Comment passer au zéro papier : Un plan étape par étape pour les cabinets d'avocats

Imaginez ceci.

Votre client se rend au bureau et vous devez trouver quelques informations. Le problème, c'est que vous avez un tas de documents provenant d'au moins une douzaine d'affaires rien que dans votre bureau, et qu'il vous faut donc plusieurs minutes pour trouver le document dont vous avez besoin.

Pendant ce temps, votre client reste assis à essayer de ne pas être gêné en attendant que vous ayez fini de fouiller dans vos documents. Ce n'est pas la meilleure image qui soit.

Imaginez maintenant comment se déroulerait cette interaction si vous pouviez trouver ces informations en quelques clics seulement. C'est l'un des nombreux avantages de l'écologisation de votre cabinet d'avocats. Le tout est de savoir par où commencer. C'est là que nous pouvons vous aider. Voici quelques étapes pour faire passer votre cabinet juridique à des processus sans papier.

Fixer un objectif mesurable

La première étape est simple : Organisez-vous en fixant un objectif mesurable.

Nous ne parlons pas d'un vague accord pour utiliser moins de papier. La meilleure méthode consiste à établir un plan sur 12 mois, avec des objectifs plus souples en cours de route. Par exemple, vous pouvez vous fixer pour objectif d'acquérir les systèmes et les outils nécessaires pour passer au zéro papier à la date X et fixer un autre objectif pour numériser tous vos documents papier archivés à la date Y.

Une partie de ce processus consiste à reconnaître que "zéro papier" signifie en réalité "moins de papier". Vos clients s'attendent à une expérience sans papier, mais de nombreux cabinets d'avocats et d'autres acteurs du système juridique utilisent encore des rames de papier chaque jour. La réduction du papier dans votre bureau est un processus continu.

Décidez où stocker vos données

N'oubliez pas qu'il ne sert à rien d'échanger un gâchis de papier contre un gâchis numérique. Un désordre reste un désordre, quel que soit l'endroit où il se trouve.

Pour de nombreux cabinets d'avocats, cela signifie qu'il faut stocker les données dans le nuage. Cela vous permet d'accéder à tous vos fichiers 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et de disposer d'une capacité de stockage suffisante pour accompagner la croissance de votre cabinet.

N'oubliez cependant pas que la sécurité du nuage est une préoccupation majeure. Après tout, vous stockez un grand nombre d'informations confidentielles sur vos clients, qu'il s'agisse de leurs données personnelles ou de la documentation juridique relative à leur dossier. Vous devez vous assurer que vous disposez d'un système et de bonnes pratiques qui protégeront ces données.

Optez pour un système de gestion des documents

Une autre approche consiste à investir dans un système de gestion des documents, qui agit comme une plaque tournante numérique pour votre cabinet d'avocats. Il s'agit d'un entrepôt où sont stockés les documents et d'un moteur qui simplifie le processus de recherche des documents lorsque vous en avez besoin.

Un tel système est particulièrement utile parce qu'il indexe activement tous les documents au fur et à mesure de leur arrivée. Ainsi, vous n'avez pas à vous soucier de vérifier que tout le bureau utilise la même méthode de classement. Au lieu de cela, vous pouvez trouver n'importe quel document dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.

Recherchez un système qui intègre la gestion des courriers électroniques, l'indexation et la recherche, ainsi que la fonctionnalité de reconnaissance optique de caractères (OCR). De cette façon, vous pouvez classer tous les documents qui passent par votre bureau, quelle que soit leur provenance ou le format de fichier utilisé.

Établissez votre processus

Tandis que vous mettez en place votre système de stockage, essayez d'établir vos processus et vos flux de travail documentaires. Ces flux de travail orienteront la manière dont tous les employés traitent les documents qui arrivent dans votre cabinet.

Vous devez déterminer comment vous traitez deux situations:

1. Documents créés à l'interne
2. Documents créés à l'externe

La discipline est la clé. La meilleure façon d'aborder cette question consiste à élaborer une liste de contrôle que l'ensemble de votre équipe devra suivre et à former l'équipe sur la façon de traiter les documents.

Voyez comment les tribunaux d'un État américain entier sont passés au numérique grâce aux solutions de capture de documents de Kodak Alaris.

Imprimez des scanners et des déchiqueteuses

Il est temps d'investir dans du matériel ! Plus précisément, vous allez avoir besoin de documents scannés et de déchiqueteuses.

Vous vous souvenez que nous avons dit plus tôt que "sans papier" signifiait souvent "moins de papier" ? Cela fait partie de cette reconnaissance. Malgré tous vos efforts, des documents physiques arriveront dans votre bureau. Vous ne pouvez pas empêcher cela.

Toutefois, vous pouvez éviter que ces documents n'encombrent votre système d'organisation.

Les scanners vous permettront de faire le passage initial au sans papier, et aussi de numériser tous les futurs documents physiques lorsqu'ils arrivent dans votre cabinet.

Soyez attentif lorsque vous choisissez un scanner pour votre cabinet d'avocats - tous les scanners ne sont pas créés de la même manière. Le meilleur scanner pour un cabinet d'avocats dépend en grande partie de la taille du cabinet : Alors que le meilleur scanner pour un petit cabinet juridique pourrait être le Kodak i2900 Scanner, qui numérise jusqu'à 10 000 pages par jour et 60 pages par minute, le meilleur scanner pour un grand cabinet juridique pourrait être le Kodak i3450 Scanner (qui numérise jusqu'à 30 000 pages par jour et 90 pages par minute). Ces deux options peuvent intégrer un scanner à plat A4, ce qui vous permet de numériser un large éventail de types et de tailles de documents.

Les destructeurs de documents, quant à eux, vous permettront de vous débarrasser des copies physiques lorsque vous n'en avez plus besoin (en supposant que vous n'ayez pas besoin de conserver des copies physiques pour une raison ou une autre). Si vous devez conserver des copies physiques, vous devez mettre en place un système pour que vos archives soient organisées et accessibles.

Former vos employés

Enfin, n'oubliez pas de former vos employés ! Après tout, ce sont eux qui sont responsables de la mise en œuvre de votre système sans papier.

Par exemple, vos employés doivent bien connaître vos conventions de dénomination et de classement avant de mettre en place le système. Sinon, les documents se retrouveront au mauvais endroit.

Il est utile d'impliquer les employés dans le processus dès le début. Travaillez avec eux pour établir vos conventions de dénomination et votre système de classement. Après tout, ce sont eux qui doivent travailler avec le système - ils sont les mieux placés pour vous dire ce qui fonctionne.

Vos employés doivent avoir une idée claire du processus de réception des documents, de la manière de classer les documents et de trouver les documents dans votre système de gestion.

Figurer comment passer au zéro papier?

Si vous cherchez à savoir comment passer au zéro papier, la chose la plus importante à retenir est qu'il s'agit d'un processus. Vous devez vous fixer des objectifs et réévaluer vos progrès au fil du temps.

Fort heureusement, nous pouvons faciliter ce processus. Un cabinet d'avocats a utilisé nos solutions pour transformer plus de 7 000 boîtes de documents juridiques en fichiers numériques. Vous voulez savoir comment nous pouvons transformer votre cabinet ? Consultez nos services disponibles pour en savoir plus, ou contactez-nous pour discuter des meilleurs scanners pour les cabinets d'avocats.