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Imagínate esto.
Tu cliente visita la oficina y tienes que encontrar un poco de información. El problema es que tienes un montón de papeles de al menos una docena de casos sólo en tu despacho, así que tardas varios minutos en encontrar el papel que necesitas.
Todo el tiempo, tu cliente está sentado intentando no ser incómodo mientras espera a que termines de rebuscar entre tus papeles. No es la mejor imagen.
Imagina ahora cómo sería esa interacción si pudieras encontrar esa información con sólo unos clics. Es una de las muchas ventajas de ecologizar su bufete de abogados. El truco está en saber por dónde empezar. Ahí es donde podemos ayudarle. He aquí algunos pasos para cambiar su bufete de abogados a procesos sin papel.
Fije un objetivo medible
El primer paso es sencillo: Organízate estableciendo un objetivo medible.
No estamos hablando de un vago acuerdo para utilizar menos papel. Estamos hablando de un plazo fijo con hitos establecidos y métricas claras de éxito.
El mejor método es establecer un plan de 12 meses con objetivos suaves a lo largo del camino. Por ejemplo, puede fijarse el objetivo de adquirir los sistemas y las herramientas necesarias para dejar de utilizar papel en una fecha X y establecer otro objetivo para digitalizar todos sus registros archivados en papel en una fecha Y.
Parte de este proceso implica reconocer que "sin papel" realmente significa "menos papel". Sus clientes esperan una experiencia sin papel, pero muchos bufetes de abogados y otros actores del sistema legal siguen gastando resmas de papel cada día. Reducir el papel en su oficina es un proceso continuo.
Decida dónde almacenar sus datos
Recuerde, no sirve de nada cambiar un lío de papel por un lío digital. Un lío es un lío, no importa dónde viva.
Para muchos bufetes de abogados, esto significa almacenar los datos en la nube. Esto le permite acceder cómodamente a todos sus archivos las 24 horas del día, los 7 días de la semana, con una gran capacidad de almacenamiento que crecerá junto con su bufete.
Tenga en cuenta, sin embargo, que la seguridad en la nube es una preocupación primordial. Al fin y al cabo, estás almacenando una gran cantidad de información confidencial sobre tus clientes, desde sus datos personales hasta la documentación legal de sus casos. Necesitas asegurarte de que tienes un sistema y las mejores prácticas que protegerán esos datos.
Consigue un sistema de gestión documental
Otro enfoque es invertir en un sistema de gestión documental, que actúa como un centro digital para tu bufete de abogados. Es un almacén para guardar documentos y un motor para simplificar el proceso de búsqueda de documentos cuando los necesitas.
Un sistema como este es especialmente útil porque indexa activamente todos los documentos a medida que llegan. De este modo, no tiene que preocuparse de que toda la oficina utilice el mismo método de archivo. En su lugar, podrá encontrar cualquier documento que necesite, cuando lo necesite.
Busque un sistema que integre la gestión del correo electrónico, el índice y la búsqueda, y la funcionalidad de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). De este modo, podrá categorizar cualquier documento que pase por su oficina, independientemente de su procedencia o del formato de archivo utilizado.
Establezca su proceso
Mientras configura su sistema de almacenamiento, intente establecer sus procesos y flujos de trabajo de documentos. Estos flujos de trabajo guiarán la forma en que todos los empleados manejan los documentos que llegan a su empresa.
Necesita determinar cómo maneja dos situaciones:
- Documentos creados internamente
- Documentos creados externamente
La disciplina es clave. La mejor manera de enfocar esto es desarrollar una lista de comprobación para que todo su equipo la siga y formar al equipo sobre cómo manejar los documentos.
Vea cómo los tribunales de todo un estado de EE.UU. se digitalizaron con las soluciones de captura de documentos de Kodak Alaris.
Adquiera escáneres y destructoras
¡Es hora de invertir en hardware! En concreto, va a necesitar escáneres de documentos y destructoras.
¿Recuerda que antes decíamos que "sin papel" suele significar "menos papel"? Esto forma parte de ese reconocimiento. Vas a tener documentos físicos en tu oficina a pesar de tus mejores esfuerzos. No puede evitarlo.
Sin embargo, sí puede evitar que esos documentos ensucien su sistema de organización.
Los escáneres le permitirán hacer el cambio inicial a sin papel, y también digitalizar cualquier documento físico futuro cuando llegue a su bufete.
Tenga cuidado al elegir un escáner para su bufete de abogados: no todos los escáneres son iguales. El mejor Scanner para un despacho de abogados depende en gran medida del tamaño del bufete: Mientras que el mejor escáner para un despacho de abogados pequeño podría ser el Kodak i2900 Scanner, que escanea hasta 10.000 páginas al día y 60 páginas por minuto, el mejor escáner para un despacho de abogados grande podría ser el Kodak i3450 Scanner (escanea hasta 30.000 páginas al día y 90 páginas por minuto). Ambas opciones pueden llevar incorporado un Scanner de Cama plana A4, lo que le permitirá escanear una amplia gama de tipos y tamaños de documentos.
Las destructoras, por otro lado, le permitirán deshacerse de copias físicas cuando ya no las necesite (suponiendo que no necesite conservar copias físicas por algún motivo). Si necesita conservar copias físicas, debe disponer de un sistema para mantener sus archivos organizados y accesibles.
Formar a sus empleados
Por último, no olvide formar a sus empleados. Al fin y al cabo, ellos son los responsables de implantar su sistema sin papel.
Por ejemplo, sus empleados deben estar bien familiarizados con sus convenciones de nomenclatura y archivado antes de implantar el sistema. De lo contrario, los documentos acabarán en el lugar equivocado.
Ayuda incorporar a los empleados al proceso desde el principio. Trabaje con ellos para establecer las convenciones de nomenclatura y el sistema de archivo. Al fin y al cabo, ellos son los que tienen que trabajar con el sistema y son los más indicados para decirle lo que funciona.
Sus empleados deben tener una idea clara de cómo es el proceso de admisión de documentos, cómo archivar los documentos y cómo encontrar documentos en su sistema de gestión.
¿Cómo eliminar el papel?
Si está pensando cómo eliminar el papel, lo más importante que debe recordar es que se trata de un proceso. Tiene que establecer objetivos y reevaluar su progreso con el tiempo.
Afortunadamente, podemos ayudarle a que ese proceso sea más fácil. Un bufete de abogados utilizó nuestras soluciones para transformar más de 7.000 cajas de documentos legales en archivos digitales. Listo para ver cómo podemos transformar su bufete? Eche un vistazo a nuestros servicios disponibles para obtener más información, o póngase en contacto con nosotros para hablar sobre los mejores escáneres para despachos de abogados.
