Como a IoT está melhorando os fluxos de trabalho em papel

Nos dias de hoje, os processos de fluxo de trabalho estão se afastando dos tediosos métodos manuais em papel e se voltando para a digitalização e a conectividade instantâneas. Devido à Internet das Coisas (IoT), o gerenciamento de documentos se tornou mais simplificado, aumentando a produtividade e melhorando as operações de fluxo de trabalho.

O que é a Internet das Coisas?

A Internet das Coisas engloba todos os dispositivos que estão conectados e compartilham dados por meio da Internet. De smartphones e televisores a dispositivos domésticos, como Amazon Alexa e ferramentas de GPS, a IoT cuida de tarefas que, de outra forma, dependeriam de configurações manuais por meio do exame e da repetição de padrões de dados.

Como a IoT melhora os fluxos de trabalho com papel

Facilitando a vida

A IoT está fazendo contribuições significativas para melhorar os fluxos de trabalho com papel por meio de impressoras conectadas, soluções inteligentes de digitalização conectada e software de digitalização de documentos. Essas ferramentas trabalham com o componente de IoT para se integrarem, rastrearem e gerenciarem todos os dados em tempo real, automatizarem processos, gerenciarem recursos e alertarem quando algo não estiver funcionando corretamente.

Isso economiza tempo, dinheiro e estresse para as empresas, pois reduz a carga de tarefas que normalmente recai sobre os funcionários. O trabalho administrativo tedioso e repetitivo que normalmente recairia sobre esses funcionários é resolvido para que a sua equipe possa se concentrar nas principais metas de negócios e na inovação no local de trabalho.

Por exemplo, em um ambiente hospitalar, o uso de software de registro médico eletrônico (EMR) torna os dados do paciente imediatamente acessíveis aos envolvidos em todos os níveis, desde o paciente até a equipe administrativa, o médico e o farmacêutico. Isso elimina a necessidade de criar e entregar cópias impressas dos registros, o que consumiria muito mais tempo e recursos.

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Aumento da segurança

Os dispositivos conectados com componentes de IoT também podem manter a segurança e a proteção de dados confidenciais exigindo logins seguros, mantendo controles e restrições de acesso adequados e fornecendo insights sobre os padrões de uso da atividade para a administração geral. Essa camada extra de segurança é extremamente útil em setores confidenciais, como escritórios de advocacia e instalações de saúde.

Aumento da visibilidade

Como é mais comum que os dispositivos estejam conectados e em contato constante com outros dispositivos, o monitoramento da rede e o acompanhamento deles podem ser uma tarefa difícil. Acrescente a isso a complicação dos dispositivos conectados à IoT, e o trabalho se torna ainda mais complicado. Ao obter maior visibilidade por meio do monitoramento e do gerenciamento, reduz-se o tempo de inatividade e permite-se que a manutenção seja programada de forma inteligente, melhorando a produtividade, a lucratividade e (para alguns) a conformidade com as normas.

Componentes de captura de documentos da IoT

Scanner em rede

Os scanners em rede, como o Scan Station 730EX Plus, têm um controlador interno e são configurados para se conectar totalmente à rede existente da sua empresa, sem depender de nenhuma conexão com o PC. Esses scanners podem ser conectados a aplicativos baseados na nuvem e habilitados para dispositivos móveis. Isso torna mais eficiente a captura de documentos no ponto de contato com o cliente e a integração de informações em um processo de negócios.

Outros scanners em rede com conectividade Wi-Fi e Ethernet permitem conexões à rede em qualquer lugar para atender às necessidades da empresa. O S2060w Scanner, com rede integrada e qualidade de imagem e precisão de dados superiores, é a solução perfeita de digitalização conectada em rede para que várias pessoas possam compartilhar e obter informações para as empresas rapidamente.

Solução de digitalização conectada INfuse SmartA Solução de digitalização conectada INfuse Smart da Kodak Alaris leva a conectividade um passo adiante. Essa solução se integra completamente aos elementos de IoT para que o conteúdo possa ser integrado diretamente aos processos de negócios e o reconhecimento em tempo real seja recebido no ponto de captura. Graças às notificações imediatas de exceção, formulários, assinaturas e outras informações cruciais ausentes podem ser detectadas e corrigidas instantaneamente. O scanner INfuse AX vem com um software de digitalização inteligente conectado e funciona intuitivamente para tornar a captura de imagens simples e rápida Desde o primeiro momento. Essa ferramenta elimina a necessidade de software de aplicativo extra, PCs e instalações de driver, digitalizando documentos com alta qualidade e enviando-os para serviços de nuvem compatíveis ou para sua rede interna em um instante.

Software de captura

O software de captura avançado pode ajudar na automação e a conectividade com outros sistemas e dispositivos é fundamental. Ter a capacidade de rotear automaticamente as informações capturadas para um endpoint com regras comerciais aplicadas economiza tempo e evita erros. Além de uma longa lista de destinos de saída padrão, como e-mail, SharePoint e digitalização para arquivo, é necessário que haja links diretos para sistemas de terceiros que permitam o envio de dados para o destino do arquivo. O Capture Pro Software pode capturar arquivos digitalizados com facilidade e rapidez e convertê-los em imagens coloridas e em preto e branco de alta qualidade, prontas para arquivamento. Esse software elimina a entrada manual de dados e compartilha imediatamente as informações, economizando tempo e evitando a possibilidade de erros manuais.

Software de gerenciamento de dispositivos

O software de gerenciamento de dispositivos reduz a falta de visibilidade e a perda de produtividade dos dispositivos conectados à IoT. Os departamentos de gerenciamento e TI querem saber informações sobre os Scanners que estão conectados à rede. A Plataforma Kodak Alaris Scanner Manager permite o gerenciamento remoto de grandes frotas de scanners. Isso inclui relatórios de uso e/ou gerenciamento de alertas, além de dados operacionais e de configuração, como modelo do dispositivo, número de série e versão do firmware. O resultado é maior produtividade e rendimento do investimento

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Aumentar seus fluxos de trabalho

Quando combinada com ferramentas como software de captura avançado, soluções inteligentes conectadas e scanners em rede, a IoT facilita a sua vida e a de seus funcionários, aumentando a produtividade, eliminando o risco de erros manuais, otimizando o tempo e coletando dados para fornecer insights úteis.

Entre em contato com a Kodak Alaris hoje mesmo para saber mais sobre nossos scanners em rede e os componentes de IoT que podem ajudar a simplificar seu fluxo de trabalho e melhorar a eficiência de sua empresa, seja ela grande ou pequena.