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Visão geral
A Excel Business Systems, parceira da Kodak Alaris, ajudou um importante fornecedor de soluções de TI e comunicação a otimizar a eficiência em seu departamento de digitalização. A organização presta serviços aos departamentos e agências do governo de Kerala. Com o software e os scanners de documentos da Kodak Alaris, a organização conseguiu automatizar rapidamente seus fluxos de trabalho antigos. Essa melhoria reduziu significativamente o tempo necessário para concluir projetos essenciais.
Desafio
A organização é especializada em pesquisa, desenvolvimento e treinamento em tecnologia de imagem. Ela havia conseguido um projeto para digitalizar documentos de exames em nome de universidades no estado do sul da Índia. Uma vez capturados, os documentos precisavam ser encaminhados para o software de marcação on-line de propriedade da empresa, antes de serem revisados pelos vigilantes.
O fluxo de trabalho legado era lento e incômodo. Os cadernos de respostas totalizavam até 36 páginas, e cada uma delas tinha de ser inserida no Scanner. O processo era ainda mais complicado devido à necessidade de separar e nomear manualmente os documentos individuais, além de verificar se havia páginas faltando ou digitalizações incorretas antes que os papéis pudessem ser marcados pelo Software.
Além disso, a organização precisava de mais tecnologia de digitalização para digitalizar os arquivos do governo. A digitalização e a preservação de registros históricos que datam de 100 anos atrás exigiam a melhor tecnologia da categoria, capaz de processar documentos, manuscritos e outros itens frágeis de forma rápida e eficiente, além de fornecer imagens da mais alta qualidade.
O cliente precisava atingir um rendimento de cerca de 50.000 páginas A4 por dia, o que não era possível com a frota de scanners existente. Originalmente, ele havia planejado comprar até 20 unidades adicionais de seu fornecedor antigo. No entanto, depois de assistir a uma demonstração dos scanners da Kodak Alaris e de seus recursos superiores de manuseio de papel, o cliente procurou a Excel Business Systems para obter orientação sobre como implementar uma nova tecnologia de captura de dados que permitisse automatizar as etapas manuais, melhorar o tempo de resposta e reduzir os recursos necessários para atender a SLAs rigorosos.
Solução
A Excel Business Systems recomendou e forneceu cinco Kodak S2085f Scanner com o Kodak Capture Pro Limited Edition Software.
O Scanner KODAK S2085f possui um alimentador de 300 folhas com empilhamento de saída controlado para precisão no manuseio de lotes mistos, manuseio confiável de papel e um caminho de papel direto para minimizar os danos aos documentos. Ele também possui processamento de imagem integrado que aprimora a precisão do OCR e produz a melhor qualidade de imagem possível.
Projetado para funcionar perfeitamente com os scanners da Kodak Alaris, o Capture Pro Software possui recursos inteligentes que melhoram os fluxos de trabalho do cliente e converte rapidamente lotes de papel em imagens de alta qualidade.
Beneficios
Graças à melhor tecnologia de captura da categoria, o cliente conseguiu atingir sua meta de digitalizar 50.000 páginas por dia. É importante notar que ele atingiu essa capacidade investindo em apenas cinco scanners da Kodak Alaris, em vez das 20 unidades que havia planejado comprar originalmente.
Os scanners da Kodak Alaris permitem que as empresas convertam rapidamente formulários, registros e documentos físicos em formato digital com eficiência e precisão. Os Scanner KODAK S2085f Scanner apresentam uma mesa plana integrada, que permite aos operadores digitalizar sem problemas documentos frágeis e de tamanho grande com segurança - um critério importante ao lidar com documentos armazenados nos arquivos do governo. A mesa plana A4 integrada ao scanner também foi um valor agregado, permitindo a digitalização de livros, fotos, etc. mais rapidamente do que era possível com os dispositivos antigos.
O Capture Pro Software oferece recursos inteligentes que aumentam a produtividade e melhoram a eficiência, como o Tratamento Inteligente de Exceções, que garante a validação imediata de formulários para que qualquer informação ausente no ponto de transação (como uma assinatura) seja identificada e corrigida. A Leitura Inteligente de Código de Barras produz os resultados mais precisos de extração de dados e elimina a complexidade do processo de configuração. Além disso, a Intelligent Document Protection, que alerta o operador sobre os problemas antes que eles se tornem atolamentos, combinada com os sensores de detecção de alimentação múltipla, garante que os documentos não sejam danificados durante o processo de digitalização.
Esse poderoso Software reduziu o tempo e o esforço manual necessários para processar as provas de exame. Os operadores podem simplesmente carregar vários livretos usando o alimentador de 300 folhas. Todo o fluxo de trabalho agora é muito mais eficiente. A funcionalidade de digitalização em lote do software significa que a separação dos cadernos de respostas é automatizada - portanto, não há classificação manual. A indexação na tela permite que os operadores verifiquem se todas as páginas foram digitalizadas e, se houver alguma incompatibilidade, é fácil adicionar ou substituir as páginas no próprio lote. Os usuários podem então renomear os arquivos e enviá-los ao Software para a próxima etapa, economizando tempo e esforço manual. Com parte da atividade de digitalização conduzida por recursos externos, a funcionalidade de carimbo digital (que captura o nome do PC, a hora e a data em que as imagens individuais são digitalizadas) fornece uma camada extra de garantia de que as informações confidenciais permanecem seguras.
Os scanners e o software da Kodak Alaris ajudaram o provedor de serviços a aumentar a velocidade, a precisão e a eficiência dos processos. O cliente observou uma melhoria de 30 a 40% no tempo de resposta e reduziu em um terço a necessidade de recursos humanos. A implementação dos scanners da Kodak Alaris foi tão bem-sucedida que a empresa agora está testando os Scanners KODAK série S3000 com o objetivo de expandir ainda mais sua frota.
Quer saber mais? www.alarisworld.com
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