Cuentas por pagar es un componente crítico en el motor que hace avanzar a una empresa. Las órdenes de compra, los contratos, las facturas y muchos otros documentos contienen información vital sensible al tiempo y tienen implicaciones directas en los ingresos. Las complicaciones que ralentizan la eficiencia de las cuentas por pagar suelen deberse a la dependencia de sistemas heredados y procesos basados en papel. Esencialmente, se trata de un problema de datos: las empresas deben tratar cada vez con más datos, y sin la ayuda de la transformación digital pueden estar intentando resolver problemas que sus soluciones actuales no pueden solucionar.

Los obstáculos de Cuentas a Pagar pueden presentarse de muchas formas:

• Los formularios en papel se envían a los jefes de línea de negocio, así como a compras, a través de la infame "red de zapatillas"
• Las firmas de aprobación deben pasar entre diferentes grupos, con diferentes expectativas: desde gerentes individuales hasta jefes de línea de negocio y compras.
• El seguimiento del estado de pago de los proveedores puede ser un ejercicio de frustración, tanto para los proveedores que buscan el estado como para el personal interno encargado de responder a las solicitudes.

En consecuencia, la mayoría de las grandes empresas pagan con retraso: una media de 7,6 días de retraso, para ser exactos. Las cuentas a pagar son uno de los primeros lugares a los que acuden las empresas para reflejar el impacto de las situaciones macroeconómicas negativas, como en China, donde la ralentización económica de este año se ha manifestado en un aumento de los retrasos en los pagos.

Por todas estas razones (y más), mejorar la eficiencia operativa de las cuentas a pagar parece un objetivo aún más desalentador que construir las grandes pirámides. Pero el cambio real es posible en pequeños incrementos. Hay que ir bloque a bloque.

Las grandes cosas no se hacen por impulso, sino por una serie de pequeñas cosas juntas.Vincent Van Gogh

Superar los obstáculos de Cuentas a Pagar - 5 pasos rápidos

1. Establecer una práctica de Gestión Maestra de Proveedores. Establezca una práctica de gestión maestra de proveedores.

Las listas de proveedores requieren una limpieza frecuente para mantener los registros actualizados y reducir el desorden. Los proveedores duplicados y de proyectos puntuales deben limpiarse con regularidad, y la información de contacto o los acuerdos marco desactualizados deben revisarse.

Al crear una lista de todos los proveedores y convertir en un hábito mantenerla actualizada, Cuentas por Pagar tendrá una base sólida de información sobre la que trabajar. Asegúrese de que las listas de proveedores sean accesibles de forma centralizada, para que la carga del mantenimiento no recaiga sobre los hombros de una sola persona.

Como parte de la Gestión Maestra de Proveedores, los departamentos de Cuentas a Pagar deben trabajar mano a mano con Compras para investigar nuevos proveedores, mantener una lista de proveedores y negociar las mejores tarifas. Cuando las LOB solicitan nuevos trabajos, Compras debe acudir a la mesa como asesor, en lugar de como receptor de pedidos. Con una lista de proveedores aprobados con la que Compras y AP estén de acuerdo, podrán atender mejor las necesidades de la empresa.

2. Mejorar la gestión de excepciones con la priorización.

No todas las situaciones con proveedores son iguales. Algunas requieren atención inmediata porque lo que ofrece el proveedor es fundamental para las operaciones de la empresa, y el pago puede estar vencido. Otros proveedores proporcionan productos y servicios periféricos o menos críticos.

Priorizar a los proveedores por urgencia le permite organizar su calendario de pagos cuando sea necesario, en aras de mantener el negocio en marcha.

3. Digitalice las facturas en la primera fase del proceso.

La digitalización del proceso de cuentas a pagar puede aumentar la eficacia y reducir la dependencia del papel hasta en un 90%, como pudimos comprobar en nuestro trabajo con New England Document Systems. El mismo trabajo también demostró otro beneficio de la transformación digital en AP: un ahorro de costes de casi el 70%.

Los sistemas digitales ofrecen un procesamiento más rápido y una integración más sencilla con otros equipos. Los equipos de AP pueden aprovechar una combinación de captura basada en web y extracción automatizada de información para agilizar verdaderamente su trabajo.

4. Mejorar la precisión en el procesamiento de facturas.

El aumento de la precisión en el procesamiento de facturas está en función de la definición de los campos de formulario obligatorios y críticos, y de la automatización de los sistemas para gestionar mayores volúmenes de facturas.

Las herramientas adecuadas ofrecen ventajas sustanciales a la hora de reducir los errores de gestión, ya que aprenden de la entrada de documentos críticos en el pasado, identifican los campos clave y permiten la extracción automatizada para futuros trabajos. El resultado es un aumento de la precisión y la gobernanza al situar al equipo de cuentas por pagar en el papel de supervisores del proceso de captura de documentos, en lugar de estar sujetos a él.

Al trabajar con un gran número de proveedores, la empresa de marketing de eventos EWI Worldwide necesitaba una precisión total en su complejo proceso de cuentas por pagar. Sin embargo, con el conjunto de soluciones adecuado, EWI Worldwide fue capaz de aumentar la eficiencia y reducir el tiempo de procesamiento, todo ello mejorando la accesibilidad a los documentos.

5. Establezca una política de seguimiento.

A pesar de lo bien que puede sentirse sacar los documentos por la puerta, es importante hacer un seguimiento. Al establecer una política para los tiempos de seguimiento basada en el tipo y la urgencia de la comunicación, puede evitar retrasos para los documentos críticos.

Especialmente cuando se trata de facturas pendientes, los recordatorios de seguimiento automatizados son una forma fantástica de asegurarse de que el negocio no se interrumpe y todas las partes implicadas están contentas.

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Las empresas necesitan equipos de Cuentas a Pagar eficientes y fiables para crecer. En la era digital, y con una amplia gama de sistemas heredados profundamente arraigados, los equipos de AP se enfrentan a nuevos obstáculos que requieren nuevas soluciones.

Pero con la ciencia de la imagen y la tecnología de captura adecuadas, Cuentas a Pagar se transformará en un vehículo para el crecimiento.