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Imagine isso.
Seu cliente visita o escritório e você precisa encontrar algumas informações. O problema é que você tem uma pilha de papéis de pelo menos uma dúzia de casos só no seu escritório, por isso leva vários minutos para encontrar o papel de que precisa.
Enquanto isso, seu cliente fica sentado tentando não ser estranho enquanto espera que você termine de vasculhar seus papéis. Não é a melhor imagem.
Agora imagine como seria essa interação se você pudesse encontrar essas informações com apenas alguns cliques. Esse é um dos muitos benefícios de tornar seu escritório de advocacia mais ecológico. O truque é saber por onde começar. É aí que você pode nos ajudar. Aqui estão algumas etapas para mudar seu escritório de advocacia para processos sem papel.
Definir uma meta mensurável
A primeira etapa é simples: Organize-se definindo uma meta mensurável.
Não estamos falando de um acordo vago para usar menos papel. Estamos falando de um prazo rígido, com marcos definidos e métricas claras de sucesso.
O melhor método é definir um plano de 12 meses com metas flexíveis ao longo do caminho. Por exemplo, você pode definir uma meta para adquirir os sistemas e as ferramentas necessárias para deixar de usar papel até a data X e definir outra meta para digitalizar todos os seus registros arquivados em papel até a data Y.
Parte desse processo envolve reconhecer que "sem papel" realmente significa "menos papel". Seus clientes esperam uma experiência sem papel, mas muitos escritórios de advocacia e outros participantes do sistema jurídico ainda gastam resmas de papel todos os dias. A redução de papel em seu escritório é um processo contínuo.
Decida onde armazenar seus dados
Lembre-se de que não adianta trocar uma bagunça de papel por uma bagunça digital. Uma bagunça é uma bagunça, não importa onde ela esteja.
Para muitos escritórios de advocacia, isso significa armazenar dados na nuvem. Isso permite acesso conveniente e 24 horas por dia, 7 dias por semana, a todos os seus arquivos, com muito armazenamento que crescerá junto com seu escritório.
No entanto, lembre-se de que a segurança na nuvem é uma preocupação fundamental. Afinal, você está armazenando uma grande quantidade de informações confidenciais sobre seus clientes, desde suas informações pessoais até a documentação legal de seus casos. Você precisa ter certeza de que possui um sistema e práticas recomendadas que protegerão esses dados.
Adquira um sistema de gerenciamento de documentos
Outra abordagem é investir em um sistema de gerenciamento de documentos, que atua como um centro digital para seu escritório de advocacia. É um depósito para armazenar documentos e um mecanismo para simplificar o processo de localização de documentos quando você precisar deles.
Um sistema como esse é particularmente útil porque indexa ativamente todos os documentos à medida que eles chegam. Dessa forma, você não precisa se preocupar em verificar se todo o escritório está usando o mesmo método de arquivamento. Em vez disso, você pode encontrar qualquer documento que precisar, quando precisar.
Procurar um sistema que integre gerenciamento de e-mail, indexação e pesquisa e funcionalidade de reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Dessa forma, você pode categorizar qualquer documento que passe pelo seu escritório, independentemente de sua origem ou do formato de arquivo usado.
Estabeleça seu processo
Enquanto estiver configurando seu sistema de armazenamento, tente estabelecer seus processos e fluxos de trabalho de documentos. Esses fluxos de trabalho orientarão a forma como todos os funcionários lidam com os documentos que chegam à sua empresa.
Você precisa determinar como lidará com duas situações:
- Documentos criados internamente
- Documentos criados externamente
A disciplina é fundamental. A melhor maneira de abordar isso é desenvolver uma lista de verificação para toda a sua equipe seguir e treinar a equipe sobre como lidar com os documentos.
Veja como os tribunais de todo um estado dos EUA se tornaram digitais com as soluções de captura de documentos da Kodak Alaris.
Adquira Scanners e Trituradores
É hora de investir em hardware! Especificamente, você precisará de scanners de documentos e fragmentadores.
Lembra-se de quando dissemos que "sem papel" geralmente significa "menos papel"? Isso faz parte desse reconhecimento. Apesar de todos os seus esforços, documentos físicos chegarão ao seu escritório. Você não pode evitar que isso aconteça.
No entanto, você pode evitar que esses documentos atrapalhem seu sistema de organização.
Os scanners permitirão que você faça a mudança inicial para a economia de papel e também digitalize quaisquer documentos físicos futuros quando eles chegarem ao seu escritório.
Seja intencional ao escolher um scanner para seu escritório de advocacia - nem todos os scanners são criados iguais. O melhor Scanner para um escritório de advocacia depende muito do tamanho da empresa: Enquanto o melhor scanner para um escritório de advocacia pequeno pode ser o Kodak i2900 Scanner, que digitaliza até 10.000 páginas por dia e 60 páginas por minuto, o melhor scanner para um escritório de advocacia grande pode ser o Kodak i3450 Scanner (digitaliza até 30.000 páginas por dia e 90 páginas por minuto). Ambas as opções podem ter um Scanner de mesa plana A4 integrado, permitindo digitalizar uma ampla variedade de tipos e tamanhos de documentos.
Os trituradores, por outro lado, permitirão que você descarte as cópias físicas quando não precisar mais delas (supondo que você não precise manter cópias físicas por algum motivo). Se você precisar manter cópias físicas, deverá ter um sistema para manter seus arquivos organizados e acessíveis.
Treine seus funcionários
Por fim, não se esqueça de treinar seus funcionários! Afinal de contas, eles são os responsáveis pela implementação do sistema sem papel.
Por exemplo, seus funcionários devem conhecer bem as convenções de nomenclatura e arquivamento antes de você implementar o sistema. Caso contrário, os documentos acabarão no lugar totalmente errado.
É útil envolver os funcionários no processo desde o início. Trabalhe com eles para estabelecer as convenções de nomenclatura e o sistema de arquivamento. Afinal de contas, são eles que precisam trabalhar com o sistema e estão mais bem equipados para lhe dizer o que funciona.
Seus funcionários devem ter uma ideia clara de como é o processo de entrada de documentos, como arquivar documentos e como encontrar documentos no sistema de gerenciamento.
Descobrindo como eliminar o uso de papel?
Se você está descobrindo como eliminar o uso de papel, a coisa mais importante a lembrar é que se trata de um processo. Você precisa definir metas e reavaliar seu progresso ao longo do tempo.
Felizmente, podemos ajudar a tornar esse processo mais fácil. Um escritório de advocacia usou nossas soluções para transformar mais de 7.000 caixas de documentos jurídicos em arquivos digitais. Pronto para ver como podemos transformar sua empresa? Dê uma olhada em nossos serviços disponíveis para saber mais, ou entre em contato conosco para discutir os melhores Scanners para escritórios de advocacia.
