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Les établissements médicaux sont l'un des secteurs qui utilisent le plus de papier, juste après les cabinets d'avocats. La numérisation d'aspects tels que l'enregistrement des clients et les dossiers médicaux devrait non seulement rendre les processus de travail plus efficaces, mais aussi réduire les erreurs manuelles et assurer la sécurité des informations personnelles des patients.
Faire le premier pas
Si le passage d'une utilisation constante du papier à une numérisation complète était facile et instantané, tous les secteurs d'activité se mettraient au zéro papier. La numérisation nécessite un plan détaillé et commence par l'identification des domaines dans lesquels les processus numériques pourraient améliorer le flux de travail.
L'administration des établissements médicaux, en particulier les processus d'enregistrement des patients, serait un bon point de départ pour la numérisation. De même, le stockage électronique des dossiers médicaux des patients permettrait non seulement de libérer de l'espace de stockage physique, mais aussi de mieux sécuriser les informations sensibles.
La communication entre le patient et le médecin est également un domaine propice à la dématérialisation. Un logiciel de communication clinique peut aider à numériser la correspondance médecin-patient, la commande d'ordonnances, la prise de rendez-vous et l'accès du patient à ses propres informations médicales.
Vous ne pouvez pas commencer la numérisation du processus à l'échelle de l'hôpital en une seule fois. Après avoir décidé de ce qu'il faut numériser, il faut s'assurer de disposer des logiciels et des outils numériques appropriés, puis établir un processus pour les flux de documents et, enfin, commencer à former le personnel de l'hôpital à l'utilisation des différents processus de dématérialisation tels que les nouveaux logiciels et le traitement des dossiers médicaux électroniques. L'établissement d'un processus étape par étape pour une numérisation totale par vagues permettra de faire en sorte que les choses se déroulent sans heurts au fur et à mesure que tout le monde s'adapte.
Faire appel aux bons outils
Personnel informatique
Créer un hôpital sans papier signifie introduire de nouveaux outils technologiques tels que des logiciels numériques, des programmes informatiques, des scanners de documents, et plus encore, qui peuvent se heurter à des problèmes techniques. Le fait de disposer d'une équipe d'assistance informatique 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 qui sait comment tout mettre en place ainsi que traiter et résoudre les problèmes rapidement et en toute confiance assurera le bon fonctionnement de votre hôpital - et vous aidera à rester sur la bonne voie pour fournir d'excellents soins aux patients.
Les logiciels de dossiers médicaux électroniques (DME)
Les logiciels de dossiers médicaux électroniques (DME) joueront un rôle crucial dans vos flux de travail sans papier. Le DME est une collection systématisée de données et de dossiers de patients stockés dans un format numérique. Le stockage numérique des dossiers médicaux des patients libère de l'espace physique en éliminant les zones de stockage de dossiers physiques, facilite le partage des informations entre les services médicaux et les médecins, et stocke également les données de manière plus sûre avec moins de risques d'erreurs manuelles.
Les logiciels de communication clinique
L'époque des prescriptions manuscrites désordonnées et des jours d'attente avant d'avoir une réponse de votre médecin est révolue. Grâce aux logiciels de communication clinique, les patients peuvent envoyer des messages instantanés à leur médecin ou à un représentant de santé en ligne, envoyer des courriels, demander des rendez-vous et des renouvellements d'ordonnance, et accéder à leurs propres dossiers médicaux en un clin d'œil.
Investir dans la communication clinique pour votre hôpital est un excellent moyen d'éliminer l'utilisation du papier, de rationaliser les processus de flux de travail et la communication, et de faire en sorte que votre patient se sente impliqué, en sécurité et heureux.
Les scanners de documents et les logiciels
La numérisation des dossiers existants et la préparation à la conversion des futurs documents qui arrivent commencent par le choix de le bon logiciel et de scanner de documents pour un établissement médical.
Les scanners de documents médicaux doivent pouvoir scanner facilement les dossiers des patients et différents types et tailles de documents, tels que les cartes d'identité et les papiers d'assurance. Dans l'idéal, vos scanners seront dotés de la reconnaissance optique de caractères (OCR), ce qui facilitera la recherche de certains mots-clés ou informations dans les documents numérisés et éliminera la nécessité de revenir en arrière et de trier tout ce que vous venez de scanner.
Crucialement, vos scanners doivent également respecter toute législation de conformité régissant le traitement des données à caractère personnel. Voir nos choix des meilleurs scanners de documents pour les soins de santé, tant en termes de conformité que d'autres fonctionnalités nécessaires.
Le partage des informations entre les services, que ce soit vers un serveur basé sur le cloud ou par courrier électronique, est un autre aspect des scanners de documents médicaux qui est essentiel pour rationaliser le flux de travail et diminuer le besoin de documents papier. Le logiciel Capture Pro vous aide à intégrer le papier et les images provenant des dossiers patients existants, des nouveaux patients et d'autres documents vitaux dans les serveurs et les flux de travail du DME. Le bon logiciel capturera les informations provenant de scanners, d'appareils mobiles, de télécopies, d'e-mails ou de MFP et extraira les données nécessaires pour les associer automatiquement aux bons DME. Il peut identifier les informations contenues dans un dossier patient, telles que le numéro de dossier médical, la date de naissance, le nom du patient, etc.
Qu'est-ce qu'il faut savoir : Norme TWAIN
TWAIN est une norme graphique et d'imagerie initialement créée en 1991 par le TWAIN Working Group afin de normaliser la communication et la compatibilité entre les ordinateurs domestiques et les logiciels de numérisation de documents. Le groupe de travail TWAIN vise à fournir un support multiplateforme, à encourager la facilité d'utilisation et à favoriser une norme publique universelle pour la façon dont les dispositifs d'acquisition d'images, tels que les scanners de documents, fonctionnent avec les applications et les ordinateurs domestiques.
Lorsque vous passez au zéro papier et que vous utilisez un logiciel de numérisation de documents, recherchez des produits qui offrent une compatibilité TWAIN. Un pilote TWAIN est généralement inclus dans le progiciel pour faciliter la compatibilité entre le document numérisé et sa copie numérique. Le pilote permet aux utilisateurs de numériser le document directement dans l'application avec laquelle ils doivent travailler.
[Related : Le guide complet de la dématérialisation]
Ce qu'il faut savoir : les réglementations HIPAA pour les informations électroniques
La Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) a été promulguée en 1996 pour garantir que les informations médicales et de santé restent privées et confidentielles entre les patients et les prestataires de soins. Cette loi interdit le partage d'informations personnelles sur la santé sans le consentement explicite du patient.
La partie de la loi intitulée Privacy Rule traite des informations numériques protégées sur la santé (PHI) et explique comment assurer la sécurité de ces informations tout en permettant aux entités couvertes (prestataires de soins de santé) d'y accéder facilement et de faire évoluer leurs pratiques technologiques. Après avoir scanné et numérisé des informations médicales à l'aide d'un scanner de documents, ces informations deviennent des PHI numériques et continuent d'être protégées en vertu de la loi HIPAA.
Veillez à garder la réglementation HIPAA au premier plan de votre plan de dématérialisation et à choisir des outils et des processus qui vous aident à protéger les PHI.
La réglementation HIPAA est un élément clé de la protection des PHI.
