As contas a pagar são um componente essencial do motor que impulsiona uma empresa. Pedidos de compra, contratos, faturas e muitos outros documentos contêm informações vitais e sensíveis ao tempo e têm implicações diretas na receita. As complicações que reduzem a eficiência do Contas a Pagar geralmente são causadas por uma dependência de sistemas legados e processos baseados em papel. Essencialmente, esse é um problema de dados: as empresas precisam lidar com cada vez mais dados e, sem a ajuda da transformação digital, elas podem estar tentando resolver problemas que suas soluções atuais não conseguem resolver.

Os obstáculos do Contas a Pagar podem se apresentar de várias formas:

• Os formulários em papel são encaminhados para os chefes de linha de negócios, bem como para o setor de compras, por meio da infame "sneaker-net".
• As assinaturas de aprovação precisam passar por diferentes grupos, com diferentes expectativas - de gerentes individuais a chefes de linha de negócios e ao setor de compras.
• O rastreamento do status de pagamento dos fornecedores pode ser um exercício de frustração, tanto para os fornecedores que buscam o status quanto para as pessoas internas encarregadas de responder às solicitações.

Como resultado, a maioria das grandes empresas paga com atraso - uma média de 7,6 dias de atraso, para ser preciso. O Contas a Pagar é um dos primeiros lugares para onde as empresas vão para refletir o impacto de situações macroeconômicas negativas, como na China, onde a desaceleração econômica deste ano se refletiu no aumento dos atrasos de pagamento.

Por todos esses motivos (e outros), melhorar a eficiência operacional do CP parece ser um objetivo ainda mais assustador do que construir as grandes pirâmides. Mas a mudança real é possível em pequenos incrementos. Faça um bloco de cada vez.

Grandes coisas não são feitas por impulso, mas por uma série de pequenas coisas reunidas.Vincent Van Gogh

Supere os obstáculos do Contas a Pagar - 5 passos rápidos

1. Estabeleça uma prática de gerenciamento de fornecedores mestre.

As listas de fornecedores exigem limpeza frequente para manter os registros atualizados e reduzir a desordem. Os fornecedores duplicados e de projetos únicos devem ser limpos regularmente, e as informações de contato ou os contratos principais desatualizados devem ser revisados.

Ao criar uma lista de todos os fornecedores e criar o hábito de mantê-la atualizada, o Contas a Pagar terá uma base sólida de informações para trabalhar. Certifique-se de que as listas de fornecedores estejam acessíveis de forma centralizada, para que o ônus da manutenção não recaia sobre os ombros de uma única pessoa.

Como parte do Master Vendor Management, os departamentos de contas a pagar devem trabalhar em conjunto com o setor de compras para examinar novos fornecedores, manter uma lista de fornecedores e negociar as melhores tarifas. Quando os LOBs solicitam novos trabalhos, o setor de compras deve se apresentar como consultor, e não como recebedor de pedidos. Com uma lista de fornecedores aprovados com a qual Compras e AP concordam, eles podem atender melhor às necessidades da empresa.

2. Melhore o tratamento de exceções com priorização.

Nem todas as situações de fornecedores são iguais. Algumas exigem atenção imediata porque o que o fornecedor oferece é fundamental para as operações comerciais e o pagamento pode estar atrasado. Outros fornecedores fornecem produtos e serviços periféricos ou menos críticos.

A priorização de fornecedores por urgência permite que você organize seu cronograma de pagamento quando necessário, no interesse de manter o negócio em andamento.

3. Transfira as faturas para o digital na primeira etapa do processo.

A digitalização do processo de contas a pagar pode levar ao aumento da eficiência e à redução da dependência do papel - em até 90%, como vimos em nosso trabalho com a New England Document Systems. O mesmo trabalho também demonstrou outro benefício da transformação digital em AP: economia de custos de quase 70%.

Os sistemas digitais oferecem processamento mais rápido e integração mais simples com outras equipes. As equipes de contas a pagar podem aproveitar uma combinação de captura baseada na Web e extração automatizada de informações para se tornarem realmente simplificadas em seu trabalho.

4. Aumentar a precisão do processamento de faturas.

Aumentar a precisão no processamento de faturas é uma função da definição de campos de formulários necessários e críticos e da automação de sistemas para lidar com volumes maiores de faturas.

As ferramentas certas oferecem benefícios substanciais para a redução de erros de manuseio, aprendendo com a ingestão anterior de documentos críticos, identificando campos-chave e permitindo a extração automatizada para trabalhos futuros. O resultado é um aumento na precisão e na governança, colocando a equipe de contas a pagar na função de supervisora do processo de captura de documentos, em vez de estar sujeita a ele.

Ao trabalhar com um grande número de fornecedores, a empresa de marketing de eventos EWI Worldwide precisava de precisão total em seu complexo processo de contas a pagar. No entanto, com o conjunto certo de soluções, a EWI Worldwide conseguiu aumentar a eficiência e reduzir o tempo de processamento, além de melhorar a acessibilidade dos documentos.

5. Estabeleça uma política de acompanhamento.

Por melhor que seja a sensação de ter os documentos na porta, é importante fazer o acompanhamento. Ao definir uma política para os tempos de acompanhamento com base no tipo e na urgência da comunicação, você pode evitar atrasos em documentos críticos.

Especialmente quando se trata de faturas pendentes, os lembretes automatizados de acompanhamento são uma maneira fantástica de garantir que os negócios não sejam interrompidos e que todas as partes envolvidas fiquem satisfeitas.

Quer saber mais sobre como você pode simplificar o Contas a Pagar?

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As empresas precisam de equipes de Contas a Pagar eficientes e confiáveis para crescer. Na era digital, e com uma grande variedade de sistemas legados profundamente incorporados, as equipes de contas a pagar enfrentam novos obstáculos que exigem novas soluções.

Mas com a ciência da imagem e a tecnologia de captura corretas, o Contas a Pagar será transformado em um veículo para o crescimento.