Los centros médicos son uno de los sectores que más papel utilizan, por detrás de los bufetes de abogados. Aunque puede que no sea posible prescindir por completo del papel de forma inmediata, reducir el uso de papel en clínicas y hospitales es un paso en la dirección correcta.

La digitalización de aspectos como el registro de clientes y los historiales médicos no sólo debería hacer que los procesos de flujo de trabajo fueran más eficientes, sino que también disminuiría los errores manuales y mantendría la información personal de los pacientes más segura que nunca.

Dando el primer paso

Si pasar del uso constante de papel a la digitalización completa fuera fácil e instantáneo, todas las industrias prescindirían del papel. La digitalización requiere un plan detallado y comienza por reconocer dónde los procesos digitales podrían mejorar el flujo de trabajo.

La parte administrativa de los centros médicos, en particular los procesos de registro de pacientes, sería un punto beneficioso para comenzar la digitalización. Del mismo modo, el almacenamiento electrónico de los historiales médicos de los pacientes no sólo liberaría espacio físico de almacenamiento, sino que proporcionaría más seguridad para la información sensible.

La comunicación entre pacientes y médicos también es un área oportuna para la digitalización. El software de comunicación clínica puede ayudar a digitalizar la correspondencia médico-paciente, el pedido de recetas, la concertación de citas y el acceso del paciente a su propia información médica.

No se puede empezar la digitalización del proceso en todo el hospital de golpe. Después de decidir qué digitalizar, asegúrese de que dispone del software y las herramientas digitales adecuadas; a continuación, establezca un proceso para los flujos de trabajo de los documentos y, por último, comience a formar al personal del hospital sobre cómo utilizar los diferentes procesos sin papel, como el nuevo software y el manejo de los historiales médicos electrónicos. Establecer un proceso paso a paso para la digitalización total en oleadas hará que las cosas funcionen sin problemas a medida que todo el mundo se adapta.

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Conseguir las herramientas adecuadas

Personal de TI

Crear un hospital sin papel significa introducir nuevas herramientas tecnológicas como Software digital, programas informáticos, escáneres de documentos, etc. que pueden encontrarse con problemas técnicos. Contar con un equipo de soporte informático disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, que sepa cómo configurarlo todo, así como abordar y solucionar los problemas con rapidez y confianza, hará que su hospital funcione sin problemas y le ayudará a mantenerse en el buen camino para proporcionar una excelente atención al paciente.

Software de historias clínicas electrónicas (EMR)

El software de historias clínicas electrónicas (EMR) será crucial para sus flujos de trabajo sin papel. La historia clínica electrónica es una recopilación sistematizada de datos y registros de pacientes almacenados en formato digital. El almacenamiento digital de los historiales médicos de los pacientes libera espacio físico al eliminar las áreas de almacenamiento de archivos físicos, facilita el intercambio de información entre departamentos médicos y doctores, y también almacena los datos de forma más segura con menos posibilidad de error manual.

Software de comunicación clínica

Atrás quedaron los días de las desordenadas recetas escritas a mano y de esperar días para recibir respuesta de su médico. Con el Software de comunicación clínica, los pacientes pueden enviar mensajes instantáneos a su médico o a un representante de salud en línea, enviar correos electrónicos, solicitar citas y renovaciones de recetas, y acceder a sus propios historiales médicos con sólo pulsar un botón.

Invertir en comunicación clínica para su hospital es una forma excelente de eliminar el uso de papel, agilizar los procesos de flujo de trabajo y la comunicación, y hacer que su paciente se sienta implicado, seguro y feliz.

Escaners de documentos y Software

Digitalizar los registros existentes y estar preparado para convertir el futuro papeleo que llegue empieza por elegir el Software adecuado y escáner de documentos para un centro médico.

Los escáneres de documentos médicos deben ser capaces de escanear con facilidad los historiales de los pacientes y diferentes tipos y tamaños de documentos, como tarjetas de identificación y papeles del seguro. Lo ideal es que los escáneres dispongan de reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), lo que facilita la búsqueda de determinadas palabras clave o información en los documentos escaneados y elimina la necesidad de volver atrás y clasificar todo lo que se acaba de escanear.

Crucialmente, los escáneres también deben cumplir la legislación que rige el tratamiento de datos personales. Vea nuestra selección de los mejores escáneres de documentos para el sector sanitario, tanto en términos de cumplimiento como de otras características necesarias.

Compartir información entre departamentos, ya sea en un servidor basado en la nube o por correo electrónico, es otro aspecto de los escáneres de documentos médicos que resulta esencial para agilizar el flujo de trabajo y reducir la necesidad de documentos en papel. El software de captura le ayuda a integrar el papel y las imágenes procedentes de historiales de pacientes existentes, nuevos pacientes y otros documentos vitales en servidores y flujos de trabajo de EMR. El software adecuado capturará la información de escáneres, dispositivos móviles, faxes, correos electrónicos o equipos multifunción y extraerá los datos necesarios para asociarlos automáticamente a los EMR adecuados. Puede identificar la información de una historia clínica, como el número de historia clínica, la fecha de nacimiento, el nombre del paciente, etc.

Qué hay que saber: Estándar TWAIN

TWAIN es un estándar gráfico y de imagen creado inicialmente en 1991 por el TWAIN Working Group con el fin de estandarizar la comunicación y la compatibilidad entre los ordenadores domésticos y el software de escaneado de documentos. El objetivo del Grupo de Trabajo TWAIN es proporcionar compatibilidad multiplataforma, fomentar la facilidad de uso y promover un estándar público universal para la forma en que los dispositivos de adquisición de imágenes, como los escáneres de documentos, funcionan con las aplicaciones y los ordenadores domésticos.

Cuando vaya a utilizar software de escaneado de documentos sin papel, busque productos que ofrezcan compatibilidad con TWAIN. Normalmente se incluye un controlador TWAIN como parte del paquete de software para facilitar la compatibilidad entre el documento escaneado y su copia digital. El controlador permite a los usuarios escanear el documento directamente en cualquier aplicación con la que necesiten trabajar.

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Qué hay que saber: Normativa HIPAA para la información electrónica

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) se promulgó en 1996 para garantizar que la información médica y sanitaria siguiera siendo privada y confidencial entre pacientes y proveedores. Esta ley prohíbe compartir información médica personal sin el consentimiento explícito del paciente.

En la parte de la ley relativa a la privacidad (Privacy Rule), se aborda la información médica protegida (PHI) digital y se describe cómo mantenerla segura al tiempo que se permite a las entidades cubiertas (proveedores de atención sanitaria) acceder a la información con facilidad y hacer evolucionar sus prácticas tecnológicas. Después de escanear y digitalizar la información médica con un escáner de documentos, esa información se convierte en PHI digital y sigue estando protegida por la HIPAA.

Asegúrese de mantener las regulaciones de la HIPAA a la vanguardia de su plan para ir sin papel y elegir las herramientas y procesos que le ayuden a proteger la PHI.

La HIPAA es una ley que regula la protección de la información médica protegida.