Der Weg zum papierlosen Büro: Ein Schritt-für-Schritt-Plan für Anwaltskanzleien

Stellen Sie sich Folgendes vor.

Ihr Kunde kommt ins Büro, und Sie müssen eine bestimmte Information finden. Das Problem ist, dass Sie allein in Ihrem Büro einen Haufen Papiere von mindestens einem Dutzend Fällen haben, so dass es mehrere Minuten dauert, bis Sie das benötigte Papier gefunden haben.

Währenddessen sitzt Ihr Kunde da und versucht, nicht unangenehm aufzufallen, während er darauf wartet, dass Sie Ihre Papiere durchstöbern. Kein gutes Bild.

Stellen Sie sich nun vor, wie diese Interaktion ablaufen würde, wenn Sie diese Informationen mit nur wenigen Klicks finden könnten. Das ist einer der vielen Vorteile einer umweltfreundlichen Anwaltskanzlei. Der Trick ist zu wissen, wo man anfangen soll. Dabei können wir Ihnen helfen. Hier sind ein paar Schritte, um Ihre Kanzlei auf papierlose Prozesse umzustellen.

Setzen Sie sich ein messbares Ziel

Der erste Schritt ist einfach: Setzen Sie sich ein messbares Ziel.

Wir sprechen hier nicht von einer vagen Vereinbarung, weniger Papier zu verwenden. Wir sprechen von einer festen Frist mit festgelegten Meilensteinen und klaren Erfolgskennzahlen.

Die beste Methode ist, einen 12-Monats-Plan mit weichen Zielen auf dem Weg dorthin aufzustellen. So können Sie sich zum Beispiel das Ziel setzen, bis zum Datum X die für die Umstellung auf papierloses Arbeiten erforderlichen Systeme und Werkzeuge zu erwerben, und sich ein weiteres Ziel setzen, bis zum Datum Y alle Ihre archivierten Papierunterlagen zu digitalisieren.

Zu diesem Prozess gehört auch die Erkenntnis, dass "papierlos" eigentlich "weniger Papier" bedeutet. Ihre Kunden erwarten eine papierlose Erfahrung, aber viele Anwaltskanzleien und andere Akteure im Rechtssystem verbrauchen immer noch jeden Tag Unmengen von Papier. Die Reduzierung des Papieraufkommens in Ihrem Büro ist ein fortlaufender Prozess.

Entscheiden Sie, wo Sie Ihre Daten speichern

Erinnern Sie sich daran, dass es nichts bringt, ein Papierchaos gegen ein digitales Chaos einzutauschen. Ein Chaos ist ein Chaos, egal wo es herrscht.

Für viele Anwaltskanzleien bedeutet dies, dass sie ihre Daten in der Cloud speichern. So können Sie rund um die Uhr bequem auf alle Ihre Dateien zugreifen und verfügen über ausreichend Speicherplatz, der mit Ihrer Kanzlei mitwächst.

Denken Sie jedoch daran, dass die Cloud-Sicherheit ein vorrangiges Anliegen ist. Schließlich speichern Sie eine Vielzahl vertraulicher Informationen über Ihre Kunden, von deren persönlichen Daten bis hin zu juristischen Unterlagen über ihre Fälle. Sie müssen sicherstellen, dass Sie über ein System und bewährte Verfahren verfügen, die diese Daten schützen.

Beschaffen Sie sich ein Dokumentenverwaltungssystem

Eine andere Möglichkeit ist die Investition in ein Dokumentenverwaltungssystem, das als digitaler Knotenpunkt für Ihre Kanzlei dient. Es ist ein Lager, in dem Dokumente gespeichert werden, und eine Maschine, die das Auffinden von Dokumenten vereinfacht, wenn sie benötigt werden.

Ein solches System ist besonders nützlich, weil es alle Dokumente aktiv indiziert, sobald sie eintreffen. Auf diese Weise müssen Sie sich nicht darum kümmern, dass das ganze Büro die gleiche Ablagemethode verwendet. Suchen Sie nach einem System, das E-Mail-Verwaltung, Index und Suche sowie optische Zeichenerkennung (OCR) integriert. Auf diese Weise können Sie jedes Dokument, das in Ihrem Büro eingeht, kategorisieren, unabhängig davon, woher es kommt oder welches Dateiformat es hat.

Stellen Sie Ihren Prozess auf

Während Sie Ihr Ablagesystem einrichten, versuchen Sie, Ihre Prozesse und Dokumenten-Workflows festzulegen. Diese Arbeitsabläufe werden bestimmen, wie alle Mitarbeiter mit Dokumenten umgehen, die in Ihrer Firma eingehen.

Sie müssen festlegen, wie Sie mit zwei Situationen umgehen:

1. Intern erstellte Dokumente
2. Extern erstellte Dokumente

Disziplin ist der Schlüssel. Am besten erstellen Sie eine Checkliste für Ihr gesamtes Team und schulen das Team im Umgang mit Dokumenten.

Sehen Sie, wie Gerichte in einem ganzen US-Bundesstaat mit Dokumentenerfassungslösungen von Kodak Alaris auf die Digitalisierung umgestellt haben.

Schaffen Sie sich Scanner und Aktenvernichter an

Es ist Zeit, in Hardware zu investieren! Insbesondere benötigen Sie Dokumentenscanner und Aktenvernichter.

Erinnern Sie sich, als wir vorhin sagten, dass "papierlos" oft "weniger Papier" bedeutet? Dies ist ein Teil dieser Erkenntnis. Auch wenn Sie sich noch so sehr bemühen, werden physische Dokumente in Ihrem Büro ankommen. Das können Sie nicht verhindern.

Sie können jedoch verhindern, dass diese Dokumente Ihr Organisationssystem durcheinander bringen.

Scanner ermöglichen Ihnen die anfängliche Umstellung auf die papierlose Arbeitsweise und auch die Digitalisierung aller künftigen physischen Dokumente, wenn sie in Ihrer Kanzlei ankommen.

Wählen Sie einen Scanner für Ihre Kanzlei bewusst aus - nicht alle Scanner sind gleich. Der beste Scanner für eine Anwaltskanzlei hängt weitgehend von der Größe der Kanzlei ab: Während der beste Scanner für eine kleine Kanzlei der Kodak i2900 Scanner sein könnte, der bis zu 10.000 Seiten pro Tag und 60 Seiten pro Minute scannt, könnte der beste Scanner für eine große Kanzlei der Kodak i3450 Scanner sein (scannt bis zu 30.000 Seiten pro Tag und 90 Seiten pro Minute). Beide Geräte können mit einem A4 Flachbett-Scanner ausgestattet werden, so dass Sie eine breite Palette von Dokumententypen und -größen scannen können.

Shredder hingegen ermöglichen es Ihnen, physische Kopien zu entsorgen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen (vorausgesetzt, Sie müssen sie nicht aus irgendeinem Grund aufbewahren). Wenn Sie physische Kopien aufbewahren müssen, sollten Sie ein System einrichten, um Ihre Archive zu organisieren und zugänglich zu halten.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Schließlich sollten Sie nicht vergessen, Ihre Mitarbeiter zu schulen! Schließlich sind sie es, die für die Umsetzung Ihres papierlosen Systems verantwortlich sind.

Bevor Sie das System einführen, sollten Ihre Mitarbeiter zum Beispiel mit den Namens- und Ablagekonventionen vertraut sein. Andernfalls landen die Dokumente an der völlig falschen Stelle.

Es ist hilfreich, die Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess einzubeziehen. Arbeiten Sie mit ihnen zusammen, um Ihre Benennungskonventionen und Ihr Ablagesystem zu etablieren. Schließlich sind sie diejenigen, die mit dem System arbeiten müssen - sie können Ihnen am besten sagen, was funktioniert.

Ihre Mitarbeiter sollten eine klare Vorstellung davon haben, wie der Prozess der Dokumentenerfassung aussieht, wie Dokumente rückabgeheftet werden und wie Dokumente in Ihrem Verwaltungssystem zu finden sind.

Finden Sie heraus, wie Sie papierlos werden können?

Wenn Sie herausfinden wollen, wie Sie papierlos werden können, sollten Sie vor allem daran denken, dass es sich um einen Prozess handelt. Sie müssen sich Ziele setzen und Ihre Fortschritte im Laufe der Zeit neu bewerten.

Glücklicherweise können wir Ihnen diesen Prozess erleichtern. Eine Anwaltskanzlei nutzte unsere Lösungen, um über 7.000 Kisten mit juristischen Dokumenten in digitale Dateien umzuwandeln. Sind Sie bereit zu sehen, wie wir Ihr Unternehmen verändern können? Werfen Sie einen Blick auf unsere verfügbaren Dienstleistungen, um mehr zu erfahren, oder kontaktieren Sie uns, um die besten Scanner für Kanzleien zu besprechen.