PHI digitais e continuam a ser protegidas pela HIPAA.

Certifique-se de manter as normas da HIPAA na vanguarda de seu plano de eliminar o uso de papel e de escolher ferramentas e processos que o ajudem a proteger as PHI.