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Medizinische Einrichtungen gehören zu den Branchen, die am meisten Papier verbrauchen, gleich nach den Anwaltskanzleien. Auch wenn es nicht möglich ist, sofort komplett auf Papier umzusteigen, ist die Verringerung des Papierverbrauchs in Kliniken und Krankenhäusern ein Schritt in die richtige Richtung.
Die Digitalisierung von Aspekten wie der Patientenaufnahme und der Krankenakte sollte nicht nur die Arbeitsabläufe effizienter machen, sondern auch manuelle Fehler verringern und persönliche Patientendaten sicherer als je zuvor machen.
Den ersten Schritt tun
Wenn die Umstellung von der konsequenten Verwendung von Papier auf eine vollständige Digitalisierung einfach und sofort möglich wäre, würde jede Branche papierlos arbeiten. Die Digitalisierung erfordert einen detaillierten Plan und beginnt damit, dass man erkennt, wo digitale Prozesse die Arbeitsabläufe verbessern könnten.
Der Verwaltungsbereich medizinischer Einrichtungen, insbesondere der Check-in-Prozess für Patienten, wäre ein guter Ausgangspunkt für die Digitalisierung. Ebenso würde die elektronische Speicherung von Patientenakten nicht nur physischen Speicherplatz freisetzen, sondern auch mehr Sicherheit für sensible Informationen bieten.
Die Kommunikation zwischen Patienten und Ärzten ist ebenfalls ein geeigneter Bereich für die Umstellung auf Papier. Software für die klinische Kommunikation kann bei der Digitalisierung der Arzt-Patienten-Korrespondenz, der Rezeptbestellung, der Terminvereinbarung und dem Zugriff des Patienten auf seine eigenen medizinischen Informationen helfen.
Sie können die krankenhausweite Prozessdigitalisierung nicht auf einmal beginnen. Nachdem Sie entschieden haben, was digitalisiert werden soll, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über die richtige digitale Software und die richtigen Werkzeuge verfügen, dann einen Prozess für den Dokumenten-Workflow einrichten und schließlich mit der Schulung des Krankenhauspersonals im Umgang mit den verschiedenen papierlosen Prozessen wie der neuen Software und der Handhabung der elektronischen Patientenakte beginnen. Die Einführung eines schrittweisen Prozesses für die vollständige Digitalisierung in Wellen wird dafür sorgen, dass die Dinge reibungslos ablaufen, während sich alle daran gewöhnen.
Die richtigen Werkzeuge bereitstellen
IT-Personal
Die Schaffung eines papierlosen Krankenhauses bedeutet die Einführung neuer technologischer Hilfsmittel wie digitale Software, Computerprogramme, Dokumentenscanner und mehr, die auf technische Probleme stoßen können. Ein IT-Support-Team, das rund um die Uhr zur Verfügung steht und weiß, wie man alles einrichtet und Probleme schnell und zuverlässig behebt, wird dafür sorgen, dass Ihr Krankenhaus reibungslos funktioniert - und Sie auf dem richtigen Weg zu einer exzellenten Patientenversorgung halten.
Elektronische medizinische Aufzeichnungen (EMR) Software
Elektronische medizinische Aufzeichnungen (EMR) Software wird für Ihre papierlosen Arbeitsabläufe entscheidend sein. EMR ist eine systematisierte Sammlung von Patientendaten und -unterlagen, die in einem digitalen Format gespeichert werden. Die digitale Speicherung von Patientenakten spart Platz, da keine physischen Ablageflächen mehr benötigt werden, der Informationsaustausch zwischen medizinischen Abteilungen und Ärzten wird erleichtert und die Daten werden sicherer gespeichert, so dass weniger manuelle Fehler möglich sind.
Klinische Kommunikationssoftware
Vorbei sind die Zeiten, in denen man handschriftliche Rezepte ausfüllen musste und tagelang auf eine Rückmeldung des Arztes warten musste. Mit Software für die klinische Kommunikation können Patienten ihrem Arzt oder einem Online-Gesundheitsbeauftragten Sofortnachrichten senden, E-Mails verschicken, Termine und Nachfüllungen von Rezepten anfordern und im Handumdrehen auf ihre eigenen medizinischen Unterlagen zugreifen.
Die Investition in Software für die klinische Kommunikation in Ihrem Krankenhaus ist eine hervorragende Möglichkeit, den Papierverbrauch zu reduzieren, Arbeitsabläufe und Kommunikation zu rationalisieren und dafür zu sorgen, dass sich Ihre Patienten einbezogen, sicher und zufrieden fühlen.
Dokumentenscanner und Software
Die Digitalisierung bestehender Aufzeichnungen und die Vorbereitung auf die Konvertierung von zukünftig anfallendem Papierkram beginnt mit der Auswahl der richtigen Software und Dokumentenscanner für eine medizinische Einrichtung.
Medizinische Dokumentenscanner müssen in der Lage sein, Patientenakten und verschiedene Arten und Größen von Dokumenten wie Ausweise und Versicherungspapiere problemlos zu scannen. Ihre Scanner verfügen idealerweise über eine Optische Zeichenerkennung (OCR), die das Durchsuchen der gescannten Dokumente nach bestimmten Schlüsselwörtern oder Informationen vereinfacht und es überflüssig macht, alles, was Sie gerade gescannt haben, noch einmal durchzusehen.
Außerdem müssen Ihre Scanner alle gesetzlichen Vorschriften für den Umgang mit personenbezogenen Daten einhalten. Sehen Sie sich unsere Auswahl der besten Dokumentenscanner für das Gesundheitswesen an, sowohl im Hinblick auf die Einhaltung von Vorschriften als auch auf andere notwendige Funktionen.
Die gemeinsame Nutzung von Informationen über Abteilungen hinweg, sei es über einen Cloud-basierten Server oder per E-Mail, ist ein weiterer Aspekt medizinischer Dokumentenscanner, der für die Rationalisierung von Arbeitsabläufen und die Verringerung des Bedarfs an Papierdokumenten von entscheidender Bedeutung ist. Capture Software hilft Ihnen dabei, Papier und Bilder aus bestehenden Patientenakten, neuen Patienten und anderen wichtigen Dokumenten in Server und EMR-Workflows zu integrieren. Die richtige Software erfasst die Informationen von Scannern, mobilen Geräten, Faxen, E-Mails oder MFPs und extrahiert die erforderlichen Daten, um sie automatisch mit den richtigen EMR zu verknüpfen. Sie kann die Informationen in einer Patientenakte identifizieren, z. B. die Krankenaktennummer, das Geburtsdatum, den Patientennamen usw.
Was Sie wissen sollten: TWAIN-Standard
TWAIN ist ein Grafik- und Bildgebungsstandard, der ursprünglich 1991 von der TWAIN-Arbeitsgruppe geschaffen wurde, um die Kommunikation und Kompatibilität zwischen Heimcomputern und Software zum Scannen von Dokumenten zu standardisieren. Ziel der TWAIN-Arbeitsgruppe ist es, Unterstützung für mehrere Plattformen zu bieten, die Benutzerfreundlichkeit zu fördern und einen universellen öffentlichen Standard für die Art und Weise zu schaffen, in der Bilderfassungsgeräte, wie z. B. Dokumentenscanner, mit Anwendungen und Heimcomputern zusammenarbeiten.
Wenn Sie papierlos arbeiten und Software zum Scannen von Dokumenten verwenden, sollten Sie nach Produkten suchen, die TWAIN-Kompatibilität bieten. Ein TWAIN-Treiber ist in der Regel Teil des Softwarepakets, um die Kompatibilität zwischen dem gescannten Dokument und seiner digitalen Kopie zu erleichtern. Der Treiber ermöglicht es dem Benutzer, das Dokument direkt in die jeweilige Anwendung zu scannen, mit der er arbeiten möchte.
[Verwandt: Der vollständige Leitfaden für den papierlosen Betrieb]
Was Sie wissen sollten: HIPAA-Bestimmungen für elektronische Informationen
Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) wurde 1996 erlassen, um sicherzustellen, dass medizinische und gesundheitsbezogene Informationen zwischen Patienten und Leistungserbringern privat und vertraulich bleiben. Es verbietet die Weitergabe personenbezogener Gesundheitsdaten ohne die ausdrückliche Zustimmung des Patienten.
Die Privacy Rule des Gesetzes befasst sich mit digitalen geschützten Gesundheitsdaten und legt fest, wie diese Daten sicher aufbewahrt werden können, während die betroffenen Einrichtungen (Anbieter von Gesundheitsdiensten) problemlos auf die Daten zugreifen und ihre technischen Verfahren weiterentwickeln können. Nach dem Scannen und Digitalisieren medizinischer Informationen mit einem Dokumentenscanner werden diese Informationen zu digitalen PHI und sind weiterhin durch den HIPAA geschützt.
Beachten Sie die HIPAA-Bestimmungen bei Ihrem Plan, papierlos zu werden, und wählen Sie Werkzeuge und Verfahren, die Ihnen helfen, PHI zu schützen.
