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Descripción general
El socio de Kodak Alaris, Excel Business Systems, ha ayudado a un importante proveedor de soluciones de TI y comunicación a optimizar la eficiencia de su departamento de digitalización. La organización presta servicios a los departamentos y organismos del gobierno de Kerala. Con el software y los escáneres de documentos de Kodak Alaris, la organización pudo automatizar rápidamente sus flujos de trabajo heredados. Esta mejora redujo significativamente el tiempo necesario para completar proyectos críticos.
Desafío
La organización se especializa en investigación, desarrollo y capacitación en tecnología de imágenes. Había conseguido un proyecto para digitalizar exámenes en nombre de universidades del sur de la India. Una vez capturados, los exámenes debían introducirse en el software de corrección en línea propiedad de la empresa, antes de que los revisaran los vigilantes.
El flujo de trabajo heredado era lento y engorroso. Los cuadernillos de respuestas sumaban hasta 36 páginas, cada una de las cuales tenía que introducirse en el escáner. El proceso se complicaba aún más por la necesidad de separar y nombrar manualmente los documentos individuales, así como de comprobar si faltaban páginas o se habían escaneado mal antes de que el software pudiera marcar los documentos.
Además, la organización necesitaba tecnología de escaneado adicional para digitalizar los archivos del gobierno. La digitalización y conservación de registros históricos que se remontan a 100 años atrás exigía la mejor tecnología capaz de procesar documentos, manuscritos y otros elementos frágiles de forma rápida y eficaz, al tiempo que ofrecía imágenes de la máxima calidad.
El cliente necesitaba alcanzar un rendimiento de unas 50.000 páginas A4 al día, algo que su actual flota de escáneres no podía hacer. En un principio había previsto adquirir hasta 20 unidades adicionales a su proveedor anterior. Sin embargo, tras ver una demostración de los escáneres de Kodak Alaris y de sus capacidades superiores de manipulación de papel, el cliente se puso en contacto con Excel Business Systems para que le asesorara sobre cómo implantar una nueva tecnología de captura de datos que le permitiera automatizar los pasos manuales, mejorar el tiempo de respuesta y reducir los recursos necesarios para cumplir los estrictos acuerdos de nivel de servicio.
Solución
Excel Business Systems recomendó y proporcionó cinco Kodak S2085f Scanners junto con Kodak Capture Pro Limited Edition Software.
El Kodak S2085f Scanner cuenta con un alimentador de 300 hojas con apilamiento de salida controlado para un manejo preciso de lotes mixtos, un manejo fiable del papel y un recorrido recto del papel para minimizar los daños en los documentos. También cuenta con un procesamiento de imágenes integrado que mejora la precisión del OCR y produce la mejor calidad de imagen posible.
Diseñado para funcionar a la perfección con los escáneres de Kodak Alaris, Capture Pro Software cuenta con funciones inteligentes que mejoran los flujos de trabajo de los clientes y convierte rápidamente lotes de papel en imágenes de alta calidad.
Beneficios
Gracias a la mejor tecnología de captura de su clase, el cliente ha podido cumplir su objetivo de digitalizar 50.000 páginas al día. Cabe destacar que ha alcanzado esta capacidad invirtiendo en sólo cinco escáneres de Kodak Alaris, en lugar de las 20 unidades que había previsto adquirir en un principio.
Los escáneres de Kodak Alaris permiten a las empresas convertir rápidamente formularios, registros y documentos físicos a formato digital de forma eficiente y precisa. Los Kodak S2085f Scanner incorporan un lecho plano integrado que permite a los operadores escanear sin problemas documentos frágiles y de gran tamaño de forma segura, un criterio importante a la hora de manejar documentos almacenados en los archivos del gobierno. La Cama plana A4 integrada en el escáner también ha sido un valor añadido, ya que permite escanear libros, fotos, etc. más rápido de lo que podía hacerlo con sus dispositivos anteriores.
El Capture Pro Software proporciona funciones inteligentes que aumentan la productividad y mejoran la eficiencia, como la Gestión Inteligente de Excepciones, que garantiza la validación inmediata de los formularios para que cualquier información que falte en el punto de transacción (como una firma) se identifique y se corrija. La lectura inteligente de códigos de barras produce los resultados de extracción de datos más precisos y elimina la complejidad del proceso de configuración. Además, la protección inteligente de documentos, que avisa al operador antes de que se produzcan atascos, combinada con los sensores de detección de alimentación múltiple, garantiza que los documentos no se dañen durante el proceso de escaneado.
Este potente software ha reducido el tiempo y el esfuerzo manual necesarios para procesar los documentos de examen. Los operadores pueden simplemente cargar varios cuadernillos utilizando el alimentador de 300 hojas. Todo el flujo de trabajo es ahora mucho más eficiente. Gracias a la función de escaneado por lotes del Software, la separación de las hojas de respuestas es automática, por lo que no es necesaria la clasificación manual. La indexación en pantalla permite a los operarios comprobar que se han escaneado todas las páginas y, si hay alguna falta de coincidencia, es fácil añadir o sustituir las páginas en el propio lote. A continuación, los usuarios pueden cambiar el nombre de los archivos y enviarlos al software para el siguiente paso, lo que ahorra tiempo y esfuerzo manual. Con parte de la actividad de escaneado realizada por recursos externos, la funcionalidad de sellado digital (que captura el nombre del PC, la hora y la fecha en que se escanean las imágenes individuales) proporciona una capa adicional de garantía de que la información confidencial permanece segura.
Los escáneres y el Software de Kodak Alaris han ayudado al proveedor de servicios a mejorar la velocidad, la precisión y la eficiencia de los procesos. El cliente ha observado una mejora de entre el 30 y el 40 por ciento en el tiempo de respuesta y ha reducido en un tercio los recursos humanos necesarios. El despliegue de los escáneres de Kodak Alaris ha sido tan satisfactorio que la empresa está probando ahora los Escáneres de la Serie S3000 de Kodak con vistas a seguir ampliando su flota.
¿Quiere saber más? www.alarisworld.com
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