Alaris IoT Paper Workflow

Heutzutage bewegen sich Workflow-Prozesse weg von mühsamen manuellen Papiermethoden und hin zu sofortiger Digitalisierung und Konnektivität. Durch das Internet der Dinge (IoT) ist die Dokumentenverwaltung rationeller geworden, was die Produktivität erhöht und die Arbeitsabläufe verbessert.

Was ist das Internet der Dinge?

Das Internet der Dinge umfasst alle Geräte, die miteinander verbunden sind und Daten über das Internet austauschen. Von Smartphones und Fernsehern bis hin zu Heimgeräten wie Amazon Alexa und GPS-Geräten übernimmt das IoT durch die Untersuchung und Wiederholung von Datenmustern Aufgaben, die sonst von manuellen Einstellungen abhängen würden.

Wie das IoT Papier-Workflows verbessert

Lebenserleichterung

Das IoT trägt wesentlich zur Verbesserung von Papier-Workflows durch vernetzte Drucker, intelligente vernetzte Scanlösungen und Dokumentenscansoftware. Diese Tools arbeiten mit der IoT-Komponente zusammen, um sich zu integrieren, alle Daten in Echtzeit zu verfolgen und zu verwalten, Prozesse zu automatisieren, Ressourcen zu verwalten und Alarm zu schlagen, wenn etwas nicht richtig funktioniert.

Das spart Unternehmen Zeit, Geld und Stress, indem es die Last der Aufgaben reduziert, die normalerweise den Mitarbeitern aufgebürdet werden. Die mühsame und sich wiederholende Verwaltungsarbeit, die normalerweise auf die Mitarbeiter zukommt, wird ihnen abgenommen, so dass sich Ihr Team stattdessen auf die Kerngeschäftsziele und die Innovation am Arbeitsplatz konzentrieren kann.

In einem Krankenhaus beispielsweise macht der Einsatz von Software für elektronische Patientenakten (EMR) die Patientendaten für alle Beteiligten auf allen Ebenen sofort zugänglich, vom Patienten über das Verwaltungspersonal bis hin zum Arzt und Apotheker. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Akten in Papierform zu erstellen und zu versenden, was erheblich mehr Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen würde.

[Zum Thema: Rechtsanwaltskanzlei wandelt schnell 7.000 Kisten mit Rechtsdokumenten in digitale Akten um]

Erhöhte Sicherheit

Geräte, die mit IoT-Komponenten verbunden sind, können auch die Sicherheit und den Schutz vertraulicher Daten gewährleisten, indem sie sichere Logins erfordern, angemessene Kontrollen und Zugriffsbeschränkungen aufrechterhalten und der Geschäftsleitung Einblicke in die Nutzungsmuster von Aktivitäten geben. Diese zusätzliche Sicherheitsebene ist in vertraulichen Branchen wie Anwaltskanzleien und Einrichtungen des Gesundheitswesens äußerst hilfreich.

Steigende Sichtbarkeit

Da es immer häufiger vorkommt, dass Geräte miteinander verbunden sind und in ständigem Kontakt mit anderen Geräten stehen, kann die Überwachung des Netzwerks und das Behalten des Überblicks über sie eine schwierige Aufgabe sein. Wenn dann noch die mit dem Internet der Dinge verbundenen Geräte hinzukommen, wird die Aufgabe noch komplizierter. Durch das Erreichen einer größeren Transparenz durch Überwachung und Management und die Verringerung von Ausfallzeiten und die Möglichkeit, die Wartung intelligent zu planen, werden Produktivität, Rentabilität und (für einige) die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verbessert.

IoT-Komponenten für die Dokumentenerfassung

Netzwerkfähige Scanner

Netzwerkfähige Scanner wie die Scan-Station 730EX Plus verfügen über einen internen Controller und sind so eingerichtet, dass sie sich vollständig mit dem bestehenden Netzwerk Ihres Unternehmens verbinden können, ohne von einer PC-Verbindung abhängig zu sein. Diese Scanner können mit Apps verbunden werden, die cloudbasiert und mobilfähig sind. Dies macht die Dokumentenerfassung am Ort des Kundenkontakts und das Onboarding von Informationen in einen Geschäftsprozess effizienter.

Andere vernetzte Scanner mit Wi-Fi- und Ethernet-Konnektivität ermöglichen die Verbindung mit dem Netzwerk an jedem beliebigen Ort, der den Geschäftsanforderungen entspricht. Der S2060w Scanner mit integriertem Netzwerk und hervorragender Bildqualität und Datengenauigkeit ist die perfekte Desktop-Scanning-Lösung, die von mehreren Personen gemeinsam genutzt werden kann und Informationen schnell ins Unternehmen bringt.

Smart Connected Solutions

Die Kodak Alaris INfuse Smart Connected Scanning Solution bringt die Konnektivität einen Schritt weiter. Diese Lösung ist vollständig in die IoT-Elemente integriert, so dass Inhalte direkt in die Geschäftsprozesse eingebunden werden können und die Echtzeit-Bestätigung am Erfassungspunkt erfolgt. Dank der sofortigen Ausnahmebenachrichtigungen können fehlende Formulare, Unterschriften und andere wichtige Informationen sofort erkannt und korrigiert werden. Der INfuse AX Scanner wird mit einer intelligenten, angeschlossenen Scansoftware geliefert und arbeitet intuitiv, um die Bilderfassung einfach und schnell zu machen - sofort nach dem Auspacken. Dieses Tool macht zusätzliche Anwendungssoftware, PCs und Treiberinstallationen überflüssig, scannt Dokumente in hoher Qualität und sendet sie im Handumdrehen an unterstützte Cloud-Dienste oder Ihr internes Netzwerk.

Erfassungssoftware

Erweiterte Erfassungssoftware kann bei der Automatisierung helfen und die Konnektivität zu anderen Systemen und Geräten ist entscheidend. Die Möglichkeit, erfasste Informationen automatisch an einen Endpunkt mit erzwungenen Geschäftsregeln weiterzuleiten, spart Zeit und verhindert Fehler. Neben einer langen Liste von Standard-Ausgabezielen wie E-Mail, SharePoint und Scannen in eine Datei müssen auch direkte Verbindungen zu Systemen von Drittanbietern bestehen, damit die Daten an das Dateiziel gesendet werden können. Mit Capture Pro Software lassen sich gescannte Dateien einfach und schnell erfassen und in hochwertige, archivtaugliche Farb- und Schwarzweißbilder umwandeln. Diese Software macht die manuelle Dateneingabe überflüssig und gibt die Informationen sofort weiter, was Zeit spart und die Möglichkeit manueller Fehler verhindert.

Geräteverwaltungssoftware

Geräteverwaltungssoftware reduziert die mangelnde Transparenz und den Produktivitätsverlust von IoT-verbundenen Geräten. Management- und IT-Abteilungen wollen Informationen über Scanner, die mit dem Netzwerk verbunden sind, wissen. Die Kodak Alaris Scanner Manager Platform ermöglicht die Fernverwaltung großer Scannerflotten. Dazu gehören Nutzungsberichte und/oder Alarmmanagement sowie Konfigurations- und Betriebsdaten wie Gerätemodell, Seriennummer und Firmware-Version. Das Ergebnis ist eine höhere Produktivität und Investitionsrendite

Verwandt: Scanner von Kodak Alaris in der MPS-Satelliteninventur

Verbessern Sie Ihre Arbeitsabläufe

In Verbindung mit Tools wie fortschrittlicher Erfassungssoftware, intelligenten vernetzten Lösungen und vernetzten Scannern macht das IoT Ihnen und Ihren Mitarbeitern das Leben leichter, indem es die Produktivität steigert, das Risiko manueller Fehler eliminiert, die Zeit optimiert und Daten sammelt, die nützliche Erkenntnisse liefern.

Kontaktieren Sie Kodak Alaris noch heute, um mehr über unsere vernetzten Scanner und die IoT-Komponenten zu erfahren, die Ihnen helfen können, Ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu verbessern, ganz gleich wie groß oder klein es ist.