Alaris IoT Paper Workflow

Hoy en día, los procesos de flujo de trabajo se están alejando de los tediosos métodos manuales en papel para acercarse a la digitalización y la conectividad instantáneas. Gracias a el internet de las cosas (IoT), la gestión de documentos se ha agilizado, aumentando la productividad y mejorando las operaciones de flujo de trabajo.

¿Qué es el internet de las cosas?

El internet de las cosas engloba todos los dispositivos que están conectados y comparten datos a través de internet. Desde smartphones y televisores hasta dispositivos domésticos como Amazon Alexa y herramientas GPS, IoT se encarga de tareas que de otro modo dependerían de ajustes manuales mediante el examen y la repetición de patrones de datos.

Cómo mejora el IoT los flujos de trabajo en papel

Haciendo la vida más fácil

El IoT está contribuyendo significativamente a mejorar los flujos de trabajo en papel a través de impresoras conectadas, soluciones inteligentes de escaneado conectado, y software de escaneado de documentos. Estas herramientas funcionan con el componente IoT para integrarse entre sí, realizar un seguimiento y gestionar todos los datos en tiempo real, automatizar procesos, gestionar recursos y alertar cuando algo no funciona del todo bien.

Esto ahorra tiempo, dinero y estrés a las empresas al reducir la carga de tareas que suelen recaer sobre los empleados. El tedioso y repetitivo trabajo de administración que normalmente recaería sobre estos empleados queda eliminado para que su equipo pueda centrarse en los objetivos principales de la empresa y en la innovación en el lugar de trabajo.

Por ejemplo, en un entorno hospitalario, el uso de software de historia clínica electrónica (HCE) hace que los datos de los pacientes sean accesibles de forma inmediata para los implicados en todos los niveles, desde el paciente hasta el personal administrativo, el médico y el farmacéutico. Esto elimina la necesidad de crear y entregar copias en papel de los historiales, lo que llevaría mucho más tiempo y recursos.

[Relacionado: Bufete de abogados transforma rápidamente 7.000 cajas de documentos legales en archivos digitales]

Incremento de la seguridad

Los dispositivos conectados con componentes IoT también pueden mantener la seguridad y la protección sobre los datos confidenciales al requerir inicios de sesión seguros, mantener controles y restricciones de acceso adecuados y proporcionar información sobre los patrones de uso de la actividad a la dirección general. Esta capa adicional de seguridad es extremadamente útil en sectores confidenciales como bufetes de abogados e instalaciones sanitarias.

Aumento de la visibilidad

A medida que es más común que los dispositivos estén conectados y en contacto constante con los demás dispositivos, la supervisión de la red y el seguimiento de los mismos puede ser una tarea difícil. Si a eso le añadimos la complicación de los dispositivos conectados al IoT, el trabajo se complica aún más. Al lograr una mayor visibilidad a través de la supervisión y la gestión y reducir el tiempo de inactividad y permitir que el mantenimiento se programe de forma inteligente, se mejora la productividad, la rentabilidad y (para algunos) el cumplimiento normativo.

Componentes de captura de documentos IoT

Escaners en red

Los scanners en red como el Scan Station 730EX Plus tienen un controlador interno y están configurados para conectarse completamente con la red existente de su empresa sin depender de ninguna conexión a PC. Estos escáneres pueden conectarse a aplicaciones basadas en la nube y habilitadas para dispositivos móviles. Esto hace que la captura de documentos en el punto de contacto con el cliente y la incorporación de información a un proceso empresarial sean más eficientes.

Otros escáneres en red con conectividad Wi-Fi y Ethernet permiten conectarse a la red en cualquier lugar para adaptarse a las necesidades de la empresa. El S2060w Scanner, con conexión en red integrada y una calidad de imagen y precisión de datos superiores, es la solución de escaneado de sobremesa perfecta que varias personas pueden compartir y hacer llegar la información a las empresas rápidamente.

Smart Connected Solutions

La Solución de escaneado inteligente conectada INfuse INfuse Smart Connected Solution de Kodak Alaris lleva la conectividad un paso más allá. Esta solución se integra completamente con los elementos IoT para que el contenido pueda incorporarse directamente a los procesos empresariales y el acuse de recibo en tiempo real se reciba en el punto de captura. Gracias a las notificaciones inmediatas de excepciones, los formularios que faltan, las firmas y otra información crucial pueden detectarse y corregirse al instante. El escáner INfuse AX incluye un software de escaneado inteligente conectado y funciona de forma intuitiva para que la captura de imágenes sea sencilla y rápida desde el primer momento. Esta herramienta elimina la necesidad de software de aplicación adicional, PC e instalaciones de controladores, escaneando documentos en alta calidad y enviándolos a servicios en la nube compatibles o a su red interna en un instante.

Software de captura

Un software de captura avanzado puede ayudar con la automatización y la conectividad a otros sistemas y dispositivos es clave. Tener la capacidad de dirigir automáticamente la información capturada a un punto final con reglas empresariales aplicadas ahorra tiempo y evita errores. Además de una larga lista de destinos de salida estándar, como correo electrónico, SharePoint y escaneado a archivo, es necesario que haya enlaces directos a sistemas de terceros para poder enviar los datos al destino de archivo. Capture Pro Software puede capturar fácil y rápidamente archivos escaneados y convertirlos en imágenes en color y en blanco y negro de máxima calidad y listas para archivar. Este software elimina la introducción manual de datos y comparte inmediatamente la información, ahorrando tiempo y evitando la posibilidad de errores manuales.

Software de gestión de dispositivos

El software de gestión de dispositivos reduce la falta de visibilidad y la pérdida de productividad de los dispositivos conectados al IoT. Los departamentos de gestión y TI quieren conocer información sobre los Scanner que están conectados a la red. El Kodak Alaris Scanner Manager Platform permite la gestión remota de grandes flotas de escáneres. Esto incluye informes de uso y/o gestión de alertas, así como datos de configuración y funcionamiento, como el modelo de dispositivo, el número de serie y la versión de firmware. El resultado es una mayor productividad y rendimiento de la inversión

Relacionado: Scanners de Kodak Alaris en MPS Satellite Inventory

Mejore sus flujos de trabajo

Cuando se combina con herramientas como software de captura avanzado, soluciones conectadas inteligentes y escáneres conectados en red, el IoT le facilita la vida a usted y a sus empleados al aumentar la productividad, eliminar el riesgo de errores manuales, optimizar el tiempo y recopilar datos para proporcionar información útil.

Póngase en contacto con Kodak Alaris hoy mismo para obtener más información sobre nuestros escáneres conectados en red y los componentes de IoT que pueden ayudarle a agilizar su flujo de trabajo y mejorar la eficiencia en su empresa, independientemente de su tamaño.

Los escáneres conectados en red de Kodak Alaris pueden ayudarle a optimizar su flujo de trabajo y mejorar la eficiencia en su empresa, independientemente de su tamaño.