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Überblick
Der Kodak Alaris Partner Excel Business Systems hat einem führenden Anbieter von IT- und Kommunikationslösungen geholfen, die Effizienz seiner Digitalisierungsabteilung zu optimieren. Das Unternehmen erbringt Dienstleistungen für die Ministerien und Behörden der Regierung von Kerala. Mit Software und Dokumentenscannern von Kodak Alaris konnte das Unternehmen seine alten Arbeitsabläufe schnell automatisieren. Durch diese Verbesserung konnte der Zeitaufwand für die Durchführung wichtiger Projekte erheblich reduziert werden.
Herausforderung
Die Organisation ist auf Forschung, Entwicklung und Schulung im Bereich der Imaging-Technologie spezialisiert. Es hatte ein Projekt zur Digitalisierung von Prüfungsunterlagen im Auftrag von Universitäten im südlichen Bundesstaat Indiens erhalten. Nach der Erfassung mussten die Unterlagen in die firmeneigene Online-Auszeichnungssoftware eingegeben werden, bevor sie von den Aufsichtspersonen geprüft werden konnten.
Der bisherige Arbeitsablauf war langsam und umständlich. Die Antworthefte umfassten bis zu 36 Seiten, von denen jede einzelne in den Scanner eingezogen werden musste. Der Prozess wurde zusätzlich dadurch erschwert, dass die einzelnen Dokumente manuell getrennt und benannt sowie auf fehlende Seiten oder Fehlscans überprüft werden mussten, bevor die Papiere von der Software markiert werden konnten.
Außerdem benötigte die Organisation zusätzliche Scantechnologie, um die Archive der Regierung zu digitalisieren. Die Digitalisierung und Bewahrung historischer Aufzeichnungen, die 100 Jahre alt sind, erforderte eine erstklassige Technologie, die Dokumente, Manuskripte und andere empfindliche Gegenstände schnell und effizient verarbeiten und gleichzeitig Bilder von höchster Qualität liefern konnte.
Der Kunde musste einen Durchsatz von etwa 50.000 A4-Seiten pro Tag erreichen, was mit der vorhandenen Scanflotte nicht zu bewältigen war. Ursprünglich hatte er geplant, bis zu 20 zusätzliche Geräte von seinem bisherigen Anbieter zu kaufen. Nachdem der Kunde jedoch eine Vorführung der Scanner von Kodak Alaris und deren überragende Papierverarbeitungsfähigkeiten gesehen hatte, wandte er sich an Excel Business Systems, um sich über die Implementierung einer neuen Datenerfassungstechnologie beraten zu lassen, die es ihm ermöglichen würde, manuelle Schritte zu automatisieren, die Durchlaufzeit zu verbessern und die zur Einhaltung strenger SLAs erforderlichen Ressourcen zu reduzieren.
Lösung
Excel Business Systems empfahl und stellte fünf Kodak S2085f Scanner im Bundle mit Kodak Capture Pro Limited Edition Software.
Der Kodak S2085f Scanner verfügt über einen 300-Blatt-Einzug mit kontrolliertem Stapeln am Ausgang für die präzise Verarbeitung von gemischten Stapeln, eine zuverlässige Papierverarbeitung und einen geraden Papierweg zur Minimierung von Dokumentenschäden. Außerdem verfügt er über eine integrierte Bildverarbeitung, die die OCR-Genauigkeit verbessert und die bestmögliche Bildqualität erzeugt.
Die Capture Pro Software wurde für die nahtlose Zusammenarbeit mit Scannern von Kodak Alaris entwickelt und verfügt über intelligente Funktionen, die die Arbeitsabläufe der Kunden verbessern und Papierstapel schnell in hochwertige Bilder umwandeln.
Benefits
Dank der erstklassigen Erfassungstechnologie konnte der Kunde sein Ziel erreichen, 50.000 Seiten pro Tag zu digitalisieren. Bemerkenswert ist, dass er diese Kapazität mit nur fünf Scannern von Kodak Alaris erreicht hat, statt der ursprünglich geplanten 20 Geräte.
Scanner von Kodak Alaris ermöglichen es Unternehmen, physische Formulare, Unterlagen und Dokumente schnell, effizient und präzise in ein digitales Format umzuwandeln. Die Kodak S2085f Scanner verfügen über ein integriertes Flachbett, das es den Anwendern ermöglicht, übergroße und zerbrechliche Dokumente nahtlos und sicher zu scannen - ein wichtiges Kriterium beim Umgang mit Dokumenten, die in den Archiven der Behörden gelagert werden. Das in den Scanner integrierte A4 Flachbett ist ebenfalls ein Mehrwert, da es das Scannen von Büchern, Fotos usw. schneller ermöglicht, als dies mit den bisherigen Geräten möglich war.
Die Capture Pro Software bietet intelligente Funktionen, die die Produktivität und Effizienz steigern, wie z. B. die intelligente Ausnahmebehandlung, die eine sofortige Validierung von Formularen gewährleistet, so dass fehlende Informationen am Transaktionspunkt (z. B. eine Unterschrift) erkannt und korrigiert werden. Intelligent Barcode Reading liefert die genauesten Ergebnisse bei der Datenextraktion und reduziert die Komplexität des Einrichtungsprozesses. Darüber hinaus sorgt der intelligente Dokumentenschutz, der den Bediener auf Probleme aufmerksam macht, bevor diese zu Staus werden, in Kombination mit Sensoren zur Mehrfacheinzugserkennung dafür, dass Dokumente während des Scanvorgangs nicht beschädigt werden.
Diese leistungsstarke Software hat den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Verarbeitung von Prüfungsunterlagen reduziert. Die Bediener können einfach mehrere Broschüren über den 300-Blatt-Einzug einlegen. Der gesamte Arbeitsablauf ist nun wesentlich effizienter. Dank der Stapelscanfunktion der Software erfolgt die Trennung der Antwortbögen automatisch - ein manuelles Sortieren ist nicht mehr erforderlich. Die Indexierung auf dem Bildschirm ermöglicht es dem Bediener, zu überprüfen, ob alle Seiten gescannt wurden, und wenn es Abweichungen gibt, können die Seiten im Stapel selbst leicht hinzugefügt oder ersetzt werden. Die Benutzer können dann die Dateien umbenennen und sie für den nächsten Schritt an die Software weiterleiten, was Zeit und manuellen Aufwand spart. Da ein Teil der Scan-Aktivitäten von externen Ressourcen durchgeführt wird, bietet die digitale Stempelfunktion (die den PC-Namen, die Uhrzeit und das Datum des Scannens einzelner Bilder erfasst) eine zusätzliche Sicherheit, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben.
Die Scanner und die Software von Kodak Alaris haben dem Dienstleister geholfen, die Geschwindigkeit, Genauigkeit und Effizienz der Prozesse zu verbessern. Der Kunde konnte die Durchlaufzeit um 30 bis 40 Prozent verkürzen und den Personalbedarf um ein Drittel reduzieren. Der Einsatz von Scannern von Kodak Alaris war so erfolgreich, dass das Unternehmen nun die Kodak S3000 Scannerserie testet, um seine Flotte weiter auszubauen.
Sie möchten mehr erfahren? www.alarisworld.com
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