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De nos jours, les processus de flux de travail s'éloignent des méthodes manuelles fastidieuses sur papier pour s'orienter vers la numérisation et la connectivité instantanées. Grâce à l'internet des objets (IoT), la gestion des documents est devenue plus rationnelle, augmentant la productivité et améliorant les opérations de flux de travail.
Qu'est-ce que l'internet des objets ?
L'internet des objets englobe tous les appareils qui sont connectés et partagent des données par l'intermédiaire d'internet. Des smartphones et téléviseurs aux appareils domestiques tels que Amazon Alexa et les outils GPS, l'IdO prend en charge des tâches qui dépendraient autrement de réglages manuels grâce à l'examen et à la répétition de modèles de données.
Comment l'IdO améliore les flux de travail papier
Faciliter la vie
L'IdO contribue de manière significative à l'amélioration des flux de travail papier grâce aux imprimantes connectées, solutions de numérisation connectées intelligentes, et logiciels de numérisation de documents. Ces outils fonctionnent avec le composant IoT pour s'intégrer ensemble, suivre et gérer toutes les données en temps réel, automatiser les processus, gérer les ressources et alerter lorsque quelque chose ne fonctionne pas tout à fait correctement.
Cela permet aux entreprises d'économiser du temps, de l'argent et du stress en réduisant la charge des tâches qui incombent habituellement aux employés. Le travail administratif fastidieux et répétitif qui incomberait normalement à ces employés est pris en charge, de sorte que votre équipe peut à la place se concentrer sur les objectifs commerciaux essentiels et l'innovation sur le lieu de travail.
Par exemple, dans un environnement hospitalier, l'utilisation d'un logiciel de dossier médical électronique (DME) rend les données du patient immédiatement accessibles aux personnes concernées à tous les niveaux, du patient au personnel administratif, en passant par le médecin et le pharmacien. Il n'est donc plus nécessaire de créer puis de livrer des copies papier des dossiers, ce qui prendrait beaucoup plus de temps et de ressources.
Augmentation de la sécurité
Les appareils connectés avec des composants IoT peuvent également maintenir la sécurité et la protection des données confidentielles en exigeant des connexions sécurisées, en maintenant des contrôles et des restrictions d'accès appropriés et en fournissant à la direction générale des informations sur les schémas d'utilisation des activités. Cette couche de sécurité supplémentaire est extrêmement utile dans les secteurs confidentiels tels que les cabinets d'avocats et les établissements de soins de santé.
Renforcement de la visibilité
Comme il est de plus en plus courant que les appareils soient connectés et en contact permanent avec les autres appareils, la surveillance du réseau et le suivi de ces derniers peuvent s'avérer une tâche difficile. Si l'on ajoute à cela la complication des appareils connectés à l'IdO, la tâche se complique encore. En atteignant une plus grande visibilité grâce à la surveillance et à la gestion et réduire les temps d'arrêt et permettre à la maintenance d'être intelligemment programmée - améliorer la productivité, la rentabilité et (pour certains) la conformité réglementaire.
Composants de capture de documents IoT
Scanners en réseau
Les scanners en réseau tels que le Scanner Station 730EX Plus disposent d'un contrôleur interne et sont configurés pour se connecter entièrement au réseau existant de votre entreprise sans dépendre d'une quelconque connexion à un PC. Ces scanners peuvent être connectés à des apps basées sur le cloud et compatibles avec les mobiles. Cela rend plus efficace la capture de documents au point de contact avec le client et l'intégration d'informations dans un processus commercial.
D'autres scanners en réseau dotés d'une connectivité Wi-Fi et Ethernet permettent des connexions au réseau n'importe où en fonction des besoins de l'entreprise. Le Scanner S2060w avec une mise en réseau intégrée et une qualité d'image et une précision des données supérieures est la solution de numérisation de bureau parfaite que plusieurs personnes peuvent partager et obtenir des informations dans les entreprises rapidement.
Smart Connected Solutions
La Kodak Alaris Solution intelligente de numérisation connectée INfuse fait passer la connectivité à une étape supérieure. Cette solution s'intègre complètement aux éléments IoT afin que le contenu puisse être embarqué directement dans les processus métier et l'accusé de réception en temps réel reçu au point de capture. Grâce aux notifications d'exception immédiates, les formulaires manquants, les signatures et autres informations cruciales peuvent être repérés et corrigés instantanément. Le scanner INfuse AX est livré avec un logiciel de numérisation intelligent et connecté qui fonctionne intuitivement pour rendre la capture d'images simple et rapide dès sa sortie de l'emballage. Cet outil élimine le besoin de logiciels d'application supplémentaires, de PC et d'installations de pilotes, numérisant les documents en haute qualité et les envoyant aux services cloud pris en charge ou à votre réseau interne en un instant.
Logiciel de capture
Un logiciel de capture avancé peut aider à l'automatisation et la connectivité à d'autres systèmes et appareils est essentielle. La possibilité d'acheminer automatiquement les informations capturées vers un point final avec des règles commerciales appliquées permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs. En plus d'une longue liste de destinations de sortie standard telles que l'e-mail, SharePoint et la numérisation vers un fichier, il doit y avoir des liens directs vers des systèmes tiers pour permettre l'envoi de données vers la destination du fichier. Le Logiciel Capture Pro peut facilement et rapidement capturer des fichiers numérisés et les convertir en images couleur et noir et blanc de qualité supérieure, prêtes pour l'archivage. Ce logiciel élimine la saisie manuelle des données et partage immédiatement les informations, ce qui permet de gagner du temps et d'éviter les risques d'erreurs manuelles.
Les logiciels de gestion des appareils
Les logiciels de gestion des appareils réduisent le manque de visibilité et la perte de productivité des appareils connectés à l'IoT. Les services de gestion et d'informatique souhaitent connaître les informations relatives aux scanners connectés au réseau. La plateforme Kodak Alaris Scanner Manager permet de gérer à distance de grandes flottes de scanners. Cela inclut les rapports d'utilisation et/ou la gestion des alertes, ainsi que les données de configuration et d'exploitation telles que le modèle de l'appareil, le numéro de série et la version du micrologiciel. Il en résulte une productivité accrue et un meilleur rendement des investissements
Relié : Scanners de Kodak Alaris dans l'inventaire des satellites MPS
Améliorer vos flux de travail
Lorsqu'il est associé à des outils tels que des logiciels de capture avancés, des solutions connectées intelligentes et des scanners en réseau, l'IoT vous facilite la vie, à vous et à vos employés, en augmentant la productivité, en éliminant le risque d'erreurs manuelles, en optimisant le temps et en recueillant des données pour fournir des informations utiles.
Contactez Kodak Alaris dès aujourd'hui pour en savoir plus sur nos scanners en réseau et les composants IoT qui peuvent vous aider à rationaliser votre flux de travail et à améliorer l'efficacité de votre entreprise, quelle que soit sa taille.
